就活生必見！正しい履歴書の書き方とよくありがちな失敗を紹介

履歴書は手書き？パソコン？

履歴書を書くときは、手書きがよいのかパソコンがよいのか迷う人も多いのではないでしょうか。

結論からいうと、履歴書を書く方法に明確なルールはなく、手書きでもパソコンでもどちらでもOKです。採用者は「履歴書に記載している内容や記述の正確さ」を見ているため、形式だけで評価に影響するケースは少ないといいます。

とはいえ、迷った時は履歴書は手書きにするのが無難です。その理由を、手書きとパソコン、それぞれのメリットとデメリットから説明します。

手書きのメリット・デメリット

履歴書を手書きするメリットは、手書きに対してよい印象を持つ企業も多いことです。

サービス業界や対人を主とした企業では、仕事の上でパソコンを使用する機会が比較的少ないため、手書きの履歴書が好まれる傾向にあります。特に社員の年齢層が高めな老舗企業や中小企業などは、昔ながらの手書きスタイルにこだわる人も少なからずいるのです。

また、手書きにすると字の綺麗さや癖など就活生の個性をアピールできます。字が綺麗な人はぜひ手書きで書いてみましょう。

一方、履歴書を手書きするデメリットは、書くのに時間がかかること、誤字脱字をしやすいことです。

手書きの場合、綺麗に書こうとすれば、どうしてもパソコンより時間がかかってしまいます。また、一度でも誤字脱字をしてしまうと、最初から新たに書き直さなければなりません。

しかし字が汚いと読みにくく、雑な印象を与えてしまうので、短時間で書き上げるのは難しいのです。

パソコンのメリット・デメリット

履歴書をパソコンで書くメリットは、氏名・住所・経歴など基本情報の使いまわしができることです。たくさんの企業に面接に行く場合、基本情報の部分だけでも使いまわしができたら時短につながります。

ネット上にある無料のフォーマットを使えば、印刷代だけで履歴書を購入する必要がありません。いつでも履歴書を作成できます。

手書きだとどうしてもズレが出てしまう字の大きさも、パソコンだと統一されて見やすくなり便利です。

また、IT業界や事務職ではパソコンスキルを見るという観点から、パソコンで作成した履歴書の方が好まれる傾向にあります。

一方、履歴書をパソコンで書くデメリットは、個性が出しにくいことです。先ほど手書きだと字の綺麗さや癖で個性をアピールできると述べましたが、パソコンはその逆で手書きよりも無機質な印象に映ってしまいます。

企業によっては、パソコンを使って楽をしている、と思われてしまうかもしれません。変換ミスをしてしまう可能性もあるので、十分気をつけましょう。

履歴書を書く前に準備しておくもの

ここからは、履歴書を書く前に準備しておくものを紹介します。

このように、履歴書を書く前だけでもいろいろな準備が必要になります。もし、準備に困ってしまったらキャリチャンの「就活相談会」でもプロに履歴書を見てもらえるので、ぜひ活用してください。

履歴書は自分に適したものを選ぼう

履歴書には何種類かありますが、志望企業からの指定がない場合は自分に適切なものを選びましょう。ここからは就活生が履歴書を選ぶポイントを紹介します。

新卒・一般用を選ぶ

新卒・一般用は自己PRの欄が大きいものが多く、スポーツやクラブ活動など学生向けの欄もあるので、社会人経験のない就活生に向いています。

同様に、大学指定の履歴書も在学中に頑張ったことやゼミの研究などを書く欄があり、就活にもオススメです。履歴書選びに迷ったら新卒・一般用を選びましょう。

アピールしたいことで選ぶ

志望企業に何をアピールしたいかで履歴書を選ぶのもよいです。個性をアピールしたいのか、志望動機をアピールしたいのかは人によって違います。アピールしたい項目を多く書けるものを選ぶのがコツです。

趣味や特技も、就活でアピールできる項目の1つに入ります。自分の長所を最大限伝えられるものを選びましょう。

自分の長所がよく分からない人は、キャリチャンの「就活相談会」でもプロに履歴書を見てもらえるので、ぜひ活用してください。

就活の履歴書の書き方を徹底紹介

就活の履歴書は、企業が就活生のことを知る大事な書類です。ていねいな字で書かれているかどうかはもちろん、企業への情熱はあるか、読み手に伝わりやすい文章になっているかなどを履歴書から見られています。

履歴書の正しい書き方をマスターしましょう。

基本情報

就活の履歴書に必要な基本情報の書き方を紹介します。基本情報とは、氏名・住所・連絡先などのことです。実際に書く際の参考にしてください。

■印鑑

履歴書に押印マークがある箇所は押印が必要です。印鑑は最後に押印するものと思っている人も多いですが、最初に押印するのをオススメします。なぜなら、もしインクが擦れてしまったら、手書きの場合は最初から書き直しになってしまうためです。

綺麗に押印するポイントは3つあります。

朱肉をつけ過ぎるとインクが滲んでしまうため、軽くぽんぽんとつけるくらいにしましょう。

■日付

履歴書には日付を書く欄があります。この日付は履歴書を提出する日です。

履歴書を作成した日付ではないので、注意してください。

また、日付を書く欄はすべて元号or西暦のどちらか一方で統一します。どちらでも問題はないのですが、1枚の履歴書の中で「2024年」と書いたり「令和6年」と書いたりなど、異なる表記が混ざらないようにしましょう。

■写真

履歴書の証明写真はスーツを着用し、身だしなみを整えて撮影したものを貼ります。万が一、履歴書から剝がれてしまった時のため、写真の裏には学校名と氏名を記載しましょう。両面テープもしくはのりで貼り付けます。3カ月以内に撮影した写真を使用するのが原則です。

パソコン上の履歴書の場合は、写真データを挿入します。縦560ピクセル×横420ピクセルもしくは、縦600ピクセル×横450ピクセルが一般的なサイズです。

■氏名

氏名は戸籍に登録されている文字で正確に書きます。普段は略字を使っていても、戸籍が旧字体で登録されていたら旧字体で書くのが一般的です。

パソコンで作成する場合、旧字体が変換で出てこない場合があります。その時は普段使用している漢字で問題ありません。面接時にその旨を面接官に伝えるとよいでしょう。

「ふりがな」はひらがなで、「フリガナ」はカタカナで書きます。

■住所

住所は都道府県から略さずに書きます。普段は略しがちな番地ですが、履歴書では「3丁目6番地1号」のように書いてください。数字は算用数字を使います。

住所欄にはふりがなを振るところがあるので、都道府県名から番地の手前まで振ります。都道府県・区市町村名・地名の間は少し空けると読みやすいです。

住所は1行で書くのがよいですが、長くなる場合は2行に分けても問題ありません。無理に詰め込むと読みにくくなりますから、読みやすさを優先しましょう。

■メールアドレス

住所は都道府県から略さずに書きます。普段は略しがちな番地ですが、履歴書では「3丁目6番地1号」のように書いてください。数字は算用数字を使います。

住所欄にはふりがなを振るところがあるので、都道府県名から番地の手前まで振ります。都道府県・区市町村名・地名の間は少し空けると読みやすいです。

住所は1行で書くのがよいですが、長くなる場合は2行に分けても問題ありません。無理に詰め込むと読みにくくなりますから、読みやすさを優先しましょう。

■メールアドレス

企業からメールで連絡が来ることもあるため、履歴書には必ずメールアドレスを書きます。書く欄がない場合は、緊急連絡先や本人希望欄に書くとよいです。

メールアドレスを書く際は、ブロック体ではっきりと読みやすいように書きます。一文字でも間違えてしまうと、企業から書類選考の結果の連絡が届かなくなってしまうため、絶対に間違えないようにしてください。

基本的にふりがなは不要ですが、わかりにくい文字にはふりがなを振ると読みやすくなります。

■学歴・職歴

学歴は中学卒業から書き、学校名だけでなく学部や学科名も必要です。また、「高校」ではなく「高等学校」と書きましょう。

就活生はまだ卒業していないため、大学は「卒業見込み」と書きます。大学院生の場合は「修了見込み」ですので、書き方に気をつけてください。

休学期間がある場合はマイナスに捉えられてしまいそうですが、悪い理由でない限り正直に書くのがオススメです。

新卒の就活の場合、一般的には就労経験はないため、職歴は「なし」で問題ありません。アルバイトは職歴に入りませんが、長期インターンは職歴に入れることができます。

また、履歴書に書くすべての日付は元号or西暦のどちらか一方で統一してください。

■趣味・特技・資格

趣味・特技・資格は採用担当者にアピールできる項目です。ただ書くだけでなく、仕事に関係する趣味・特技・資格を書いたり、そこから何を得られたかを書いたりするとよいアピールになるでしょう。

ただし、履歴書の記入欄は小さいので、端的に書くことも大事です。以下に、書き方の例文を紹介します。

たとえ趣味や特技がなくても「なし」と書くのはオススメしません。ささいなことでも大丈夫ですので、普段行っていることを思い出してください。それでもどうしても思い浮かばない人は、趣味や特技の欄がない履歴書を選ぶのもアリです。

また、志望企業と関係があれば別ですが、ギャンブルや思想・政治系は書かない方が無難です。

資格は正式名称で書きます。志望企業に近い資格があれば優先的に書きましょう。

資格は、現在勉強中のものも記入してOKです。その場合は資格の正式名称+「取得に向けて勉強中」と書きます。

■自己PR

自己PRで伝えたいエピソードは1つか2つがよいです。いくつも記載するとまとまらないですし、結局何を伝えたいのか読み取りにくくなってしまいます。志望企業で活かせる強みに的を絞って伝えるとよいでしょう。

自己PRを書く際は、下記の順番で書きます。

自己PRを書く際は、まず自分の長所・強みを述べます。そうすると採用担当者も「この人の長所・強みはこれか」とわかり、読み進めてもらいやすくなるからです。

次に長所・強みを感じられるエピソードを具体的に書きましょう。その際は、問題が起こった時にどう感じたか、どう対処していったかなどを通して長所や強みをアピールするとよいです。企業は、問題が起こった時の対処法で就活生の人柄や考え方を見ています。しっかり書くようにしてください。

そして、自分が起こした行動でそのあとどうなったかを具体的に書きます。例えば売上がアップした場合は、数値を使って表すとより伝わりやすいです。

3番目は、自分が学んだことをしっかりと面接官にアピールできるように書きます。

最後は長所・強みを活かして、どう志望企業に貢献できるかを書いて終わりです。企業は応募してきた人なら誰でもよいわけではなく、自社に貢献してくれる人材を求めています。これまで説明してきた長所・強みをどう活かせるかを伝えることが大事です。

そのためにも、企業がどんな業務を行っているかを事前に調べておきましょう。

■志望動機

志望動機を書く時は、企業のどんなところに魅力を感じたのか、なぜそう思ったのかの2点に着目して書きます。特に企業が知りたいのは「なぜ魅力を感じたのか」の部分です。

企業は志望動機を見て、どのくらい本気で自社に貢献してくれるか、就活生の価値観や考え方が自社と合っているかを確認しています。

志望動機を書く際は、下記の順番で書いてください。

志望動機を書く際は自己PRと同様に、まず「企業のどんなところに魅力を感じたのか」を述べます。長々と書くのではなく、一文で簡潔に書くのがよいです。

次に魅力を感じた理由・根拠ですが、自分と企業とのつながりを探して具体的なエピソードなどを交えると、より伝わりやすくなります。

最後に、入社後の意気込みを書きます。どんなことを頑張りたいか、自分の強みを活かせることなどをしっかりとアピールしましょう。

こちらの記事では、好印象な志望動機の例文を紹介しています。

関連コラム
【字数制限対応】好印象な志望動機200字で｜書き方と例文を紹介

また、キャリチャンでは履歴書の書き方を1から解説しているマニュアルを用意しているので、下記ページからダウンロードしてください。

【就活対策資料】
履歴書・ESマニュアル

履歴書を書くときの5つの失敗パターン

就活の履歴書は正しく書かれていることが大事です。ここからは、就活生が履歴書を書くときに間違えやすい点を5つ紹介します。

空欄がある

履歴書を作成していると、「欄を埋められなくて困った……」といった箇所が出てくるかもしれません。免許を持っていない・本人希望欄に書くことがないとしても、記入漏れだと思われてしまうため空欄で提出するのはNGです。

書くことがない場合は、「特になし」と書きましょう。

下記の項目は「特になし」の記載をしても問題ありません。

企業に記入漏れだと思われないためにも、空欄は避けてください。

文章が読みづらい

文章に誤字脱字があると、「だらしない」印象を持たれてしまうことがあります。漢字やふりがなに間違いがないかもチェックして、相手が読みやすい文章を心がけましょう。

もし誤字脱字をしてしまったら、原則は一からすべて書き直します。時間をかけて書いた履歴書かもしれませんが、少しでもプラスの印象を持ってもらいたいなら書き直すべきです。

それでもどうしても書き直せない場合は、間違った箇所に定規で二重線を引き、その上に訂正印を押して修正します。

修正ペン・修正テープを使っている

履歴書は就活生にとって大事な書類で、自分の経歴を表すものです。公的書類と同じようなものなので、修正ペンや修正テープを使用してはいけません。

誤字脱字をしてしまった場合は一から書き直すか、間違った箇所を定規で二重線を引き、その上に訂正印を押して修正します。

ただし、定規で二重線を引く修正方法は見栄えが悪いため、履歴書のなかでも一ヵ所に留めておきましょう。

履歴書の提出マナー【郵送、メール、手渡し】

履歴書の提出方法にはマナーがあります。履歴書が完成したからといって、まだ油断はできません。ここからは、郵送・メール・手渡しのそれぞれの提出マナーを紹介していきます。

履歴書を郵送するときのポイント

履歴書の正しい郵送方法のポイントを紹介します。細かいですが、入社後も社会人のマナーとして役立つものです。しっかり覚えましょう。

■住所や会社名は略さず正式名称で書く

履歴書で書いた内容と同じく、会社名や住所は略さずに正式名称で書きます。株式会社も（株）などと略してはいけません。

間違いがないように読みやすい字ではっきりと書きましょう。

■「御中」と「様」を間違えない

「御中」は、企業名や団体名、部署名のあとにつける敬称で、「様」は、個人宛につける敬称です。

正しい書き方を紹介します。

下記のように、「御中」と「様」は併用しないため、注意しましょう。

■「履歴書在中」と書く

企業には日々たくさんの書類が届きます。何の書類が入っているか一目でわかるように、封筒の表面左下に赤文字で「履歴書在中（履歴書のみの場合）」または「応募書類在中（履歴書以外の書類もある場合）」と書きましょう。

赤鉛筆ではなく、赤色の油性ペンを使用します。文字のまわりを、定規を使って赤枠で囲んでください。

■切手は真っすぐに貼る

切手がゆがんでいると企業にだらしない印象を持たれてしまう可能性があるため、真っすぐ貼ります。郵便局に直接持って行き、重さとサイズを測って正しい料金の切手を購入しましょう。

■送付状をつける

送付状は、「誰が」「なにを」「なんのために」送ったかを採用担当者に伝える書類です。ビジネスでは「あいさつ」のような書類と思ってください。

郵送する場合は、履歴書に送付状を同封するのがマナーです。下記の順番で読めるように封筒に入れます。

1. 送付状
2. 履歴書
3. その他書類

次に送付状に書くことを紹介します。

■応募締め切りを確認する

履歴書・送付状など必要な書類が揃ったら、すべて封筒に入れて裏面をのりで留めます。封の真ん中は黒いペンで「〆」マークを書くのがマナーです。

確実に期限内に届くように送ります。郵送する際は、「必着」と「当日有効消印」に気をつけて、間に合わなさそうであれば速達で送りましょう。

履歴書をメールで送る時のポイント

履歴書をメールで送る場合も、正しい方法で送ることが大事です。ビジネスメールを送り慣れていない就活生も、今から紹介するやり方を参考にしてください。

■履歴書はPDF化して送る

できあがった履歴書をPDF化すると、文字化けや誤って消してしまったなどの誤操作を防げます。

WordやExcelファイルからPDF化する方法は下記の通りです。

キャリチャンでは手書きの履歴書をPDF化できる方法も紹介しているので、ぜひ読んでみてください。

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【写真で説明】コンビニでスキャンした紙をPDFにして送信する方法

■パスワードを設定する

履歴書には個人情報がたくさん載っています。メールで送る際は、セキュリティの面からもパスワードを設定するのが安心でしょう。

パスワードを設定してメールを送る手順は、以下の通りです。

パスワードを設定すると、ネットリテラシーを持っていると印象づけられます。

■件名、本文はわかりやすく記載する

メールの件名を見てすぐに「誰が」「誰に」「何のメールか」を送ったかがわかるようにしましょう。

メールの一例を紹介します。

履歴書を手渡しする際のポイント

最後に、履歴書を手渡しする際のポイントを紹介します。履歴書を手渡しする機会はあまりないかもしれませんが、いざという時のためにしっかり学んでおきましょう。

■履歴書だけで持って行かない

履歴書を手渡しする場合も、履歴書が汚れたり折れたりしないようにクリアファイルに入れてから封筒に入れます。封筒・履歴書には持参日を書きましょう。手渡しの場合は郵送時に必要な送り状は不要です。

■封筒に宛名は記載しなくてもいい

履歴書を直接企業へ持って行って渡す場合は、どこ宛の書類かわかっているため、あえて宛名を書く必要はありません。ただし、宛名以外は郵送するときと同じように書きます。誰からの何の書類なのかを示す必要があるからです。

どちらも左下に書きます。もちろん綺麗な字でていねいに書くことが大事です。

■面接官に直接履歴書を渡す場合は、封筒から出す

面接官に履歴書を手渡しする場合は、封筒からクリアファイルを出して渡します。出すときは「こちらが履歴書です。よろしくお願いいたします。」と一言添えてください。もちろん、受け取る側が正しい方向になるように両手で渡します。

履歴書は、面接官に提出を求められたときに出します。いつでも取り出せるように出しやすい位置に入れておくと焦らなくてよいです。

もしなかなか提出を求められないなと感じたら、「履歴書はいかがしましょうか」とひと声かけてみましょう。

■受付で履歴書を渡す場合は、封筒に入れたまま

履歴書を企業の受付で渡す場合は、封筒の表面を上向きにして相手が読みやすい方向で渡します。直接渡す時と同様に「よろしくお願いいたします。」と一言添えるのがマナーです。

たとえ面接官でなくても、相手は志望する企業で働いています。ていねいな対応を心がけることが大切です。

初めての就活はとても緊張しますが、履歴書の書き方やマナーをしっかり学んでいれば、きっと合格を掴めるでしょう。キャリチャンの「就活相談会」でも、就活のプロからサポートを受けられます。ぜひ活用してください。

おわりに

ここまで履歴書の正しい書き方やよくある失敗を紹介しました。細かいマナーが多く、履歴書に慣れていない就活生にとっては大変かもしれませんが、小さなミスが不採用にもつながりかねません。

正しい履歴書の書き方を知り、書類審査を通過しましょう。

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