内定辞退をしたい！失礼のない連絡方法と3つの注意点

内定承諾書の概要は？

企業が就活生に内定をする際に、内定承諾書というものが渡されます。いわゆる、企業から入社の内定が出たことを証明する書類です。

内定承諾書を文面にして出す意図としては、入社の証明のほかに、問題点などがない場合以外は入社をするようにという、就活生に入社を促す意味合いも込められています。また、内定承諾書には下記の内容が記載されています。

「提出してしまったら、辞退はできない」と内定者に思わせるための書類であるとも言え、「企業が内定者を精神的に縛るためのもの」でもあります。

内定承諾書を提出後の辞退はできるのか？

結論として内定承諾書を提出後の辞退は可能です。内定承諾書は、原則的に法的な拘束力がないので、必ず入社しなくてはならないということでもありません。広くいえば、企業側・内定者側の両者ともこの時点では、まだ自由に選択する権利があるということです。

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選考辞退するのは電話？メール？

内定辞退の方法として「電話」「メール」この2つの方法がありますが、相手にも誠意が伝わりやすい電話での連絡をおすすめします。

メールだと、採用担当者がいつでもチェックできるため親切にも思われますが、内定辞退は企業にとって重要な事案なので、簡潔な「メール」だけでは誠実な対応が伝わらない可能性があります。勿論メールでも構いませんが、書面なので気持ちが伝わりにくいため、その分丁寧に文章を考える必要があるでしょう。

したがって、可能な限り「電話」で内定辞退の旨を伝えるのがおすすめです。

電話で内定辞退をする2つのメリット

内定を辞退する際、メールよりも電話の方が誠実な対応だけでなく、他にもメリットはあります。どのようなメリットがあるのかこれから紹介していきます。

メリット1：確実に早く伝わる

電話連絡の方が、企業側に自分の意思を早く伝えられるでしょう。

また、メールで送信をするよりも電話のほうが確実に相手に伝えられるというメリットがあります。メールで送ったが、「企業がチェックしてくれたのかわからない」など思い悩んでしまうこともありません。

したがって、電話の場合は早く伝わるということのほかにも確実に相手(企業)に連絡をすることができます。

メリット2：誠意を伝えやすい

2つ目のメリットとして、メールでの簡潔な報告より自分自身の声で報告することにより誠意が伝わりやすいです。メールでの内定辞退は「手抜き」「雑」と感じてしまう人事の方も少なくありません。

電話連絡の手段を使い、自分の言葉で誠意をもってお詫びの言葉を伝えられたら、企業側も誠実に対応してくれることでしょう。

電話での内定辞退の3つの注意点

電話をする上で気を付けなければいけないことはどのようなことでしょうか。これから3つの注意点をあげていきます。

注意点1：時間帯に気をつけよう

企業の営業時間外や、忙しい時間を避けて電話しましょう。早朝の始業直後やお昼時、業務時間終了後はバタバタしているケースが多いです。電話をかける場合、10時~17時(お昼時は避ける)を狙って電話する事で採用担当者に極力迷惑をかけずに済むでしょう。

また、電話がつながった場合も採用担当者は時間があるとは限りません。必ず「今、お時間よろしいでしょうか？」と最初に聞いてから本題に入るようにしましょう。

もし、担当者が不在の場合は、電話口の社員の方に担当者の都合の良い時間を伺い、自分から再度かけ直しましょう。

注意点2：電話をかける時の場所を気をつけよう

内定辞退の電話に限らず、騒がしくなくお互いの声がしっかり聞き取れるような場所や状況から電話しましょう。社会人としての最低限のマナーです。

注意点3：誠意をもってはっきりと伝えよう

誠意をもって伝えられることが重要です。また、はっきりと自分の意思を相手(企業)に話すようにしましょう。

電話する際、おどおどした声で話すと意思が揺らぐ可能性があるとみなされ、辞退を思いとどまらせようと説得される可能性があるので、話し方にも注意が必要です。

辞退を伝えることは気が引けるという方もいるかもしれませんが、ハッキリと伝えることが大切です。

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内定辞退の電話をする際の例

内定辞退の電話の例文をご紹介していきます。

※辞退理由は聞かれない限り自分から話さなくて大丈夫です。

もし聞かれた場合は「御社と同時に選考を受けていた企業から内定を頂き、適性など考慮した結果辞退するという決断に至りました」など辞退理由を正直に伝える事が重要です。下手な嘘をつくと担当者にウソが見抜かれ不信感につながってしまう場合があるので気をつけましょう。

「年収が低いから」や「福利厚生が悪いから」などネガティブな言葉はなるべく使わないようにしましょう。

この様な流れで話しましょう。

お詫び状

電話で辞退を伝えて終わりではなく、お詫び状を早いタイミングで忘れずに送付しましょう。可能ならば当日中がいいでしょう。

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