これで大丈夫！企業に書類を郵送する時のマナーと注意点3つ
2023年3月8日
いよいよ就活も本格的に動き出す時期になってきましたが、エントリーシートの作成は順調ですか？
はい、エントリーシートは書き上げました！でも企業に書類を送るのが初めてで、封筒の書き方が合っているのか自信がないです…。
封筒の書き方について悩んでいるんですね。その前に、封筒はA4サイズを準備しましたか？あとはのりや切手、黒の油性ボールペンも忘れずに準備しましょう。
封筒のサイズも決まってるんですか？書類が入れば何でもいいのかと思っていました…。郵送するときにもマナーがあるんでしょうか？
はい、知ってもらいたいマナーがいくつかあります。ここでは、書類を郵送するときのマナーについて詳しく解説します！一緒に確認しましょう！
就活でどんな時に書類を送るのか
就活をしているといきなり書類を送る場面に出くわすことがあります。 それは、履歴書やエントリーシートを提出する場面です。
メールで提出する場合や、直接渡す例もありますが、まだまだ郵送で提出する企業は多くあります。 選考の入り口となる部分ですので、しっかりマナーを守りましょう。
また、内定承諾書や入社時の契約書などを郵送することもあるので知っておいて損はありません。
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就活で役立つ封筒の書き方
就活で企業に書類を送るときの封筒の記入方法について詳しくご案内します。
準備するもの
準備する封筒は、A4サイズの書類が入る白色の角2封筒だと好ましいです。
理由としては、履歴書を折ることなく入れることができることとすっきりとした印象を与えることができるためです。
ペンは黒の油性ボールペンが好ましいです。 水性だと滲んでしまいますし、ボールペンの方がマジックよりきれいに見せることができます。封筒の宛名部分などはボールペンの中でも太めのものを使うことで、しっかりとした印象を与えられるようにしましょう。
封筒を閉じるのりや切手も忘れないように準備しておいてください。
また、書類を入れるクリアファイルを用意すると書類が折れることを防ぐことができます。
書き方とポイント5
ポイント①住所
住所は都道府県からしっかりと書きましょう。 住所を間違ってしまうときちんと届きませんし、自分の住所を書かなければ間違えたときに帰ってきません。 大切な書類を送るので、きちんと確認できるといいですね。
ポイント②宛先
普段はがきなどを送るときには「○○様」と宛先に書くことが多いかもしれません。
もし郵送先が「人事部田中様」というように個人名である場合は「様」で間違いではありませんが、企業や部署に送るときには「御中」とつける必要があります。
また、宛名では株式会社などの部分を略さないように気を付けましょう。
ポイント③切手
切手の値段を間違えないことは当たり前ですが、きれいに貼るように意識してください。
キャラクターなどの載っている切手は避けて、一般的な切手を使ったほうが好ましいですね。
ポイント④裏面
裏面に書くことは自分の情報です。 自分の住所や名前だけでなく、大学や学部も書いておくと企業側は分かりやすいですね。
表面だけでなく裏面も気を使って書いてみましょう。
ポイント⑤封の締め方
裏面の図に「〆」というマークがあると思いますが、これは封筒を締める際のマナーになります。 これは大事な書類が入っているということや未開封であることを表すために用いられます。
よく間違える人がいますが「×」ではなく「〆」という字ですので気を付けましょう。 「〆」の他に「封」や「緘」と書くこともできます。
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就活で書類の提出前に注意すること3
就活で書類を提出するときに注意するべきことをご説明します。
注意点1：入れる書類を確認してから封を閉じる
封を閉じてしまうともう中の書類を確認することはできません。
のり付けした後にはがして書類を取り出すと汚くなってしまうので、間違いがないかしっかり見てから封筒に入れましょう。
注意点2：企業に指定された通りの方法か確認する
きちんと企業が指定している宛名であるか、正しい住所か確認しましょう。
思い込みで書くと失敗してしまうこともあるので、指定されたものを見逃さないように注意してください。
注意点3：ポストよりも郵便局の窓口で提出
ポストに投函するともし料金が足りなかったときにトラブルになってしまうかもしれません。
郵便局の窓口で出すと正しい料金で間違いなく送ることができるので、郵便局が開いているときに提出できるようにしてあるといいですね。
おわりに
書類を郵送する時のルールやマナーは確認できましたか？
就活をしているとどこかで必ず提出する機会があるので、期限に間に合うようにしっかり準備しましょう。 些細なミスで印象が悪くなってしまうこともあるので、気を抜かずに取り組めるといいですね。
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この記事の監修者
平崎 泰典
株式会社ジールコミュニケーションズ
HR事業部マネージャー
2016年に入社後、企業向けの採用コンサルティング業務を経て、就職・転職希望者に対する個別就職支援を担当。「キャリチャン」「合説どっとこむ」において年間100回以上の就職・転職セミナーの講師も務める。
主な担当講座に「営業職や種類が適性がよくわかる解説講座」「手に職をつけられる仕事解説講座」などがあり、これまで3,000名以上に対して講座を実施。
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