就活中に企業に電話をする際のマナーとポイントを解説！

企業へ電話をかける前に準備すること

まずは企業に電話をかける前の準備が大切です。

就活中は説明会の予約や面接の日程など、企業へ電話をかける機会が多々ありますが、普段使い慣れていない言葉を使うことや、緊張により上手く話せない可能性があります。

事前に準備をしておくことで気持ちに余裕ができ、落ち着いて話すことができるでしょう。

手元に筆記用具とスケジュール帳を用意する

必ず手元に筆記用具とスケジュール帳を用意しましょう。頭で覚えているつもりでも話が長くなるにつれて、電話を切った後には忘れてしまっていることも…。

忙しい合間を縫って、電話の対応をしてくださる企業の担当者様に失礼がないよう、情報を聞き漏らさないためにもメモを取りましょう。

また、日程の調整をする場合はスケジュール帳が必要です。自分が希望した日程に企業側が沿えないことがあるので、企業側に提案された日程をすぐに確認できるようにスケジュール帳を準備しておきましょう！

伝えたいことや質問などをまとめたメモ

用件や質問を簡潔にまとめたメモを用意します。まとまらない話を長々としてしまうと上手く伝わらず、相手の方のストレスにもなり兼ねません。

話を手短に済ませるために要件や質問のリストを作りましょう。

必要な書類

企業に関係する書類があれば用意しましょう。事前に書類に目を通して、自分で得られる情報は電話をかける前に調べておくのが社会人としてのマナーです。

説明会の応募の電話をかける際にも書類が手元にあれば話がスムーズに進みます。

落ち着いて話せる場所

雑音が入らず、電波の良い場所で電話をかけましょう。

周りの声が気になって会話に集中できなかったり、電波が悪くて大事なポイントを聞き逃すなんてことがないように、静かで声が聞き取りやすい場所で電話をかけましょう。

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企業に電話をかける時の手順

電話をかける時、正しい手順で落ち着いて話しをすれば、自然と印象が良くなること間違いなしです。

慌てて話して内容がゴチャゴチャにならないようしっかりと把握しておきましょう。企業に電話をかける時の手順を例文も交えて解説していきます。

手順1：挨拶をしてから自分の名前を名乗る

必ず最初に自分から名乗ります。第一声で企業側に好印象を持ってもらえるように、明るく元気な声で話しましょう！

忙しい仕事中に対応をしてもらうので挨拶には「恐れ入ります」を使います。 挨拶をした後に大学名＋自分の名前をフルネームで名乗って下さい。

手順2：担当者に取り次いでもらう

担当者が電話に出るとは限らないので、誰に用事があるのかを伝え、 取り次いでもらいましょう。この時に簡潔に用件も伝えます。

部署名や課名に加え、名前もフルネームで聞いておけば取り次ぎがスムーズです。

手順3：担当者にも挨拶と自分の名前を名乗る

担当者が電話に出られたらもう一度、挨拶をして大学名と名前を名乗ります。明るく元気な声で好印象を与えることを忘れないようにしましょう。

手順4：相手の都合を確認する

突然用件を伝えるのではなく、担当者が今電話をできる状況なのか確認します。この時に用件を簡潔に伝えると担当者も優先するべきことなのかを把握しやすくなります。

相手の都合を考えずに今すぐに聞きたいことがあるからといって話を進めてしまうのはマナー違反になるので気をつけましょう。

手順5：用件を話す

ここで初めて具体的な内容を話します。

用件を話す時にまとまらない話をダラダラとしてしまうと、内容が伝わらず、相手はストレスを感じてしまいます。

まず結論から先に話し、余計なことは話さないように事前に用件をまとめたメモなどを用意しておきましょう。

手順6：大事な内容を復唱する

就活中に限らず、社会人になってからも復唱を意識することは大切です。 例えば、日程の変更をお願いした際など、相手から伝えられた日時や場所を声に出して再確認することで、聞き間違いや聞き漏らしのミスがなくなります。

復唱する際も相手が聞き取りやすいように、明るい声ではっきりと復唱しましょう。

手順7：お礼を言って相手が電話を切ったのを確認してから自分も切る

用事が全て済んだら、お礼の言葉を伝え、相手が電話を切ったことを確認してから自分も電話を切るようにしましょう。

最後まで気を抜かず、好印象を残しましょう！相手もこちらが先に電話を切るのを待っている場合があるので、「失礼致します。」の後、3秒程待っても電話を切る様子がない時は、受話器を耳に当てたまま、静かにボタンを押して電話を切ります。

突然、受話器を”ガシャン”と切るのは相手に失礼ですが、「失礼致します。」と言ってから静かに電話を切ることは失礼になりません。

企業に電話をかける時の7つのポイントと例文

企業に電話をかける時の大事なポイントをまとめました。普段、メールやLINEばかりで正しい電話のかけ方がわからない学生は沢山いると思います。

企業に電話をかける時に最低限心掛けるべきマナーをご紹介します。

ポイント1：大きな声でハキハキと話す

相手に聞こえる大きな声で滑舌良く話しましょう。小さい声でゴニョゴニョ喋ってしまうと、相手の方は聞き取りづらくて困ってしまいます。大きすぎず、心地よい声を意識しましょう。

ポイント2：明るく笑声で！

笑声（えごえ）を意識すれば自然と声が明るくなります。表情が見えない電話では、声だけで笑顔が想像できる笑声で話すと良いでしょう。口角を上げて笑顔で話すことで、声のトーンが変わり、印象が大きく変わります。

ただし、遅刻やキャンセルの電話で笑声を使ってしまうと、謝罪の気持ちが伝わらないので状況に応じて声を使い分けましょう。

ポイント3：時間帯を配慮する

企業に電話をかける時は迷惑にならない時間帯を見計らってかけましょう。

朝礼やミーティングを行う可能性がある始業直後や昼休みの時間帯、就業前はなるべく避けましょう。営業時間が大体9時～6時までの企業が多いので、午前中なら10時半から、午後なら14時から16時の間に電話をかけるのがベストです。

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ポイント4：必ずメモを取る

重要な情報は必ずメモを取りましょう。電話での会話は記録に残らないので、頭で記憶しているつもりでも重要なことを忘れてしまっていることもあるかもしれません。

相手の話をしっかりと聞き、正確にメモを取りましょう。

ポイント5：”結論”から先に話して手短に話す

本題に入る際は、用件を伝えた後に結論を話します。

ダラダラと話しが長くなると相手に余計な時間を取らせてしまい、仕事の妨げに なってしまいます。結論を先に伝えることで、相手も状況を理解した上で、話を進めることができます。

ポイント6：重要なところは復唱する

伝えられた内容を復唱で再確認しましょう。

慣れていないと不自然に感じるかもしれませんが、”復唱”は基本のビジネスマナーです。

聞き間違えが多い、時間や場所、担当者の名前などは必ず復唱をしてミスを防ぎましょう。

ポイント7：電話を切る時は相手が電話を切ってから

電話を切る時は相手が電話を切ってから切るようにしましょう。

電話をかけた側が先に切るのが通常ですが、就活生の場合は相手が目上の人なので、自分から電話をかけたとしても相手が切るのを待ってから切るのがマナーです。

企業に電話をかける時の例文

企業に電話をかける時の例文をご紹介します。

担当者に取り次いだ後も、学校名、自分の名前を忘れずに伝えましょう。

企業からの電話を受ける時の5つのポイントと例文

企業から電話を受ける時の大事なポイントをまとめました。自分からかける時と違い、心の準備ができていない状態で電話に出ることになるでしょう。

突然の電話でもしっかりと対応ができるよう、企業からの電話を受ける時に最低限心掛けるべきマナーをご紹介します。

ポイント1：電話に出る時は3コール以内が理想

企業から電話が来た際は、できるだけ早く電話に出ましょう。ビジネスマナーでは3コール以内に電話に出ることが基本です。

ですが、学業が本業の就活生はずっと電話が鳴るのを構えているわけにもいかないので、着信に気がついたらなるべく早く電話に出るように心掛けましょう。

ポイント2：筆記用具やスケジュール帳を素早く手元に用意する

筆記用具とスケジュール帳は必ず用意しましょう。

企業からの電話は面接の日程や変更事項など、重要なことを伝えてくることが多いので、日頃から筆記用具とスケジュール帳を持ち歩く習慣をつけましょう。

ポイント3：「もしもし」はマナー違反

就活中は「もしもし」と電話に出るのはNGです。知らない番号からスマホに電話がかかってくると、不審に思い、自分の名前を名乗らない人が非常に多いです。

就活中に知らない番号から着信があった時は、企業からの電話かもしれないということを頭の片隅に入れ、「はい、○○（自分の名前）です。」と名前を名乗るようにしましょう。

ポイント4：電話に出られない場合は必ず折り返す

着信が残っていた場合は、なるべく当日中に折り返しましょう。

知らない番号だからといってスルーしてはいけません。電話に出られない時間帯は留守番設定にしておくことをオススメします。

ポイント5：一言添えてから自分が最後に電話を切る

電話連絡への感謝の気持ちを伝えてから、自分が最後に電話を切るようにしましょう。

「ご連絡していただき、ありがとうございました。それでは失礼致します。」というようにお礼を述べることで、気持ちのいい電話の終わり方ができます。

電話を切る時は相手が電話を切ってから、静かに終話ボタンを押しましょう。

企業からの電話を受ける時の例文

企業からの電話を受ける時の例文をご紹介します。

日時と場所は必ず復唱して確認をしましょう。

企業からの電話に折り返す時の6つのマナー

企業からの電話に折り返す時にもマナーが必要です。

緊張してしまいがちな企業への折り返し電話ですが、しっかりとマナーを把握しておけば失敗することはありません。

企業からの電話に折り返す時の6つのマナーをご紹介します。

マナー1：留守電の確認

企業からの不在着信があったら、まずは留守電にメッセージが入っていないかを確認をします。

内容によっては折り返しの必要がない場合があるので、留守電を確認することで余計な手間が省けます。

企業から不在着信があった時は、慌てずに留守電を確認しましょう。

マナー2：筆記用具とスケジュール帳を手元に用意する

電話を折り返す時にも、筆記用具とスケジュール帳を用意します。

日程の変更などの場合に、スケジュール帳がないと再度電話をかけ直すことになるかもしれません。

何度も手間を取らせないためにも、筆記用具とスケジュール帳の用意はしておきましょう。

マナー3：電話をかける時間を配慮する

電話を折り返す時にも相手の時間を配慮しましょう。

当日中に折り返すことがマナーですが、昼休憩をとっていそうな時間帯や終業間際の時間帯に電話をかけるのは控えましょう。

折り返しが翌日になってしまっても、連絡が遅くなったことをしっかり謝罪すれば大丈夫です。

マナー4：落ち着いて話せる場所で電話をかける

出先で電話を折り返す時は、騒々しくない静かな場所を探しましょう。

雑音が多い駅のホームなどで電話をかけてしまうと内容が聞き取りづらく、またしても電話をかけ直すことになり兼ねません。

一度出られなかった電話なので、失礼がないように気をつけましょう。

マナー5：電話を折り返す必要がある場合

不在着信のみが残っている時や、至急、折り返しの電話が必要な時には、必ず折り返しの電話をしましょう。

留守電の設定をしていても、メッセージを入れずに着信だけ残す方もいると思います。その場合は折り返しの電話が必要です。

不在着信が2回以上残っていたり、留守電に「至急、折り返しお電話下さい。」とメッセージが残っている時も早めの折り返しの電話が必要です。

マナー6：電話を折り返さなくてもよい場合

相手が留守電に「折り返しは不要です。」や「こちらからかけ直します。」など、メッセージを残している時は、折り返しの必要はないでしょう。

相手の言っていることを無視して折り返してしまうと、「確認を怠る人」というイメージがついてしまうかもしれません。

ただし、「かけ直します。」とメッセージが残っているのに、連絡がない場合は、自分から連絡しても失礼にはなりません。

イレギュラー発生時の対応策

基本的な電話マナーを知っていても、思いがけない状況に慌ててしまうことがあるかもしれません。

どんな時でも慌てずに落ち着いて対応ができるように、イレギュラー発生時の対応策も学んでおきましょう。

相手が不在の場合

相手が不在の場合は、取り次ぎの方に戻り時間を聞き自分からかけ直すようにしましょう。戻り時間を聞かずに、何度も電話をかけ直してしまうと迷惑がかかるので、必ず戻り時間を聞きましょう。

相手が忙しい場合

電話には出たが、忙しくて話をしている余裕がない場合があります。

「今、手が離せないから後で折り返す。」と言われても、できるだけ自分からかけ直すようにしましょう。

「再度こちらからかけ直しますので、ご都合のつくお時間を教えていただけないでしょうか？」と自分からかけ直すことを伝えます。

相手の声が聞き取りにくい場合

電波状況、騒音、声のボリュームなどで、内容が聞き取りづらい場合も想定しておきましょう。

聞き取れなかった内容を、聞こえたフリをして話を進めてしまうなんてことは絶対にやってはいけません。電話が途切れて聞こえたり、声が小さくて内容を再度確認したい時には「申し訳ございません。

「お電話が少々遠いようなので、もう一度よろしいでしょうか？」と丁寧に尋ねましょう。

途中で電話が切れてしまった場合

会話の途中で電話が切れてしまうアクシデントが起こる場合もあります。

もし電話が切れてしまったら、すぐにかけ直し、どちらが原因かわからなくても、「先程は電話が切れてしまい、申し訳ございませんでした。」と自分が詫びるようにしましょう。

ビジネスマナーでは、電話をかけた側がかけ直すのが正しいとされていますが、就活生の場合は企業の方は目上にあたるので、受けた電話でも自分からかけ直すのがマナーです。

日程変更や面接辞退・内定辞退の謝りを入れる場合

やむを得ず、日程変更や面接辞退・内定辞退をする場合は、速やかに企業へ連絡をしましょう。

変更や辞退の連絡は怒られるかも？という不安から、緊張度が増しますが、しっかりと誠意を込めて、謝罪をすることが大切です。

企業との電話に緊張しない3つの方法

就活生は目上の方と電話で話す機会が少ないため、企業の方との電話はとても緊張することだと思います。

事前に準備をしておくことで、気持ちにゆとりが生まれ、緊張が和らぐでしょう。企業との電話に緊張しない3つの方法をご紹介します。

方法1：要件リストを事前に準備する

担当者に聞きたいこと、伝えたいことを簡潔にまとめたメモを準備します。

メモを見ながら話しを進めることで、聞き忘れてしまうこともなく、スムーズに会話が進みます。

方法2：苦手意識を持たない

学生はメールやLINEが主な連絡手段のため、電話で話すことに慣れておらず、電話自体が苦手な学生が増えています。

友達にすら電話をかける機会が少なく、「電話経験が少ない」ことが苦手意識の原因になっているかもしれません。

まずは身近な人への連絡手段を電話に変えることで、電話をかけることへの心理的抵抗は少なくなるでしょう。

方法3：話し方が上手い人の真似をする

話し方、声のトーンなどを自分ではない誰かの真似をしてみましょう。

過度な緊張で言葉がどもってしまったり、声が震えてしまう方は、アナウンサーや話し方が上手な身近な友達の真似をすることで、相手に話しの内容が伝わりやすく、印象が良くなるでしょう。

意外と難しい言葉遣い

就活生はまだ社会人経験がないため、正しい敬語や言葉遣いがわからないという方が多いでしょう。

敬語の中でも相手や自分の立場によって「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」を使い分ける必要があります。

企業の方との電話で恥をかかないために、「よく使われる敬語」「間違えやすい敬語」を学んでおきましょう。

よく使われる敬語

就活生が企業との電話でよく使う敬語をまとめてみました。「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の違いについても説明していますので参考にしてみてください。

普段使い慣れていない言葉は、とっさに出てこないものです。日頃から立場によって使い分けるように意識しましょう。

間違えやすい敬語

間違った敬語を使っていると、相手に伝わりにくかったり、失礼にあたる場合が あります。企業からの評価を下げないためにも、正しい敬語を使いましょう。

就活生がよく使う、間違えやすい敬語をいくつかご紹介します。

正しい敬語を使うことは社会人の基本です。間違った敬語を使っていると、企業側へマイナスのイメージを与えてしまうこともあるので、十分に気をつけましょう。

おわりに

顔が見えない電話でのコミュニケーションは、声のトーン、話し方などで印象が決まってしまいます。電話が苦手で緊張して上手く話せない方も、事前の準備と確認を行えば、落ち着いて対応ができるでしょう。

電話のマナーをしっかり確認し、好印象を与えて内定に近づきましょう！

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