面接辞退する際は電話？メール？正しいやり方と6つのマナー

面接を辞退してもいいの？

面接を辞退しても良いのか、面接を辞退する上で心得なければいけないことについて解説します。

面接辞退は基本的にOK

急な予定が入ってしまった、本命企業と面接が被ったなど、やむを得ない状況の場合は基本的に面接を辞退してもOKとされています。 「面接をお願いしたけど他の企業に魅力を感じてしまった」「実際に企業に行ったら思った雰囲気と違った」などといったことは就活を行っている中で誰もが経験することです。

「面接断りたいけど申し訳ないよね…」と思うかもしれませんが、入社する意思のない企業への面接を受けるのは非常に時間がもったいないことになります。 人生の分岐点とも言える就活を悔いのないものにするために、無駄な時間を省くことは必要になります。 しかし、「面接に行くのがだるくなった」などと言った理由で辞退するのは良くありません。 企業側もあなたのために時間を割いてくれていることを忘れずに。

時間を割いてくれた事を忘れずに

面接を辞退することで自分の時間を守ることができますが、企業にとっては非常に時間を無駄にしていることになることを覚えておいてください。 企業側はあなたのために時間を割いて面接を行おうとしているため、面接を辞退すれば時間だけでなく、労力や金銭面でも大きな損害が発生します。 やむを得ない理由での面接辞退は仕方ありませんが、企業側に多大なる迷惑をかけていることを覚えておいてください。

急用が入ったり、他社の面接と被ったりして、面接辞退の連絡をしなければならない場合もありますよね。そういった不測の事態に直面しても、落ち着いて連絡することが大切です。キャリチャンの「就活相談サポート」では、1対1でどんなお悩みにお答えします。焦りや不安などを抱えたままにしないですむよう、就活相談サポートをぜひご活用ください。

入社や採用のチャンスが減ると心得よう

面接を辞退することで、面接を辞退した企業への入社や採用のチャンスが減ることを覚えておいてください。 面接を辞退するということは、約束を破っていることになるため、企業側に信頼を失われても仕方ありません。 もうその企業へ入社することはほぼできないと思うようにしましょう。 一度約束したことは、たとえやむを得ない理由だとしても相手に信頼を失われてしまう行為であることを覚えておいてください。 面接辞退だけでなく、どんなことでも約束を破る行為はしてはいけません。

面接を辞退する際の5つのマナー

どうしても面接を辞退したい、しなくてはならない場合の守るべきマナーやルールについてご紹介します。

マナー1：可能な限り早く連絡を入れる

面接を辞退する際は、面接を辞退と決めた瞬間に企業へ連絡を入れてください。 学生が面接を辞退する気でいても、それを企業に伝えない限り企業側は面接の準備を進めています。 人事の人の時間の確保や場所など、面接に必要な様々な準備を行っているのに、面接辞退をギリギリにしてしまっては準備したものが全て無駄になってしまいます。 企業側の手間を煩わせないために、面接を辞退すると決まったら早急に連絡をするようにしてください。

マナー2：面接辞退はなるべく電話で行う

面接辞退の連絡をする際は、なるべく電話で行ってください。 メールでも面接辞退を行っても良いとされていますが、メールではあまり敬意を感じることができないことから、電話での連絡をオススメします。 また、メールでは返事が来るまで企業側が確認しているのかがわかりません。 学生本人も返事が来ない間はソワソワするでしょう。また、企業側もメールに気づかず準備を進めてしまう可能性もあります。 お互いにとってマイナスになることが多いため、面接辞退をする際は電話で連絡してください。

マナー3：営業時間内に連絡をする

面接辞退の連絡をする際は営業時間内に行ってください。 営業時間内であれば比較的連絡が取りやすく、すぐに面接辞退を確定させることができます。 企業側は面接辞退の連絡を受ける際はできるだけ早く知らせてほしいと思っています。 そのため、電話だけでなくメールでも面接辞退の連絡をする際は営業時間内に行ってください。

マナー4：謝罪をしっかり述べる

面接辞退の連絡をする際、必ず謝罪をしっかり述べてください。 急用などのやむを得ない理由での辞退だとしても、企業側にとって面接辞退は非常に迷惑なことです。 謝り方が雑、連絡をした際に一切謝らないなどをすれば、大学などに連絡が行くこともあります。 また、今後この企業を受けるかもしれない後輩たちにとっても迷惑がかかることになるため、正しい言葉使いでしっかりと謝ってください。 謝罪を述べることは社会人としての最低限のマナーです。

面接を辞退すれば、就職のチャンスはほぼ無くなったと思うべきでしょう。しかし、不足の事態で辞退する場合は落ち着いて連絡することが大切です。キャリチャンの「就活相談サポート」では、1対1でどんなお悩みにお答えします。焦りや不安で失礼な連絡をすることがないよう、一度プロのキャリアプランナーに相談してください。

マナー5：無断辞退は絶対にNG

「辞退の連絡が気まずい」などと言った理由で連絡を一切せずに無断で辞退することは絶対にNGです。 このような行為は信頼を完全に失われますし、人としても許される行為ではありません。 準備を進めていたのに無断で辞退をされた企業側の気持ちを考えてみてください。 自分がされて嫌なことはやってはいけないことです。これは面接辞退だけでなく、どんなことにでもやってはいけません。

マナー6：選考段階ならメールでも可

面接を辞退する際はできるだけ電話ですることをオススメしていますが、選考の段階であればメールでも良い場合があります。 選考の時点での面接辞退には対応できるようにしている企業も多くあるためメールでも構いませんが、面接日の前日や当日の場合はメールNGです。 すぐにコンタクトの取れる電話で面接辞退の連絡を行ってください。

面接辞退を電話でする3つのポイント

面接を辞退する際は電話で行うのが一般的です。具体的にどのような点に注意すれば良いのか解説します。

ポイント1：電波の良いところで電話を掛ける

電話で面接辞退の連絡をする際は、電波の良いところで行うようにしてください。 声が聞こえづらかったり、声が途切れ途切れになってしまうと企業側は何について電話をしてきているのか理解することができません。 面接辞退や謝罪をしっかりと企業側に伝えなければならないため、電波の良いところで電話をしましょう。

ポイント2：辞退理由は軽く述べればOK

電話で面接辞退の連絡をする際は、辞退理由は軽く述べればOkです。 あまりダラダラと電話をすると業務の邪魔をしてしまうことになります。 また、辞退理由を長々と話してしまうと相手に引き留められてしまう可能性もあります。 「急用ができてしまったため」など、簡潔に理由を述べましょう。

ポイント3：電話で伝えるべきこと

電話で面接辞退をする際に伝えるべき3つの点をご紹介します。

上記3点をしっかり述べてください。初めに名前や要件を伝えなければ、相手は何で電話してきたのかわかりません。

実際に使えるトークスクリプトを合わせてご紹介します。

上記のように大学名、名前、要件、謝罪をしっかり述べましょう。 辞退理由は「一身上の都合により」など、簡潔なものでOKです。

面接辞退をメールでする2つのポイント

選考段階でメールにて面接辞退の連絡をする際のポイントをご紹介します。

ポイント1：件名に面接辞退を入れる

メールで面接辞退をする際は、面接辞退についてわかる件名にしてください。 メールを受け取る企業は毎日たくさんのメールを確認します。 特に面接を行っている時期はメールのやり取りが頻繁に行われるため、件名で何についてのメールを送ってきたのかをわかるようにする必要があります。

上記のように面接辞退についてわかりやすい件名と自分の名前を書きましょう。 「面接の件」や「辞退について」などでは件名だけで面接辞退の連絡だとわからないので注意してください。

ポイント2：本文の構成

企業に面接辞退のメールを送る際のテンプレートをご紹介します。

文面は電話で連絡をする際とほとんど同じですが、メールでは件名に「面接辞退のご連絡」と本文の最後に自分の名前、大学名、電話番号を記載することを忘れずにしてください。 稀にメールを確認後電話で再度確認をしてくる企業もあります。

おわりに

面接をキャンセルする場合に気を付けたいポイントと、メールと電話でのキャンセルの旨の伝え方についてご説明しました。

なるべく面接キャンセルが起きないように努めることが大切ですが、もしもの場合に備えて、しっかりと面接のキャンセル方法を把握しておきましょう。

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