企業からの質問に対する答え方は？メール例文と返信マナーを紹介

就活中にメールで企業からの質問がくるシーンとは

就活中は、面接前などある程度のところまで進むと企業とメールで連絡を取り合うシーンも増えてきます。

まずはどのようなシーンで企業からの質問メールがくるのか2つのパターンを紹介します。

日程調整の質問メールがくる場合がある

エントリーシートが通っていよいよ面接の段階に入る際、就活生と企業が互いに面接日時の相談をしながら進めることがあります。

その時にはメールで候補日時を提示されるか質問されるかといったケースが多いので、スピーディかつ丁寧に返信したいところです。返信メールがあまりにも遅すぎたり、就活生側がタイトすぎる候補日を伝えたりすると、採用担当者の手を煩わせてしまうので注意しましょう。

なお、こうした日程調整は就活につきものですが、就活エージェント経由での就活なら、面接日程の調整までエージェントがサポートしてくれるので楽に進められます。

キャリチャンでも、求人紹介から選考対策までサポートするサービス「求人フェア」があるのでぜひ使ってみてください。日程調整も代行しているので、面倒なメールマナーに気を使わずに面接対策に集中できます。

スカウト型求人サイト経由でメールがくる場合がある

スカウト型求人を利用した場合、基本的には就活生と企業が直接メールで連絡を取り合います。スカウト型求人とは、就活生側がアプローチするのではなく、企業からスカウトをもらうタイプの求人サイトです。企業からの質問メールに対して返信することもしばしばあります。

また、スカウト型求人サイトの場合はすぐ面接に進むことが多いので、日程調整のためにメールでやり取りするシーンが増えてくるでしょう。この場合、企業側は複数の就活生とやりとりをしている可能性が高いので、いかにスピーディかつ丁寧な返信ができるかが鍵です。その時のためにも、今からビジネスマナーの知識を蓄えておきましょう。

なお、一般的な求人サイト経由でもスカウト型でもなく、就活生がメールで応募するタイプのエントリー方法もあります。その場合は下記のコラムを参考にしてメールマナーを学んでおいてください。

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求人への応募メールはこれで完璧！就活でのメールマナーを解説

企業からの質問メールに対する答え方｜シーン別の回答メール例文

ここからは、企業からの質問に対する答え方や就活生側がメールを送る際のメール例文を紹介します。

メールは一社ずつ丁寧に文章を考えて返すのがベストですが、ある程度フォーマット化して持っておいた方が効率的です。実際、社会人のほとんどはメールをテンプレにして効率よく仕事しているので、慣れておくとよいでしょう。

面接時の日程調整

就活生と企業側が連絡を取る際に最も多い面接日時の調整について、メール例文を紹介します。なお、面接日時調整の依頼は企業側からくるのが一般的です。

企業側が「候補日をご教示ください」といったメールを送ってきた場合に、就活生が返信をするという想定での回答例文を紹介します。

面接の候補日は、複数日程かつ時間帯にばらつきをもたせて伝えるのがポイントです。候補日は先方のスケジュール調整がしやすいよう、2〜3日程の候補日を伝えましょう。時間帯は先方の業務スケジュールに合わせて調整してもらえるよう、午前と午後いずれも提示しておくと親切です。

内定通知メール

内定をもらった場合は入社前までにもしっかりと良い印象を持ってもらいたいので、必ずメールでの返信を忘れないようにしましょう。

■ 内定承諾の場合

まずは内定をいただいたことに対するお礼と、嬉しいという気持ちを簡単に伝えましょう。

■ 内定保留の場合

「いつまでにはお返事します」という期日を伝えましょう。期日を伝えないと先方もいつまで待てば良いのか分かりません。

■ 内定辞退の場合

慎重に検討したということを伝えた上で、辞退の理由を簡単に述べましょう。この時、先方に不快感を与えないように「別の企業へのご縁を感じた」などという言い回しがオススメです。

就活生から企業へメールを送る場合

次に、就活生から企業へメールを送る場合の例文を紹介します。インターン後、説明会後などに企業に対してお礼のメールを送ると好印象なので、こちらも参考にしてください。

■ インターン後のお礼

インターンシップ期間中に携わった業務の中で印象的だった出来事や、勉強になったことについて感謝を述べましょう。

■ 説明会後のお礼

説明会でどういうシーンでどういう学びを得られたかと感謝の気持ちを伝えましょう。その企業に応募したいと感じたら、その旨も伝えておくと好印象です。

■ 面接後のお礼

面接後のお礼メールはとにかく熱い気持ちを伝えましょう。「本当に当社に就職したい」という気持ちが伝わります。

就活生のうちにこうした企業とのやり取りについて学んでおいて損はありません。書き方に自信がない人は、キャリチャンの「就活相談会」に参加して、プロに相談しながら企業へのマナーを学ぶことをオススメします。

企業からの質問メールに対する答え方｜メールのビジネスマナー基本

実は、企業からの質問メールに返信する際は、メールの文章マナーだけでなく、メールを送る時間や締め方にもマナーがあります。このビジネスマナーは、社会人になってから会社の取引先とのメールのやりとりをする際のマナーとしても共通するので、この機会にぜひ知っておいてください。

なお、紹介したいビジネスマナーは主に下記の4つです。

ここからは、これら4つについて詳しく説明します。

企業からのメールは基本全て返信すること

どれだけ短いメールでも返信を求めていないメールでも、「返信不要」と明記されていない限り、企業からのメールには必ず返信しましょう。

「無視する」というのが一番の悪印象になります。第一志望ではない企業からのメールだとおざなりになってしまいがちですが、全て返信するのが社会人としてのマナーです。

企業からは選考結果や面接当日の案内など返信を求められていないメールがくることもありますが、返信がないと「この学生さんはきちんとメールを見ているのかな」と採用担当者の不安を煽ってしまうので注意しましょう。

■ 例文｜面接当日に関するメールが来た場合の返信例文

何かを教えてもらった場合は、それに対して御礼を申し上げるのが鉄則です。

企業の営業時間内で返信を終えておくこと

企業からのメールには、営業時間内に返信しましょう。

メールは電話と違って送信時間などのマナーはあまりないとされています。しかし、会社によっては採用担当者が社用携帯でメールを見ていることもあるので、営業時間外にメールがくると迷惑です。

また、企業によっては「20時以降は連絡はしない」というようなルールを決めているところもあるので、例え営業時間外にメールをしたとしても返信がくることはほぼありません。もし遅い時間になりそうなら、翌日の営業時間中に送ることをオススメします。

企業からの質問への返信は24時間以内がマナー

企業からの質問メールには、メールがきてから24時間以内に返信するのがマナーです。相手からの返信がないと「この学生さん、メール見てないのかな」と先方を不安にさせてしまいます。

また、優良なビジネスパーソンになるほどレスポンスが早いものです。メール1つでさえ返信が早ければ早いほど「仕事ができる人」という印象を持ってもらえるので、気付いたら即返すスタンスでいましょう。

こちら側のメールで終えられるようにすること

企業とのメールのやり取りは、自分側の返信で終えられるようにしましょう。企業とメールで連絡を取り合っていると、複数回メールのラリーをすることがありますが、就活の場合は就活生側で終えるのが基本です。

就活生はあくまで「面接を受けさせてもらう側」なので、「それでは明日お待ちしています」など、企業が終わりの文言で締めていたとしても「よろしくお願いします」と言った形で返信しておくべきです。 なお、メールを自然に終わらせるには締めの言葉を使うと自然です。

企業からの質問メールに対する答え方｜返信を忘れた場合のメールマナー

企業からの質問には24時間以内に返信するのがマナーですが、たくさんの企業にエントリーしていると「返信を忘れてしまった！」というミスが発生するかもしれません。

連絡を待たせるのはとても失礼なので、絶対に返信を忘れないように気をつけなければいけませんが、もし返信を忘れていたことに気づいたら、必ず謝罪のメールを送りましょう。ミスをそのままにしないというのも、立派なビジネスパーソンになるための一歩です。

返信を忘れたときの謝罪メール例文

ここからは万が一メールの返信を忘れてしまった場合に備えて、謝罪メールの例文を紹介します。相手への謝罪は社会に出れば誰もが経験することなので、今のうちに知っておいて損はありません。

■ 企業からの質問に回答するのを忘れていた

この場合のメールの文章はまず謝罪の気持ちを伝え、その後すぐに本題（この場合だと面接日程の候補日）に入ります。謝罪の文章は2〜3行くらいがベスト。それ以下だと気持ちが伝わりにくく、長すぎると回りくどくて読みにくくなります。

■ 企業からの回答にお礼を述べるのを忘れていた

こちら側が質問したことに対しての回答をいただいた場合、お礼は必須です。返信を忘れてしまったことへの謝罪を端的にして、質問に回答いただいたことへの感謝を述べましょう。

企業からの質問メールに対する答え方｜メールで使うよく使う敬語

メールのマナーを知ったら、次は敬語のマナーについて説明します。敬語は学校でも既に学んでいる分野ですが、ビジネスマナーとしての敬語は社会人になってからもどんどん学ぶものなので、これを機にぜひ覚えてください。

最初の挨拶

メールの本文は「お世話になります（お世話になっております）」から始めましょう。出だしで使う挨拶として正しい文章と解説をまとめたので、テンプレートとして活用してください。

ちなみに、始まりの文章に季語（寒冷の候〜等）を入れる人もいますが、これは手紙でやり取りする際の少し古いビジネスマナーです。メールの場合は無駄なく読みやすい文章が良いとされているので、季語を入れる必要はありません。

季語を入れると逆に読み手が煩わしく感じます。「挨拶＋名乗り＋用件＋結び」のスマートなビジネスメールにしましょう。

メールならではの正しい書き方

普段使う敬語がメールではNGとされる場合があります。その代表的な違いを紹介しますので、先ほどの良い言い回しの例文と合わせて注意しておきましょう。

また、メールでよく使うフレーズで勘違いしがちな良い言い回しと良くない言い回しも説明します。言い方を間違えるとあまり良い印象を受けないので、2つのパターンをセットで覚えておきましょう。

なお、正しい敬語の使い方についてはキャリチャンでも参考資料を用意しています。とくに就活においてよく使う言い回しをまとめているので、ぜひ下記からダウンロードしてください。

【就活対策資料】
敬語マニュアル

締めの挨拶

メール本文の最後（署名の前）には、締めの挨拶を入れます。シーンによって自然な言い回しが異なるので、下記例文を参考にしてみてください。

■ 内定辞退の場合の締めの挨拶

■ 就活生側が質問を投げかけけるメールの締めの挨拶

よく使う言い回し集

メールではよく「お手数おかけいたしますが」や「ご査収ください」などを使います。これらの言い回しを聞いたことがある人の方が多いと思いますが、その他にも色々な言い回しがあるので、それらの意味と一緒に把握しておきましょう。

色々な言い回しを知っておけば引き出しが増えて、メールの返信も速くなります。

メールでの敬語はとても細かい部分が多く、不安なことだらけだと思います。そんな人はキャリチャンの「就活相談会」を活用してください。プロのキャリアアドバイザーがマンツーマンでサポートするので、人にはあまり聞けないマナーの話なども相談してみると良いでしょう。

企業からの質問メールに対する答え方やマナーを学ぶならプロに相談

企業からの質問に対する答え方のメール例文や言い回しを紹介しましたが、改めて要点をまとめます。

就活生はただでさえやることも学ぶべきことも多いので、こうしたメールのマナーまでを全て学ぶのは至難の業です。わからないことはプロの就活エージェントに任せたり、メンター制度を利用したりして、こまめに相談できる環境を整えておくとよいでしょう。

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企業からの質問メールに対する答え方に関するQ＆A

企業からの質問メールへの返し方は？

企業からのメールに気付いたらすぐに返信しましょう。ベストな返し方のポイントは「挨拶＋質問に対するお礼＋質問への回答」です。

企業とのメールのやり取りはどこまで返信する？

企業からメールがくる限り返信しましょう。とくに返信を求められているメールではなくても、「返信不要」の記載がなければ返信するのがマナーです。

会社への質問メールの書き方は？

ビジネスメールでは「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多用の折、誠に恐れ入りますが」といった言葉で、相手に対する配慮の気持ちを示すのがマナーです。ただし、本題は端的に伝え、わかりやすくしましょう。