合否にも影響する？就活生なら知っておくべき正しい電話の受け方マナー

合否に影響する？電話の受け方の重要性

社会人経験のない学生にとって、企業との電話のやり取りは、面接と同じくらい緊張するのではないでしょうか。

電話は面接と違って予告なくかかってきますし、表情が見えないので、余計に緊張するという人もいるかもしれません。緊張のあまり電話にうまく対応できなかったら就活の合否に影響するのか、不安ですよね。

そこでまず始めに、電話の受け方が合否に与える影響と、電話の受け方から企業が何をチェックしているのかについて解説します。就活における、電話の受け方の重要性を理解しましょう。

電話の受け方も合否に関係する！

結論から言うと、電話の受け方は就活の合否に影響を与えます。

学生はつい、面接での質疑応答など、「ここが試験会場です」と用意された環境での態度にばかり注力しがちです。しかし、実は面接での対応だけでなく、電話での受け答えやメールの返信スピードまで選考基準にしている企業もあります。

そうした状況では選考されている意識が低い分、気を抜いた姿が出やすいので注意してください。

また、とくに電話の受け方を選考基準としていない企業だったとしても、電話でのマナーが悪ければ、人事担当者はその学生に対して悪い印象が残るのは当然です。

つまらないことで自分の評価を下げてしまわないように、正しい電話マナーを知っておく必要があります。

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仕事への適性をチェックしていることもある

企業は学生の電話の受け方から、仕事への適性をチェックしていることがあります。

営業や接客業など業務内容に電話応対を含む職種の場合は、電話での印象がとくに大切です。電話の相手はこちらの表情が見えないため、声の明るさやトーン、声量、話すテンポなどによって、こちらの態度を判断します。

ですから、表情の見えない相手に対してどのように接し、どのような印象を与えるかが重要なのです。

試しに、ホテルや空港、販売店など、接客態度に定評のある商業施設に電話をかけてみればよくわかります。相手の顔は見えていないのに、きっと「笑顔でさわやか」「親切丁寧」というような、よい印象を受けるでしょう。

反対に、顧客からの電話に自分は真剣に対応したつもりでも、電話の相手はこちらの表情が見えないため、こちらの意図とは違った悪い印象を与えかねないのが電話の怖さです。

声の明るさやトーンや声量1つで、場合によっては「事務的でぶっきらぼうだった」「面倒くさそうに対応された」といった、クレームまで引き起こすことがあります。

電話対応は表情の見えない相手に対してどのように接するのかで、顧客に好感を与えることもできれば、企業イメージを悪くしてしまうこともありえるのです。

ですから企業は、学生の声の明るさやトーン、声量など、そうした電話応対を含む職種への適性をチェックすることがあるのです。

絶対に守ろう！電話を受ける時のマナー

就活で企業から電話を受ける際には、絶対に守るべきマナーがいくつかあるので、ご紹介します。

企業の人事担当者に「常識ないな」なんて思われないよう、正しいマナーを守って対応しましょう。

見えない相手でも笑顔で話す

電話の相手にこちらの表情は見えませんが、相手が目の前にいるつもりで、笑顔で話をしましょう。

駅や街中を歩いていて、見えない電話の相手に対して、本当に頭を下げている会社員を見かけたことがありませんか？それは学生から見るととても不思議な行動のように思えたかもしれませんが、電話の相手に誠意を伝えようと、目の前にいるつもりで話しているからです。

それと同様、相手が目の前にいるつもりで笑顔で話すことは、電話の相手によい印象を与える効果があります。笑顔で話すことで自然と声のトーンが高くなったり明るくなりますし、反対に、こわばった表情で話していると声にも悪い影響が出るのです。

接客のセオリーには”声の笑顔”という言葉があり、大手企業のコールセンターなどでは実際卓上に鏡を置いて、自分の表情をチェックしながら対応しています。

話は相手に顔が見えない分、声や話し方で与える印象が大切です。早口や小さい声で話すと相手に聞き取りにくいだけでなく、自分勝手な印象や、元気がないといった悪印象につながるので注意してください。

相手が聞き取りやすいよう活舌よく話すこと、笑顔を作って、元気よく明るい印象を与えることを意識しましょう。

ペンとメモを用意する

企業から電話を受ける際は、必ずペンとメモ用紙を用意してから出るようにしてください。

耳からの情報しかない電話は、ちゃんと聞いたつもりが、数秒後には忘れてしまうということもよくあります。電話を切った瞬間に忘れてしまうこともあるので、話が終わってからメモしようなどと思わない方が確実です。

片手で電話をしながら片手にペンを握って、面接の日付、時間、担当者の名前など、重要なポイントをメモしてください。聞き間違いを予防するため、復唱、確認することも忘れずに行いましょう。同時にスケジュール帳なども開いておくと、企業との日程調整がスムーズにできます。

就活に限らず、間違いや何度も聞くことを避けるため、大事な要件をメモしておくのは社会人として当然のマナーです。電話が終わったら、手帳などにきちんと清書して、紛失したり忘れたりしないようにしておきましょう。

姿勢よく話せる環境で電話を受ける

企業からの電話を受ける際は、姿勢よく話せる環境で電話を取りましょう。

企業からの電話は面接日程の調整や重要な連絡などがあり、メモを取ったりスケジュール帳を確認したりする必要があるので、それらを広げる程度のスペースが必要です。また、姿勢よく話すことで声質も良くなるので、きちんとした姿勢を取れることは、相手の印象にも関わります。

電車内などでは狭くてメモを取りにくいですし、はっきりした声量で話すこともはばかられるのでやめましょう。

落ち着いて話せない状況で電話を受けた際は無理に出ようとせず、姿勢よく話せる場所に移動し、メモやスケジュール帳を用意してから折り返すようにしてください。

「もしもし」は言わない

企業からの電話を受ける際に、「もしもし」はNGです。プライベートな電話ではないので、ビジネスマナーに則した受け方をしてください。

ビジネスで電話を受けたら、まず自分の名前を名乗るのがマナーです。一般的な企業では自分の名前を名乗る前に、社外からの電話には「お世話になっております」または「お電話ありがとうございます」、社内からの電話には「お疲れ様です」などと挨拶を入れます。

学生が企業からの電話を受けるのであれば、自分の名前を名乗る前に「お世話になっております」と挨拶するのが適切でしょう。

折り返し電話でこちらからかける場合は、「お忙しいところ失礼いたします」というような、相手の状況を思いやる挨拶を入れると印象が良いです。

理想は3コール以内に出る

企業からの電話を受ける際は、相手を待たせ、受話器を長く持たせないためにも、できるかぎり3コール以内で出るのが理想です。

そうはいっても、姿勢よく話せる場所に移動したり、メモやスケジュール帳を用意したりして、3コール以上になってしまうこともあります。

その場合は、「お待たせいたしました」や「お待たせして申し訳ございません」といった、謝罪の一言を述べればOKです。

電話は自分が最後に切る

企業からの電話を受ける際は、自分の方があとから電話を切るのがビジネスマナーです。

企業との話が終わって互いに「失礼いたします」と挨拶したら、決してそのまま普通に電話を切ってはいけません。プライベートな電話と同様に電話を切ると、常識のない人と思われてしまいます。必ず、相手が先に切ったのを確認してから、電話を切ってください。

相手も同じことを思っていて、すぐに電話を切らないこともあるかもしれません。そのときは、タイミングを見て自分から切りましょう。

電話の受ける際の会話例を状況別にご紹介

ここからは、企業からの電話を受けるケース別に、会話例をご紹介します。ご紹介する会話例は、「次回面接日の日程調整」「合否連絡」「選考通過連絡に対して辞退を申し出る」の3つです。

もちろん、相手によって言われる言葉は異なりますから、丸暗記というわけにはいきません。話の大筋と、言うべきことのポイントを理解しておきましょう。

次回面接日の日程調整

企業から次回面接日の日程調整で電話を受けた際は、すぐに予定を確認できるよう、手帳やメモを用意しましょう。

手帳から自分のスケジュールを確認したうえで、企業から提案された次回面接日が大丈夫な場合と、ダメな場合が考えられます。

「かしこまりました」「ありがとうございます」などは、ハッキリしっかり伝えましょう。「わかりました」はNGではありませんが、「かしこまりました」の方が丁寧です。

また、日付や時間など間違えてはいけない大切な情報は、復唱して確認するようにしてください。

企業から提案された面接日と予定が合わなければ、きちんと謝罪を述べます。そのうえで「ご迷惑をおかけしますが」「恐れ入りますが」「恐縮ですが」などと断ってから、別の日程にしてもらえるか伺ってください。

企業から別の面接日を提案された場合はパターン1、こちらの訪問可能日を聞かれた場合はパターン2の流れで、話を進めることになります。

どちらの場合も、日程や時間など間違えてはいけない大切な情報は、復唱して確認しましょう。

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合否連絡

合否の連絡を電話で受けた際は、合格の場合と不合格の場合が考えられます。

企業から受けた電話が合格の連絡だった場合は、「ありがとうございます」と、必ずお礼を述べましょう。さらに、次回選考への意欲、意気込みなどを言えると、印象がよくなります。

企業から受けた電話が不合格の連絡だった場合は残念ですが、「はい。わかりました」で済ませるのではなく、社会人としてマナーある対応をしましょう。

他社に入社してから、仕事上どこかで繋がることもあるかもしれません。ここまで時間を使ってくれたことや、わざわざ連絡をしてくれたことに対して感謝の一言を述べるようにしてください。

選考通過連絡に対して辞退を申し出る

企業から受けた電話が選考通過の連絡だった際は、それに対し辞退を申し出るケースも考えられます。

>選考辞退を申し出る場合は言いにくいかもしれませんが、

辞退の理由は詳しく語る必要はありませんが、お茶を濁されると相手も困りますので、曖昧にしないことが大切です。

また、ここまで選考をしてくれたことや自分を選んでくれたことに対する感謝とともに、せっかく選んでもらったのに辞退することへの謝罪も忘れずに述べてください。

電話を受ける際に注意すべき事

電話を受ける際にマナーを守れていなかったら、印象は当然悪くなります。良い印象を持っているのと悪い印象を持っているのとでは、選考をする上であなたの見え方も変わってくるはずです。

電話の受け方なんかで評価を下げたらもったいないですから、企業から電話を受ける際にやってはいけないことは把握しておきましょう。ここからは、企業からの電話を受ける際の注意事項について解説します。

騒音の中で電話を受ける

企業からの電話を受ける際には、騒音の中で電話を取るのはNGです。騒音の中で電話を受けると企業担当者の声が聞き取りにくく、何度も聞き返すことになるでしょう。同じことをくり返し言わせるのは、相手に大変失礼です。

また、自分の声も聞こえにくいので声が大きく荒っぽくなりがちです。周囲の耳障りな音が電話の相手にまで聞こえたり、騒音にかき消されてこちらの声も届きにくくなったりして、相手に不快な思いをさせてしまうかもしれません。

企業からの電話は、互いの声が聞き取りやすい環境で受けましょう。

自分ばかりがガツガツ話す・沈黙が続く

企業からの電話を受ける際は、一方的に自分ばかりが話したり、沈黙の時間を作ってしまったりしてはいけません。

電話は顔が見えないので、いかに電話の相手に対し配慮できるかが重要になります。相手の反応をきちんとくみ取り、自分が話すべきタイミングかを伺いながら会話するようにしてください。

当然ですが、相手の言葉にかぶせて発言するのもNGです。たまたまタイミングがかぶったら相手に譲り、企業担当者の言葉を最後まで聞いてから、口を開くようにしましょう。

また、こちらが沈黙すると、相手はあなたが聞こえていないのか、理解できなかったのか、考えているのか、電波状況が悪くて声が届かないのか、わかりません。

わけもわからず待たせるのは失礼ですから、企業担当者から何か聞かれて即答できないときは「予定を確認するので少々お待ちください」というような断りを入れてください。

そうすれば相手はあなたが沈黙している理由が分かるので、短時間なら不快感を感じることなく待っていてくれます。ただし相手は忙しい企業担当者ですから、答えに時間がかかりそうならその旨を伝え、折り返しにするのも気遣いです。

曖昧な返事をする

企業からの電話を受ける際は、聞かれたことに曖昧な返事をしてはいけません。面接日の調整などで約束する際には、必ず予定を確認して、可能かどうか考えてから答えてください。

プライベートの約束と違い、ビジネスに「たぶん」は禁句です。記憶違いで「やっぱりその日はダメでした」なんてことになったら、人事担当者に迷惑を掛けますし、大変失礼です。

曖昧な返事をしたり不確実な約束をしたりするのは、自分勝手で不誠実な対応と思われ、人事担当者に悪い印象を与えかねません。その場で確実な返答ができないのであれば、その旨を伝え、予定を確認してから折り返しにしましょう。

他の作業をしながら電話を受ける

他の作業をしながら電話を受けるのはNGです。友達や家族からの電話は、何かしながら話すことも多いかもしれませんが、企業からの電話は違います。電話を取る際は一切の作業を中止し、電話に集中してください。

他の作業をしながら電話していると、相手の言葉を聞き逃してしまう可能性があります。何度も聞き直すのは失礼ですし、よい印象を与えません。

企業からの電話に気づいたら作業を中断し、メモやスケジュール帳を用意して電話に出ましょう。自宅にいるときに電話を受けた場合は、テレビ・音楽など音が出るものを消すのも忘れずに。

相手によって態度を変えない

企業からの電話を受ける際は、相手によって態度を変えてはいけません。電話をかけてきた相手が企業の人事担当者でも、同じ大学出身のOBでも、企業からの電話の受け方は基本的に同じです。

人事だから真面目に受ける、OBだから多少砕けても大丈夫なんてことはありませんので、注意してください。

もしかしたら、OBはあなたを気遣ってフランクに話してくれるかもしれませんが、同じ大学を卒業したというだけであって、あくまで友達ではなく企業の人です。失礼のないように、こちらは他の企業関係者に対するのと同じ、きちんとした対応をします。

社会人になるという自覚をもって、どんな相手に対しても正しく対応しましょう！

電話に出れなかった！そんな時の折り返しマナー

企業からの電話に、いつもリアルタイムで出られるとは限りません。企業から着信や留守電が入っていたら、あなたから折り返し電話をすることになります。

しかし電話の受け方にマナーがあるように、折り返し電話にも「折り返しマナー」があります。折り返し電話はどのようにかけるべきか、どんな言葉を言い、何に注意すべきか解説します。

留守電を確認後、なるべく早く折り返す

企業からの着信に気づいたら慌てて折り返すのではなく、まず、留守電を確認してください。なぜなら、留守電の内容次第で、電話の折り返しが必要な場合と不必要な場合があるからです。

留守電には「至急折り返し」「選考の連絡」「折り返し不要」などと要件が吹き込まれています。折り返しの電話をする前に、その要件や折り返しの必要性を確認し、状況に合わせて行動しましょう。

また、電話をしてきた人物の名前も同時に確認することで、スムーズに相手に繋いでもらえます。

そして基本的に、「折り返し不要」以外は全て折り返し電話が必要です。なるべく早く折り返すのがマナーですが、営業時間外や土日に折り返すのはよくありません。

一般的な企業は9:00～18:00なので、その間で、昼休みの12:00～13:00を除いた時間にかけるのが適切です。

電話を受けたことと出られなかった謝意を伝える

企業に折り返し電話をするとき大学名と名前を名乗るのは当然ですが、合わせて、電話を受けたことを伝えてください。

電話に出たのが本人であれば、「さきほどお電話を頂いた〇〇大学の△△と申します。先ほどはお電話ありがとうございました」

電話をつないでもらうのであれば、「〇〇大学の△△と申します。さきほど〇〇様からお電話を頂いたので、折り返しさせていただきました」という表現になります。

そして、「先ほどは電話に出れず、申し訳ございませんでした」と、電話に出れなかった謝意を伝えましょう。

今話して大丈夫か、相手の都合を伺う

企業に折り返し電話をする際は、名前を名乗って電話を受けたこと、電話に出れなかった謝意を伝えたあとに、今話しても大丈夫か相手の都合を確認してください。

折り返し電話をする際は静かな場所で、ペンやメモを用意して、万全の状態で電話するのが当然です。なおかつ、こちらから電話しているのに話の途中でお待たせするのは失礼ですから、スケジュール帳など必要になりそうなものも手元に準備しましょう。

しかし、あなたが万全の状態で折り返しても、電話をかけられた相手は取り込んでいるかもしれません。電話では相手の状態が見えませんので、相手を気遣い、都合を伺ってから本題に入るのがマナーです。

おわりに

企業からの電話の受け方は、多かれ少なかれ、就活の合否に関係します。電話の受け方にはたくさんのマナーがあるので、はじめめは難しく感じるかもしれません。しかし、それらのマナーを守って電話の応対ができるというのは、社会人になるにあたって当然のことです。

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