就活先の企業に送るメールの文末の締め方と言葉の基本マナー
2023年3月9日
就活などでも、「ビジネスメールってどうやって締めればいいんだろう」と疑問に思った経験はありませんか？
あります！毎回文末にどんな言葉を使ったらいいのか迷うんですよね。
今回は就職活動の際に「企業に送るビジネスメールの文末の締め方・場面による使い分け方」について紹介します。
ビジネスメールの用法を知れば、就活にうまく生かせるでしょうか？
間違いなく、就活に有利になりますよ。今回はメールの文末に関する疑問を解決しますね！
目次
ビジネスメールとは
メールには、私用で使われるメールとビジネスで使われるメールの2つがあり、ビジネスメールは相手が企業や、業務などのビジネスに関わる全ての場合に用います。
以前のビジネスメールでは、ビジネス文書と同じように「拝啓」や「敬具」を使っていましたが、現在のビジネスメールでは「拝啓」や「敬具」などの文言は不要になりました。
どのような関係の企業、人に送るメールなのかを把握することで適切な言葉を使い分けなければなりません。
基本的な締め方
ビジネスメールには基本的な締め方があり、ほとんどの場合はこの締め方で終えることができます。
例
- （今後とも）（どうぞ）よろしくお願いいたします
- （今後とも）（どうぞ）よろしくお願い申し上げます
カッコの中はどちらとも使う・片方のみ・どちらも使わない、いずれの場合でもOKです。
例
- （今後とも）（何卒）よろしくお願いいたします
- （今後とも）（何卒）よろしくお願い申し上げます
どうぞの代わりに何卒を入れることもできます。「ご愛顧のほど」「お引き立てのほど」を（どうぞ）（何卒）のところに入れることでより丁寧にすることができます。
例
- 今後とも（変わらぬ）ご贔屓のほど、（何卒）（よろしく）お願いいたします
また、「ご愛顧のほど」「お引き立てのほど」と同程度に丁寧な表現として「ご贔屓」という言葉を使うこともできます。
「いたします」と「申し上げます」の違い
ビジネスメールの末の言葉として多く使われる「いたします」と「申し上げます」にはどのような違いがあるのでしょうか。
いたします
いたしますという言葉は「する」の謙譲語です。「お願いします」を謙譲語で表すことで、「お願いいたします」となります。謙譲語なので目上、対等、目下など関係を問わずに使うことができます。
申し上げます
申し上げますという言葉は「いう」の謙譲語です。「いいます」を謙譲語で表すことで、「申し上げます」となります。謙譲語なので目上、対等、目下など関係を問わずに使うことができます。
「いたします」と「申し上げます」の違い
いたしますと申し上げますは、日本語としての違いはありますが、使い方の違いはほとんどありません。
「する」と「いう」の謙譲語であるため、する場合には「いたします」を、いう場合には「申し上げます」を使うのですが、どちらでも構わないことが多いです。
例えばお願いに使う時に、「お願いいたします」はお願いをしますという意味になり、「お願い申し上げます」はお願いをいいますという意味になります。しかし、お願いをする、お願いをいう、で相手に伝わる意味に違いはなく、どちらが正しく、どちらが間違いや失礼ということはありません。
また、文章中に混ぜて使ったり、片方のみを使っても問題はありません。
どうぞと何卒の違い
ビジネスメールを締める言葉として多く使われる「どうぞ」と「何卒」にはどのような違いがあるのでしょうか。
どうぞ
どうぞという言葉は丁寧にものを頼む時に「どうぞお願いします」という使い方と相手に勧める時、「どうぞ食べてください」という使い方があります。
ビジネスメールの締めで使われている「どうぞ」は丁寧にものを頼むときの使い方を用います。
何卒
何卒という言葉は、相手に強く願う時に「何卒ご容赦ください」という使い方と、どうにかしたい時に「何卒、いちど、たのみます。（太宰治：二十世紀旗手より）」という使い方があります。
ビジネスメールの締めで使われている「何卒」は強く願う時の使われ方で、「どうぞ」の改まった表現です。改まった表現とはより丁寧な、より硬い表現という意味です。
「どうぞ」と「何卒」の違い
「何卒」は「どうぞ」の改まった表現のため、より丁寧な意味を表します。
より丁寧に表したい時は「何卒」を使い、前後に丁寧な表現が続く場合は「何卒」ではなく「どうぞ」を使い、堅苦しい印象を与えないようにしましょう。
ビジネスメールの際は「何卒」「どうぞ」のどちらを使っても問題はありません。しかし、「どうぞ」は口語としても使うことができますが、「何卒」は口語では使わないため、間違いがないように注意しましょう。
お礼を伝える時の締め方
お礼を伝えるビジネスメールを送る際の締めの言葉も「基本的な締め方」で問題はありませんが、お礼を伝えるときだけに使われる表現もあります。
例：
「本来（ならorであれば）（お伺いしてorお伺いすべきところorお目にかかって）直接（お礼を申し上げるべきor御礼を申し上げなければならない）ところですが（誠に恐縮ですがor誠に恐縮ではございますがorなしでも可）、取り急ぎ、ご挨拶いたします（ご挨拶とさせていただきます）」
このように伝えることでお礼の言葉となります。
本来（ならorであれば）というのは「本当は直接面会することでお礼を伝えなければいけないのですが、メールという手段で申し訳ないです」、という気持ちを表現する言葉です。
元々の意味では、後日面会した時に改めてお礼を述べることになるのですが、現在では今後会うことがない人に対してもお礼を伝える時に使える表現です。また、メールの冒頭や中盤でお礼をあらかじめ述べることで重ね重ねという表現を使うことができます。
重ね重ねという表現はお礼だけではなく、何かを強調するときに使うことができる言葉です。
例：「重ね重ね（厚く）御礼申し上げます」
このようにすることで強い感謝の想いを持っていることを伝えることができます。また「重ね重ね」は、「重ねて」や「心より」などの言葉に変えることも可能で、御礼はお礼でも構いません。
お詫びをする時の締め方
お詫びをする時は「基本的な締め方」をせずに、お詫びをする時用の言葉で締めます。
例
- （どうかor何卒）ご容赦いただけますよう（お願いいたしますorお願い申し上げます）
- （どうかor何卒）ご容赦ください
- （重ね重ねor重ねてor心より）お詫び申し上げます
このように伝えることでお詫びの気持ちを伝えることができます。重ね重ねという言葉を使う場合は冒頭や中盤で既にお詫びをしていることが前提になるため、締めでいきなり使うことがないように気をつけましょう。
例
- ご容赦のほど、（どうかor何卒）よろしく（お願いいたしますor申し上げます）
- ご了承いただければ幸いです
- 本来（ならorであれば）（お伺いしてorお伺いすべきところorお目にかかって）直接伺いお詫びすべきところ、（略儀ではございますがor大変申し訳ございませんが）まずはメールにてお詫び申し上げます
上記のように伝えることでお詫びを伝えることができ、特別どの表現が正しい、適切などのような差はありません。
要望がある時の締め方
要望がある時の締め方は順序を踏むことが必要です。始めに、流れ１とすることで要望がある時の段階を踏むことができます。
流れ１
例：「お忙しいところ（恐縮ですがor申し訳ありませんが）」
例：「（大変）お手数をおかけしますが」
例：「（大変）お手数ではございますが」
上記のように書くことで締めの言葉の導入となります。
流れ２
例：「ご検討のほど」
例：「ご検討をくださいますよう」
流れ３
例：「ご対応（何卒）よろしくお願い（いたしますor申し上げます）」
例：「ご対応のほど（何卒）よろしくお願（いいたしますor申し上げます）
と締めることができればいいでしょう」
流れ１、2、３もしくは、流れ１、３と繋げることで要望がある時の締め方となります。
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回答が欲しい時の締め方
回答が欲しい時は、相手方に行動を要求することになるので、より丁寧な対応が必要なためで、始めに返信を求めることに対するお詫びの言葉を入れます。
流れ１
例：「お忙しいとは存じますが」
例：「お忙しい中（大変）恐れ入りますが」
例：「ご多用のところ（大変）申し訳ありませんが」
例：「ご多忙のところ（大変）申し訳ありませんが」
このように書くことで返信を求めることに対するお詫びができます。
流れ２
例：「ご連絡くださいますよう、（何卒）よろしくお願い（いたしますor申し上げます）」
例：「ご連絡頂ければ（幸いですor光栄です）」
例：「（大変）恐縮ですが、ご回答お願い（いたしますor申し上げます）」
例：「（大変）恐縮ですが、ご回答いただければ（幸いですor助かります）」
例：「お手数をおかけしますが、ご返信いただければ（幸いですor助かります）」
例：「お手数（ですがorだとは思いますが）ご返信をお待ちしております」
例：「ご返信賜りますようお願い（いたしますor申し上げます）」
上記の流れ１と流れ２を繋げることで回答が欲しいことを伝えることができます。
回答に期限がある時の締め方
回答に期限がある時も、相手方に行動を要求することになるので、より丁寧な対応が必要で、はじめに返信を求めることに対するお詫びの言葉を入れます。
流れ１
例：「お忙しいとは存じますが」
例：「お忙しい中（大変）恐れ入りますが」
例：「ご多用のところ（大変）申し訳ありませんが」
例：「ご多忙のところ（大変）申し訳ありませんが」
このように書くことで返信を求めるお詫びができます。次にいつまでに返信が欲しいのを書きます。
流れ２
例：「誠に勝手ながら、△月□日（曜日）（何時）までに」
例：「誠に勝手ではございますが、△月□日（曜日）（何時）までに」
このように続け、「回答が欲しい時の締め方」の流れ２で締めましょう。
回答が不要な時の締め方
こちら側からメールを送ることで完結し、返信が不要な時はそのことを伝えましょう。
例：「何か不都合（な点）がありましたら、（遠慮なく）お知らせください」
例：「特に問題がなければ、ご返信には及びません」
例：「特に問題がなければ、ご返信をいただくには及びません」
例：「ご確認いただければ、ご返信は無用です」
例：「ご確認いただければ、ご返信には及びません」
例：「ご返信にはお気を遣われませんように」
例：「なお、ご返信は不要です」
上記のようにすることで相手側に返信は必要ないということが伝わります。一番上の例は、「何かあれば教えてほしいけど、何もなければ返事はいらない」ということを間接的に伝え、それ以外の例では直接返信が不要であることを伝えていますが、間接的か直接的かによって良し悪しはありません。
1番最後の例の「なお、ご返信は不要です」という言葉も失礼な表現ではありませんが、より安全にいくのであれば避けた方がいいかも知れません。
ビジネスメールの書き方・締めの文がわからず悩んでいる人はいませんか。
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ビジネスメールの件名
企業は１日に多くのメールを受け取るため、件名でメールの内容、用件があるい程度分かるようにしましょう。
・○○のお礼
・○○はありがとうございました
・○○のお詫び
・○○の件について（お願いがあります。質問があります。）
・○○のご連絡
・○○のご報告
上記のようにすることで中身を想定してもらえるようになります。しかし、件名は長くなりすぎないように注意してください。
返信を書く際には、「Re:」がたくさん重ならないように1つを残して消し、件名をそのまま応用することをせずに、送るメールの内容や用件を示した件名を書きましょう。
おわりに
ビジネスメールにおける締め方はとても重要です。冒頭、文中は適切であったとしても締めで不適切な表現であったり、中身と合致しない表現をしていると一気に台無しになってしまいます。
時には、言葉が不足していると認識されたり、失礼な人、失礼な企業と思われることもあり、締めの言葉はメールの印象だけではなく、企業間の繋がりや、企業との取引を左右することもあります。
誰に、どのような用件で、メールを送る必要があるのかを確かめることで、どのような締めの言葉が適切なのかを選ぶことができます。
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この記事の監修者
岡田 章吾
株式会社ジールコミュニケーションズ
HR事業部マネージャー
2014年に入社後、人材業界に10年間携わる。企業向けの採用コンサルティングを経て現在に至る。これまでに大手企業含めた150社の採用支援と、3,000人以上の就職支援を担当。
就活支援の得意分野は「書類・動画選考の添削」。特に大手企業のエントリーシートや動画選考に強みを持つ。これまで大手企業を中心に、「1,000名、150社以上」の書類・動画選考突破を支援した実績を持つ。
またこれらの知見を活かして学校におけるキャリアガイダンス セミナー内容の監修、講師を務めるなど、幅広くキャリア育成に尽力している。
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