説明会のキャンセルメールを送る際の書き方や注意点を徹底解説

説明会のキャンセルはメールで問題ない？

説明会を欠席する際、キャンセルの連絡はメールでしても問題ないのか？

このような疑問を抱く人も多くいると思います。では実際、説明会のキャンセルはメールでしても問題ないのかどうか。以下より確認していきましょう。

説明会での正しいキャンセル連絡方法を知り、迅速に対応できるようにしておいてください。

説明会のキャンセルはメールでOK

説明会のキャンセルは前日までであればメールでOKです。企業側もある程度の欠席者が出ることを想定しているため、前日までであればメールでもスムーズにアポイントを取れる可能性が高いです。

ただし、確実にメールを見てもらうためにも、正しいやり方でメールを送る必要があります。のちに紹介するので、しっかりとチェックしましょう。

また、メールを送る時間帯も意識するとよいです。始業直後や終業間際、お昼の時間帯はメールを見ていない可能性も高いため、すぐに確認してもらいたい場合にはそれ以外の時間帯を狙ってメールを送信するとよいでしょう。

無断キャンセルは絶対NG！

なんの連絡もせずに説明会を無断キャンセルするのは絶対にNGです。企業は説明会に参加することを前提に準備を進めているため、無断キャンセルをすると迷惑をかけることになります。

また、説明会を無断キャンセルすると悪い印象を与えるだけでなく、次回説明会への参加ができない、選考に参加できないといったことが起きる可能性もあるでしょう。

さらに、選考や内定にも影響を及ぼす恐れもあるため、無断キャンセルは絶対にしないようにしてください。

当日キャンセルの場合は「電話」でする

前日までであれば、説明会のキャンセルはメールで大丈夫ですが、当日キャンセルの場合は「電話」で連絡をするようにしてください。

説明会当日は準備などで忙しく、メールに気づかない可能性が高いため、すぐにアポイントの取れる電話で連絡をする必要があります。

メールを送ったのに、気づかれないままだと無断欠席したと思われる可能性がありますし、前日の場合でも終業時間が近づいているとメールに気づかない場合もあるため、電話しておくとよいでしょう。

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説明会のキャンセルメールを送る際の注意点とマナー

説明会のキャンセルは前日までであれば、メールでしても大丈夫です。ただし、キャンセルメールには注意すべきこと、守るべきマナーがあるため、それらをしっかりと理解しておかなくてはなりません。

キャンセルメールを送る際の具体的な注意点、マナーは以下の通りです。

説明会担当者に悪い印象を与えないためにも、以下より詳しく確認しましょう。

キャンセルの連絡はなるべく早くする

説明会のキャンセルメールを送る際は、キャンセルを決めた時点でなるべく早くに送るのがマナーです。

キャンセルする時点で迷惑をかけることになりますが、準備がまだあまり進んでいない状態であれば企業としてもダメージは少ないでしょう。

企業は説明会に参加することを前提に準備を進めているため、なるべく早く連絡することで、迷惑を最小限に抑えるようにしてください。

説明会キャンセル理由は細かく書かなくてOK

説明会のキャンセルメールを送る際、キャンセル理由を細かく書く必要はありません。

あまり細かく書いても嘘っぽく感じるし、「他社と選考が被った」などの内容では悪い印象を与えかねないため、どんな理由でキャンセルするのかが簡単にわかる内容にすれば大丈夫です。

「諸事情」や「私用」などと書きましょう。

お詫びの気持ちを持ち、誤字脱字のないメールを送る

説明会のキャンセルメールではお詫びの気持ちを持ち、誤字脱字のないメールを送るようにしてください。

どんなタイミングで連絡するにしろ、一度参加するとした説明会をキャンセルすることは迷惑をかけることになるため、きちんと謝罪しなくてはなりません。

「一度参加するといったのにキャンセルすること」「キャンセルをすることで迷惑をかけること」をきちんと謝罪しましょう。

また、誤字脱字は誠意が伝わらず悪い印象を与えかねないため注意してください。必ず送る前に確認するようにしましょう。

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説明会のキャンセルメールの書き方・送り方

キャンセルメールを送る際の注意点やマナーを把握したら、次は具体的なメールの書き方について理解を深めましょう。

ここからは説明会をキャンセルするメールの書き方や送り方について解説していきます。キャンセルメールの書き方や送り方は以下の通りです。

メールの書き方や内容次第で印象が良くも悪くもなるため、正しいメール文を以下より詳しく確認していきましょう。

件名：一目でキャンセルメールだとわかる件名の設定

一目で説明会のキャンセルメールだとわかるように件名を設定してください。件名は、メールで最初に目にする文面になり、採用担当者の確認漏れを防ぐために重要な言葉になります。

上記のように、日付と概要がわかるような件名にすることで、担当者が一目で内容を把握することができるでしょう。

就活中の基本のメールマナーについてまとめているコラムもあるため、合わせて確認しておくと安心です。

関連コラム
就活のメールマナーは完璧？企業にメールを送るときの3つのポイント

宛名：フルネームで書く

宛名は省略せず、フルネームで書くようにしてください。メールの書き出しは誰宛なのか明確に示すことが、ビジネスメールにおいてのマナーです。

（株）などと略さず、必ず株式会社と記載するようにしてください。また、相手の名前も間違えないように注意しましょう。もし、名前がわからない場合には「採用ご担当者様」でＯＫです。

名前や所属部署を間違えると信頼を失ってしまうため、メールを送る前に必ず確認するようにしてください。

理由・謝罪：キャンセル理由と謝罪を記載

宛名の下に、説明会をキャンセルすること、キャンセル理由、キャンセルすることに対する謝罪を記載します。

説明会の準備をしていた企業に迷惑をかけることになるため、きちんと謝罪する必要があります。以下のようにきちんと謝罪しましょう。

誠意の伝わる謝罪をするように心がけてください。また、説明会をキャンセルする理由は「私用」など、簡単に書けばOKです。

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締め：結びの挨拶

最後に結びの挨拶を記載しましょう。メールの締めは以下のように書きます。

また、「別日程で参加したい」場合は、その旨も伝えてください。

上記のように書くことで、参加意欲を示すことができるでしょう。キャンセルメールから受ける印象で次回説明会に参加できないこともあるため、正しい文面を意識してください。

署名：署名の設定

最後に、署名を設定してください。署名はビジネスメールにおいて必須なため、説明会のキャンセルメールでも設定します。

自身の情報をしっかりと書くことで、誰からのメールなのかを認識することができます。また、—-で区切ると署名だとわかりやすくてよいでしょう。

このように、就活ではメールを送る際のルールやマナーが多く存在します。また、メール以外にも守るべきマナーがあるため、以下の資料から合わせて確認しておきましょう。

【就活対策資料】
就活まるわかりガイド

【例文】理由別説明会キャンセルメールの書き方

前項のポイントを踏まえて、例文を紹介します。

件名ですぐに内容がわかるようにし、本文では説明会キャンセルのお願いとキャンセル理由、そしてキャンセルすることへの謝罪を述べましょう。

改めて説明会に参加したい場合は、「可能であれば、次の説明会に参加させて頂きたいと考えております。」と記載するとよいです。

就活では説明会のキャンセル以外に、選考をキャンセルすることもあるかもしれません。選考の場合でもキャンセルメールには守るべきマナーがあるため、合わせて確認しておきましょう。

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説明会のキャンセルはメールで問題ない！早めに連絡しよう

説明会のキャンセルは前日までであれば、メールでしても問題ありません。ただし、企業は説明会に合わせて準備をしているので、なるべく早めに連絡しましょう。

説明会当日のキャンセルの場合は、必ず電話で行い、メールの見落としを防いでください。連絡が遅くなったり、見落とされてしまうと選考にも影響が出るので、自分のためにも企業のためにも迅速な対応が必要です。

説明会のキャンセルメールでは誠意を示すためにも、ビジネスマナーを遵守し、何度も読み返してから送るようにしましょう。

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