エントリーシートと履歴書の違いとは？それぞれの作成ポイントと合わせて解説

エントリーシートと履歴書の違い

エントリーシートと履歴書を同じような書類だと思っている人も多いと思いますが、実はこれらには明確な違いがあります。

では、具体的な違いがあるのか。エントリーシート、履歴書それぞれの特性と違いについて解説していきます。

エントリーシートは「選考において参考にするもの」

エントリーシートは、選考において参考にするもとされており、具体的に学生の人柄や個性をチェックし、そこから熱意や将来の可能性について見極めることが目的とされています。

エントリーシートに記載する項目は企業が独自に定めていますが、基本的には「氏名などの基本情報」「志望動機」「自己PR」「学生時代に力をいれたこと」などが求められるケースが大半です。

ですから学生も、“エントリーシートは自分の人柄や個性、熱意や将来の可能性について語るもの”だと覚えておきましょう。

履歴書は「学生の基本情報を把握するための公的な書類」

履歴書は、学生の基本情報を把握するための公的な書類とされており、学歴や強みなどを確認するための人事データとして保存される書類です。

基本的な情報を求めているということで、企業が独自に書類を作成するのではなく、市販のものを自分で用意するのが一般的とされています。

主な記載内容は「氏名などの基本情報」「志望動機」「自己PR」などです。ですから学生も、“履歴書は自分の基本的な情報を伝えるもの”だと覚えておきましょう。

それぞれの大きな違いは「目的」

これまで述べたように、エントリーシートと履歴書との決定的な違いは「目的」です。企業が“書類から何を知りたいのか”という目的の違いこそが、エントリーシートと履歴書との決定的な違いです。

上記のように、企業側がそれぞれの書類から違った目的で“学生の情報”を得ようとしています。そのため同じような書類ではありますが、学生自身が伝えるべき内容も異なってきますし、特性を踏まえたうえで書き分ける必要があります。

また、細かな違いもいくつかありますので、下記にまとめておきます。

とくに「公的な書類かどうか」という違いは覚えておいた方がよいでしょう。エントリーシートは採用時にだけ使う書類のため、採用活動が終われば破棄されることがほとんどです。

しかし、履歴書には「捺印欄」があることから公的文書ということとなり、採用活動が終わっても保管されます。また、公的文書ということで、記載事項に虚偽があった場合は「私文書偽造」にあたり不採用、解雇の原因にもなりえます。

エントリーシートと履歴書との内容は一緒でもOK？

目的が異なるとはいえ、基本的に記入すべき項目自体は同じである場合が多いエントリーシートと履歴書。「同じ記載事項なら内容も同じでいいのでは？」と思う人もいるでしょう。

ここではそんな、エントリーシートと履歴書の内容は同じでもいいのか、そんな疑問について解説していきます。

重複があっても問題ないが、全く同じなのはつまらない

基本的に、内容が重視しても問題ないとされています。しかし、全く同じではつまらないです。というより、全く同じだと提出する意味が薄れてしまいます。

それに全く同じだと「手抜き」と思われる場合もありますので、すべての記載内容が“全く同じ”というのは避けましょう。

しかし、基本情報や一貫して伝えるべき内容に関しては同じである必要があります。なぜなら、学歴などの基本情報に違いがあると、「学歴詐称」などを疑われる場合がありますし、強みや長所などにブレが生じてしまうと「熱意」を疑われてしまうからです。

ですから、名前や学歴などの基本情報は当然統一し、強いや長所などはベースを変えずに、伝え方に変化をつけましょう。

ESの「自己PR」や「志望動機」はより詳しく

前述より、強みや長所などのベースは変えずに、“伝え方”に変化をつけた方がよいとお伝えしたように、エントリーシートと履歴書では「自己PR」や「志望動機」の書き方に変化をつけましょう。具体的には「エントリーシート」の方をより詳しく記載するイメージです。

履歴書は自分の基本情報を伝えるものですので、志望動機などは端的に伝えることがポイントとなりますが、エントリーシートでは人柄や個性、熱意や将来の可能性についてアピールするものということで、ある程度自由が利くことから自分をアピールしやすいです。

そのため、エントリーシートの方が濃い内容で記載できますし、自分をアピールする絶好のチャンスということとなります。ですから、エントリーシートの「自己PR」や「志望動機」は履歴書よりも、より詳しく記載しましょう。

繰り返しになりますが、ベースとなる部分を変えてはいけません。しかし、内容が重複してもOKでも全く同じでは意味がないので、それぞれで自分の良さをアピールできるように工夫しましょう。

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エントリーシートを書く際のポイント

これまで、エントリーシートと履歴書との違いや、内容の重複について記載してきましたので、次はそれらを踏まえたうえで、実際に書く際のポイントを押さえていきましょう。

まずはエントリーシートから、どう記載すれば目的に応じた内容を書けるのかについて確認していきましょう。

具体的なエピソードを交え、伝え方を意識する

エントリーシートでは、人柄や個性、熱意や将来の可能性について伝えるものとなりますので、それらを明確に伝えていくためにも、“具体的なエピソード”を交えてください。具体的なエピソードは信ぴょう性が増しますし、自分をよりアピールしやすくなります。

また、「何を伝えたいのか」をハッキリさせるために、“伝え方”についても意識します。ここでオススメな文法が「PREP法」です。PREP法はビジネスでよく使われる文章構成法で、簡潔で説得力のある文章を作るのに効果的です。

「一番伝えたいことは何か」を考えながら、上記に当てはめて記載をしていけば、説得力のある文章を完成させることができます。

先ほど、エントリーシートでは自己PRや志望動機をより詳しく書くと効果的と述べたように、ここでは自分の良さを全面的にアピールできるようにしましょう。

「将来」の目標について語ると◎

エントリーシートでは、入社後にどう活躍していきたいのか、その会社を通してのキャリアプランなど、「将来」に焦点を当てて記載するのがポイントです。なぜなら、エントリーシートは自分の熱意や将来の可能性について伝えるものだからです。

入社後を見据えて、具体的に自分の強みがどう活かせるのかなどを語ることで、企業側に「入社後のイメージ」をさせやすくなります。入社後のイメージが湧きやすい子は企業が求めている人材に近いと判断されますので、いい意味で印象に残り「面接に呼びたい」という運びになります。

また、入社後のイメージが湧きやすい子は、企業についての理解も深いと判断されるため、熱意があると評価されるのです。このように、将来に焦点を当てて語ることで、自分の熱意を伝えられるようになり、印象に残すことができます。

しかし、ただ「入社したらこうしたい」と語るだけではいけません。入社後のイメージをさせやすくするためには、自分の強みと企業の求めている人物像をしっかりと把握しておく必要があります。

ですから、徹底した自己分析、企業研究を行い、「将来」に焦点を当てながら自分の熱意を伝えていきましょう。

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履歴書を書く際のポイント

自由が利くことで、自分の思いを伝えやすいエントリーシートに対し、履歴書は「自分の基本情報」を伝えるものとなりますので、エントリーシートとはまた違ったポイントとなります。

では具体的に履歴書にはどのようなポイントがあるのか。解説します。

自分のデータを正確に書く

公的な書類となる履歴書には、書き方の基本ルールがあります。それぞれ細かなルールとなりますが、一つでも間違えれば悪印象ですし、正式書類として受理されない場合もありますので、しっかりと覚えておきましょう。

上記のように細かなルールがありますが、正式な書類である以上、必ずすべて守らなくてはいけません。また、基本情報部分はエントリーシートにも共通する部分ですので、しっかりと記載しましょう。

要点的に伝えたいことを記載する

履歴書は学生の基本的な情報を伝えるものとなるため、必要以上に情報を盛り込むことができません。そもそも自分をアピールできるスペースが限られている場合などもあるため、履歴書では要点的に伝えたいことを記載するように意識します。

つまり、端的に自分を存分にアピールできるように工夫することが、履歴書を書く際のポイントということです。

ですから、ピンポイントに自分をアピールするために、企業研究から企業が求めている人物像に合わせ、強みをアピールしてください。必要な情報さえ記載できていれば十分ですので、しっかりと研究から探し出しましょう。

エントリーシートのようにたくさん自分のことをアピールしていきたい気持もわかりますが、履歴書は「学生の基本情報」を確認するものですので、ごちゃごちゃ書いているとかえって悪評価です。

また、端的にまとめられるかどうかも評価の対象となりますので、端的に自分をアピールできるよう、必要な情報だけを記載しましょう。

それぞれを書く際の注意点

エントリーシートや履歴書は、目的が異なったとしても企業へ提出する大事な書類には間違いありません。どちらも採用に影響が出る場合もありますので、間違った書き方をしないように注意しましょう。

ここではそんな、それぞれを書く際の注意点についてまとめています。これらの注意点はエントリーシート、履歴書どちらも共通して守るべきマナーです。

誤字脱字はNG

エントリーシート、履歴書ともに「誤字脱字」はNGです。どちらも採用に影響が出るほど大切な書類ですので、誤字脱字があると評価が下がる対象となりますし、悪印象です。

誤字脱字の他にも、間違った言葉遣いや、若者言葉の使用、文章としておかしいものもNGです。これらも評価が下がる対象です。

誤字脱字は案外自分では気づきにくいものですので、必ず誰かに確認をしてもらうようにしてください。友人や家族、キャリアセンターなどでもよいですが、オススメは就活エージェントです。

就活エージェントなら誤字脱字の確認はもちろん、文章全体を添削してくれるため、その企業に好まれるようなES、履歴書を書くことができます。

空欄を作るのは悪印象

エントリーシートや履歴書の項目はすべて記載することが基本となります。とくに「資格」欄において、記載できるものがないという理由から空欄にしてしまう人がいますが、そのような場合には「特になし」と記載しておいてください。もちろん、基本情報や学歴、自己PRや志望動機の空欄も許されません。

また、意外とチェックされているのが、自己PRや志望動機などの欄です。ここを丸々書かないという人はいないと思いますが、字余りから1/3程度空白になってしまうという人が稀にいます。

しかし、これもよくありません。なぜなら、文字数や大きさなどを考えながら綺麗に書き込むことは大人としてのマナーだからです。ですから、空白を残してしまったり、反対に枠からはみ出してしまったりしないよう、注意しましょう。

修正ペンや消せるペンの使用もNG

エントリーシートや履歴書などの正式な書類に対し、修正ペンや修正テープなどの使用はNGです。修正ペンや修正テープの利用はマナー違反となりますので、間違っても使わないようにしてください。

間違えたとしても、「書き直し」が原則となります。もし、どうしても書き直しが難しいという場合は二重線を引き、上から修正印を押します。

しかしESや履歴書は自分をアピールするための大切な書類ですので、面倒だからと修正印を使うのではなく、書き直すようにしましょう。

また、書き直しが効くということで便利ではありますが、消えるボールペンなどの使用もNGです。なぜなら消えるボールペンは熱で消える仕様となっているので、郵送時やカバンの中などで消えてしまう可能性があるからです。

締切日を守る

言うまでもありませんが、締切日を必ず守ってください。たった1日でも期限を過ぎればその書類は無効です。それに、期限を守ることは大人としてできて当たり前のマナーですので、マナーを守れない人のことを採用する企業もありません。

社会人になると、ESや履歴書のような大切な書類のやり取りを頻繁に行う事となりますので、マナーを守れない「だらしない人」は受け入れてもらえないのです。

ですから、様々なエントリーでゴチャゴチャになってしまうと思いますが、手帳などを用いち、1つ1つの期限をしっかりと把握しておきましょう。

おわりに

エントリーシートと履歴書は似ているようで実は別物です。それぞれ「目的」が異なりますし、伝えるべき内容や書き方なども変わってきます。

それを知らずに、ただただ項目を埋めていくだけでは人事の目に留まることはありませんし、選考突破もできないでしょう。そうならないためにも、しっかりとそれぞれの違いや目的について理解を深めておきましょう。

また、それぞれには書き方のポイントがありますので、このコラムを読んで、それぞれに突破したポイントから、人事の目に留まるような書類を書きあげましょう。

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