求人への応募メールはこれで完璧！就活でのメールマナーを解説

就活での求人に対する応募メールの基本的な書き方

これまで何かしらの形で、直接企業とやり取りした経験があるのではないでしょうか。SNSなどと違い、企業の採用選考やインターン選考へエントリーするための応募メールでは、きちんとビジネスマナーに則った書き方・送り方が必須です。

短い文面ですが、求人への応募メールも就活での評価対象としている企業が多いです。そうでなくても読むのは人事担当者なので、おかしなメールを送ると選考前からあなたの印象にケチがついてしまいます。

そうならないためにも、まずは企業へ送る応募メールの基本的な書き方やマナーを学んでください。就活における求人への応募メールには、以下の6つの基本要素が必要です。

コラムの初めに、応募メールの基本的な書き方として、盛り込むべき6つの要素を解説します。

件名

就活における求人への応募メールには、「〇〇応募の件/氏名」といった形で、一目で応募メールだとわかる件名を付けます。プライベートのメールでは件名を省く場合が多いと思いますが、就活における求人への応募メールも含め、ビジネスメールに件名は絶対必要です。

企業の人事担当者には毎日大量のメールが届くので、件名を見て今すぐ開封すべきか、対応の優先順位を判断します。開封しなければ要件が分からないメールは、相手に対して不親切です。後回しになって、忘れられてしまう可能性もあるため、注意してください。

就活における求人への応募メールの件名は、なるべく短文で注目されやすく、内容が把握できるのが理想です。【】などの符号を活用して、伝えたい内容を強調するとより内容を想像しやすく読み手に優しい配慮となります。

宛名

就活における求人への応募メールの文面の先頭には、誰に向けたメールであるのか、メールを送る相手の宛名を書きます。最初に送り先の企業名、次に部署名、最後に担当者の個人名に「様」をつけて記載するのが基本の書き方です。

「株式会社」などの表記は、略さずそのまま記載します。社名の前につくのかあとにつくのかも、間違えないよう注意してください。送り先の社名を間違えると、大変失礼に当たります。

宛名に個人名を記載する際は、役職を付けても付けなくても、どちらでも問題ありません。ただし、役職を間違えて記載するのももちろん失礼に当たるため、もし不明な場合は無理に役職名を記載せず、○○様だけにとどめておくのが賢明です。

担当者の氏名が分からない場合は、個人名の代わりに「採用ご担当者様」と記載しましょう。

挨拶

就活の応募メールで、宛名の次に書くのは挨拶です。ほかのビジネスメールでも電話でも対面でも同じですが、ビジネス社会では相手に挨拶もなく、いきなり自分の要件を突きつけるのは失礼に当たります。

本題に入る前に、まずは短い導入や挨拶を入れ、自分が何者かを名乗るのが礼儀です。ただし、就活における求人への応募メールでの挨拶は、手紙によくある時候の挨拶のように長い定型文は必要ありません。

その企業に初めてメールを送るときは「お世話になります。」、2回目以降のメールの場合は「お世話になっております。」などと挨拶するのが基本です。そのあとに続けて、大学名、学部名、名前を名乗ってください。

自分の名前を名乗るときも、初回は「○○○○と申します。」、2回目以降は「○○○○です。」と書くのが自然です。また、2回目以降も基本的に大学名、学部名、名前は省略せず記載してください。

場合によっては同じ名字の人が問い合わせているかもしれないので、混同するのを避けるためです。

内容

挨拶の後には本題に入りますが、応募メールに入れる情報量は最低限に抑え、伝えるべき内容をまとめて記載します。その企業の求人を見た旨と、選考に応募する旨を簡潔に述べてください。

もし、求人への応募前にインターンや説明会に参加した場合は、そのときの感想を一言添えるとよいです。ただし、求人への応募メールの中に、余計な記述がいろいろ書かれていると要件がわかりにくくなります。自分のアピールなどは記載しないようにしてください。

人事担当者はたくさんの応募メールを確認しなければならないので、読む人を混乱させないよう、わかりやすく読みやすい文章を心がけましょう。

また、言いたい内容を先に記載する方法も有効的です。長文になればなるほど、読み手としては読む気が薄れるものです。先に伝えたい内容を記載すると、すんなりとメールを読んでもらえるメリットがあります。

締め

こちらの要件を述べたあとは、締めの挨拶を入れます。締めの挨拶としては、「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」などが一般的です。

学生にとっては耳慣れない言葉かもしれませんが、「ご多用」とは、やるべき内容ががたくさんあって忙しい様子を丁寧に表した言葉で、ビジネスメールでは日常的に使われます。「お忙しいところ恐縮ですが、」「ご多忙中とは存じますが、」といった言い回しでも問題ありません。

要するに「忙しいのに悪いけど、よろしく頼むね！」という意味をもたせています。忙しい相手を思いやって印象よく頼みごとをするための一言となるため、忘れずに記載してください。

署名

就活における求人への応募メールの最後には、必ず署名を入れてください。署名だとわかりやすいように「ー」などで区切り、個人名、大学、学部、学科、電話番号、メールアドレスを記載するのが一般的です。

読み方が難しい名前や複数の読み方ができるような名前の場合は、漢字表記の横に「（ふりがな）」を添えておくと、気が利いていて好印象となります。

毎回記載するのが面倒な場合、メーラーの署名機能を使用すれば自動で挿入できるので、活用するとよいでしょう。

もし、企業へのメールについてのマナーがわからなければ、一度就活のプロであるキャリアアドバイザーに質問してみるのがオススメです。

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就活において求人への応募メールから好印象を得るポイント

就活における求人への応募メールでは、盛り込む内容以外にも印象を左右する要素があります。それは、メールの見やすさ・わかりやすさと、レスポンスの早さです。

以下で詳しく説明するので、ポイントを押さえ、印象のよい応募メールを送れる就活生になりましょう。

読み手の「見やすさ」と「わかりやすさ」を意識する

印象のよい応募メールを送る秘訣は、「見やすさ」と「わかりやすさ」です。

自分の書きたい内容を書きたいように書いたのでは、相手はこちらが何を言いたいのか、苦労して読み解かなければなりません。読む人に負担のかからない応募メールにすると、相手に対する気づかいや思いやりが感じられ、好印象を与えるものです。

具体的には、応募メールを開いた人事担当者が見やすい文量で、伝えたい内容がパッと見てわかるメールこそが好印象となります。ですから適度に改行を入れたり、話のまとまりで段落分けをしたりして、見やすさを意識してください。

また、いろいろ書くと文章量が長くなり、結局何が要点なのかわかりにくくなります。余計な記述は省いて、要点だけ記載しましょう。伝えるべき内容が相手に伝わりやすいよう、わかりやすさを意識した、簡潔な文章にするのが理想です。

敬語で記載する場合、どうしても冗長な表現になりがちですが、ビジネスマナーを守りつつ内容を要約する形で応募メールを作成する必要があります。

メールの返信はレスポンスよく行う

求人への応募メールに対して企業から何らかの返信がきたら、レスポンスよくすぐに返信するのがマナーです。できればメールを受け取った日の営業時間内に返信するのが理想ですが、日程調整が必要などの理由で難しい場合は、遅くとも24時間以内には返信してください。

ただし、いくら早く返信しなければならないと言っても、深夜や早朝にメールを送ると相手に「常識がない」「不規則な生活をしている」などと思われてしまいます。

メールに気づくのが遅い時間になってしまった場合は、次の日の始業時間後、午前中のうちに返信しましょう。どうしても時間内に送信できない場合、メールの予約配信機能などを有効活用する必要があります。

また、就活での求人応募に関するメールのやり取りは基本的に、互いに伝えるべき話が確認できた時点で終了となります。日時などを知らせるメールには了解した旨の返信が必要ですが、さらに企業から「お待ちしています」といった内容だけの返事が来たときは、こちらから再度返信する必要はありません。

「よろしくお願いします」としか書かれていないメールの応酬をしても意味がないです。相手のメールに「返信不要」の記載がなくても、互いに伝えるべき話が伝わった段階でやり取りを終了しましょう。

就活での求人に対する応募メールの例文8選

ここまで就活での求人に対する応募メールの書き方について説明しましたが、具体的にどのようなメールを作成すべきか、イメージできない人もいるでしょう。実際のメール例文を知ることで、より理解が深まります。

ここでは、就活における応募シーンを以下の3パターンに分けて、応募メールの例文を紹介します。

書き方の説明を意識しながら参照してください。

面接に応募する際のメール3選

選考（面接）の応募メールは、必要な5つの基本要素だけを、シンプルに見やすく記載します。応募したい意思を明確に示し、始めと締めの挨拶は忘れずに記載してください。

【例文1】

件名：「面接応募の件/氏名」

【例文2】

件名：「〇〇職へのご応募につきまして」

【例文3】

件名：「面接の応募について」

選考（面接）応募の前に説明会やインターンに参加した場合には、その感想を簡潔に伝えるとなおよいです。

応募書類を添付する応募メール3選

求人への応募方法として履歴書などの添付を求められた場合は、本文中に添付書類がある旨を明記します。ただし、履歴書は重要な個人情報を含むファイルなので、パスワードを設定して閲覧を制限する配慮が必要です。

履歴書を添付したメールにパスワードを記載してしまうと、セキュリティ対策の意味がありません。そのため、重要書類とパスワードは別メールで送るのが一般的です。

パスワードはPDFに変換する際に設定する方法や、ZIP形式で圧縮する際に設定する方法などがありますが、志望先の方から指示があればそれに従ってください。

【例文1】

件名：「面接の応募と応募書類の件/氏名」

【例文2】

件名：「面接の応募と応募書類の送付」

【例文3】

件名：「面接の応募と応募書類の送付」

添付する履歴書は、紙の履歴書をスキャンしてもPCで作成しても構いません。ただし、WordやExcelで作成したファイルは誰でも改変が可能なので注意が必要です。

ビジネスシーンで重要書類を共有する際は、閲覧者がうっかり変更してしまうミスを防ぐために、通常はPDFファイルに変換して送ります。WordやExcel上で、ファイル形式をPDFに指定して保存するだけであり、難しくありません。

ファイル名は担当者がわかりやすいように、日付や名前を入れるとよいです。

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インターンシップに応募する際のメール2選

インターンや説明会への応募メールを送る際は、参加を希望する日付と時間を明確に記載します。企業によっては東京本社と大阪支社といった具合に、日程だけでなく会場も複数設定されているケースが考えられるので、場所の記載もしておくと確実です。

【例文1】

件名：「〇月〇日東京インターンシップ応募の件/氏名」

【例文2】

件名：「インターンシップの参加申し込み/氏名」

インターンや説明会の日時が決まっていない場合は、参加したい旨を伝えて企業からの連絡を待ってください。

就活の中で求人への応募メールを送る場合に注意すべきこと

好印象を与える応募メールを書くポイントは、「見やすさ」と「わかりやすさ」です。つまりは応募メールを読む人事担当者への気遣いが、相手に好印象を与えます。

しかし、応募メールの文章を書きあげたところで、いきなりポチっと送信してはいけません。せっかく文章で気遣いができていても、送り方に気遣いがなければ台無しになる恐れがあります。

特に、以下のポイントに注意が必要です。

各注意点について、詳しく解説します。

誤字脱字や言葉遣いに注意する

送信ボタンを押す前に、応募メールを何度も見返し、誤字脱字や言葉遣いなどにミスがないか確認しましょう。

いくら見やすくわかりやすい文章を書けても、誤字脱字などがあると不注意な人物だと思われ、「仕事もきっと雑なんだろう」と判断される恐れがあります。また、敬語の使い方の間違いや若者言葉なども、もちろんNGです。

言葉遣いの間違いは、自分でなかなか気づきにくいものです。場合によっては辞書で検索するなどして、正しい日本語となっているかチェックする必要があります。加えて、宛先の記載についても慎重に見直さなければいけません。

とくに応募先の社名と、それにともなう「株式会社」や「有限会社」が社名の前なのかあとなのかといったところをミスしてしまうと、就活では致命的な悪印象となってしまう可能性があります。

応募先の企業に大変失礼であるばかりか、あなたの志望度自体を疑われかねないため、しっかり確認してください。

【就活対策資料】
敬語マニュアル

メールを送る時間帯に注意する

求人に対する応募メールに限らず、就活で企業にメールする際は、応募先企業の営業時間内に送るのが原則です。

忙しいビジネスマンの中には、仕事の連絡をいつでも受け取れるようにするため、社用のPCアドレスと携帯電話を連動させている人もいます。たとえメールの中身を確認しなくても、営業時間外や休日にメールの受信通知があれば迷惑です。

「非常識な人」「時間にだらしない人」といった悪印象を与えないように、応募メールを送る時間も、相手の状況を気遣う必要があります。

それに、通常メールソフトは最新のメールが上位に表示される場合が多いです。担当者がリアルタイムで確認できないような時間に送ると、あとから受信したメールに埋もれていくことになります。

就活生からの応募メールが一日に何十件と届く企業もあるので、翌日か翌々日かに担当者が出勤した際、大量のメールの中からあなたの応募メールを見つける保証はありません。

そういう意味でも、応募メールは企業の営業時間内に送った方が確実です。こちらから応募メールを送るときだけでなく、企業からのメールに返信を送る際も、相手企業の営業時間内に送るようにしてください。

砕けた表現は厳禁

就活で企業にメールする際は、誤字脱字や言葉遣いに注意すると同時に、砕けた表現を使用するのも厳禁です。言うまでもないと思いますが、求人に対する応募メールに絵文字や顔文字、「！」などを使うのはやめましょう。

とくに、絵文字や顔文字はSNSを使い慣れている就活生にとって日常的に使用しているものですが、ビジネスマナーとしては適さないです。また、話し言葉は書き言葉に変え、間違えやすい敬語にも注意してください。

企業へのお願い事など言い出しにくい内容のメールを送付する場合は、「恐れ入りますが」や「誠に勝手ながら」などの言葉を挿入すれば、印象が和らぎます。内容が適切かどうかは、一度声に出して確認するとよいでしょう。

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添付ファイルを付ける際には容量に注意する

求人への応募メールに履歴書などを添付して送付する際、注意したいのが、添付ファイルのサイズです。

メールに何らかの書類を添付して送付する場合、添付ファイルのサイズは基本的に2MB以内にしましょう。なぜなら、多くの企業がサーバーへの負荷を抑えるために、メールサイズを3MB以内に制限しているからです。

もし、大きなファイルサイズのメールを送付しても、エラーで受信できない場合があります。また、ダウンロードに時間がかかるのも難点です。

どうしても添付ファイルの容量が大きくなってしまう場合は、ファイルサイズを圧縮して送付したり、2回に分けてメールを送付したりといった工夫が必要です。人事担当者に解凍や付け合わせの手間をかけてしまうので、可能な限りファイル自体を、2MB以内に抑えることをオススメします。

メール形式に注意する

求人への応募メールを送る際、ファイル形式は応募する企業のルールに準拠した形で送付するのが鉄則です。一般的に、メール形式として以下が存在します。

HTML形式の場合、メールに文字情報だけでなく画像を挿入したり、文字の色や大きさを容易に編集できたりする点が魅力といえます。視認性がよいメリットがあるため、昨今増えている形式です。

ただし、HTML形式に対応していないメールソフトの場合、送受信ができないケースがあります。また、企業によってはスパム対策などの観点から、HTML形式のメールの受信制限を設定している場合もあるため、注意が必要です。

特別な事情がない限り、就活では基本的にテキスト形式でメールを作成するのがよいでしょう。

求人応募以外の就活メールにおける対応方法

ここまで読んでもらえたら、最初に企業へ送る求人への応募メールについてはまず問題なく書けるはずです。

しかし就活中に企業へ送るメールは、求人への応募メールだけではありません。具体的には、以下のようなメールのやり取りが発生する可能性があります。

そのほかの就活メールも、件名の付け方や基本的な書き方は同じで、本文内の構成要素は「宛先」「挨拶」「内容」「締め」「署名」の5つです。

ここからは基本の書き方や注意事項を踏まえたうえで、就活の状況ごとにどのようなメール対応をすればよいのか説明します。

自分から候補日を提示して日程調整する場合のメール

応募先企業の指示で自分から面接の候補日を提示する場合、メールの件名は「面接日について　氏名」などがよいです。面接日については、少なくとも3つ以上の候補日を提示してください。

いくら相手から都合のよい日を聞かれたからと言っても、相手のことを考えず一方的にこちらの希望日程を押し付けてはいけません。なぜなら、面接官はほかの仕事を調整して面接の時間を確保するため、必ずしも就活生の希望に沿えるとは限らないからです。

とくに複数の面接官が必要な面接では、その方たち全員の都合を合わせるのは大変なことでしょう。そのため、面接の希望日程を聞かれたら、相手にとってなるべく自由度の高い候補日を指定するのが親切です。

ただし、こちらから日程を指定しているのに遅刻したり、日程変更をお願いしたりしないように設定する必要があります。そのほかの予定を考えながら、移動に必要な時間や終了時間も意識し、確実に行ける日・行ける時間で候補日を提示しましょう。

交通機関の乱れや前の予定が長引くなども考えられますので、余裕を持った日程にすることが大切です。

企業から候補日を提示された場合の日程調整のメール

企業から提示された面接の候補日に返事をする場合は、先方が付けたメールの件名を変えずに、そのまま「Re」を付けた件名で返信します。なぜなら、その方が先方にとっては、どの話の続きなのかわかりやすいからです。

本文内では、宛先と挨拶のあと、いきなり本題に入ってはいけません。内容の冒頭に、まず面接の候補日をもらったことに対するお礼を述べるべきです。そのあとで、頂いた候補日の中から自分が選んだ面接日程を記載します。

もし候補日が1つしかなく選ばない場合でも、企業側との認識のズレがないことを伝えるために、指定された日程を記載してください。

日程変更をお願いするメール

確定していた面接日程の変更をお願いする場合、メールの件名は「面接日程変更のお願い　氏名」とします。

内容としてはまず、約束の日程を変更せざるを得なくなったことに対する謝罪を記載する必要があります。なぜなら、最初から再調整が必要にならないよう考えて、面接日程を決めておくべきだったからです。

そのため本来なら日程変更のお願いは、メールより電話の方がよいでしょう。メールより電話の方が謝罪の気持ちが伝わりやすく印象がよいですし、日程の調整もその場で決められるので話が早いです。

担当者が電話に出られなかったり不在だったりした場合は、仕方がないので、取り急ぎメールで日程変更のお願いをします。

メールの中で、日程変更の理由を詳しく書く必要はありません。約束の日程に行けなくなった旨と丁寧な謝罪を述べたうえで、先方が不在のためメールで日程の再調整をお願いする旨を記載しましょう。

面接を受けたあとのお礼メール

面接のお礼をメールで送る場合、件名は「新卒採用面接のお礼　氏名」としてください。

面接後のお礼メールは、応募人数が多い企業ではあまり見てもらえない可能性がありますが、感謝の気持ちを表した方が礼儀正しい印象になるのは確かです。応募者同士の能力にほとんど差がないときなど、場合によってはお礼メールによる印象が選考の合否に影響することもあります。

一次面接、二次面接、三次面接…と続く場合も、毎回同様です。選考結果がすぐに出される場合もあるので、お礼メールは面接が終わったらなるべく早く出すことをオススメします。遅くとも翌日の午前中には出した方がよいでしょう。

メールの内容はもちろん貴重な時間を割いてくれたことに対する感謝ですが、面接の感想や次回選考へ向けた意気込みを添えるとなおよいです。締めの言葉は「末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。」などと記載します。

選考や面接を辞退する際のメール

就活で面接やそのほかの選考をメールで辞退する場合、件名は「選考辞退のご連絡」とするのが妥当です。

メールの内容は、これまで選考してもらったことに対するお礼と、貴重な時間を割いてもらったにもかかわらず辞退することへの謝罪を記載します。

選考辞退の理由は「諸般の事情により」といった決まり文句で問題ありません。辞退理由を詳しく説明する必要はないです。

ただし、就活中はもう選考を受けない企業でも、のちのちどこで関わるかわかりません。丁寧な対応を意識してください。締めの言葉の前に重ねて謝罪を述べてから、「末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。」などと結びましょう。

面接結果の問い合わせを行う際のメール

面接結果をメールで問い合わせる場合、メールの件名には担当者がわかりやすいよう面接の日付を入れて、「〇月〇日の面接の結果につきまして」などとするとよいです。

面接結果を問い合わせるメールは企業を催促する形となるので、失礼のないように気を付ける必要があります。

内容の冒頭は、まず面接をしてもらったお礼から始めましょう。そのあと「大変恐縮ですが」など申し訳ないという旨の前置きをして、面接の日付を明示し、いつごろ返事をもらえるか教えてほしいと記載します。

締めの前に、催促めいたメールを送っていることへの謝罪を述べると、より丁寧です。最後は応募メールと同様、「ご多忙中とは存じますが何卒よろしくお願い申し上げます。」などと結んでください。

いくら結果を早く知りたくても、企業側にも都合があります。面接後2週間程度は待ってから問い合わせのメールをするのが目安です。

問い合わせのメールについては、下のコラムでさらに詳しく解説しています。

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内定を承諾する場合のメール返信

内定承諾の連絡をメールで行う場合の件名は、「内定承諾のご連絡」がよいです。

内定通知への返信が遅れてしまうと、自動的に内定辞退と見なされる場合もあります。承諾を決めたら、早めの連絡を心がけてください。

ただし、内定を承諾した後、「やっぱり辞退します」となると厄介です。給与・待遇・労働条件など、不明点がないかきちんと確認してから承諾のメールをしましょう。

承諾メールの内容としては、まず内定を受けたことへのお礼と承諾の旨を述べます。次いで、今後の抱負も記載しておくとよいでしょう。

内定承諾した会社はこれからずっとお世話になるところですので、締めの挨拶は「今後とも何卒よろしくお願いいたします。」と結びます。

内定を保留したい場合のメール

回答期限を超えて企業に内定の返事を待ってもらいたい場合、メールの件名は「内定承諾におけるご相談」などがよいです。

メールの内容部分では、まず初めに内定に対するお礼を述べます。そのあと「大変恐縮ですが」などと前置きしたうえで、保留したい理由と、いつまでに返事ができるのかを明示してください。

猶予をお願いする日数は2～3日か、長くても1週間程度までが一般的です。「ほかの選考結果も見てから判断したいので、〇月×日までお返事を待っていただけないでしょうか？」などのように、はっきり期日を記載します。

ただし、企業の方にも都合があるため、必ずしも内定保留が認められるとは限りません。場合によっては、保留のお願いをすることで内定を取り消される恐れもあるため、対応には注意が必要です。

あくまでも、すでに設定されている期限をこちらの都合で延長してほしいと相談しているのですから、丁寧にお願いする姿勢を忘れないようにしましょう。

求人への応募メールは就活のプロに相談すると安心

就活のエントリーはナビサイト経由ばかりでなく、直接企業の求人に応募メールを送るケースも多いです。また、応募メール以外にも、就活ではメールで企業とやり取りする機会がたくさんあります。ビジネスマナーに則ったメールの書き方・送り方をしっかりマスターしてください。

企業に送るメールは就活の上で評価対象になり、あまりひどいとメール1つで採用に影響が出る場合もあります。しかし、企業に送るメールの文面はケースバイケースで、テンプレートをコピーすれば済むものではありません。

その都度「敬語の使い方は本当に正しいかな？」「失礼にならない言い回しってどんなの？」などと一人で悩むより、ビジネスマナーに精通した就活のプロに相談するのがオススメです。

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