新卒必見！事務職の志望動機を書く際に知っておきたいポイントを解説

志望動機で見られる「事務職に求められるスキル」

競争率の高い事務職の就活では、ライバルたちに差をつける志望動機が必須です。企業の人事担当者は全国から寄せられるたくさんのESを読みますので、その中から「この学生に会ってみよう」と思ってもらえなければ、書類選考すら突破できないでしょう。

仕事で求められるスキルは職種によって異なります。企業にとって魅力的に感じる志望動機を書くには、まず事務職においてどんなスキルが求められるのか把握しておかなければなりません。

コラムの初めに、事務職に求められるスキルについて解説します。

スケジュール管理能力

事務職に必要なスキルの一つはスケジュール管理能力です。

事務職の仕事は、1つの目標に向かって1日中特定の仕事に専念するというより、細かく煩雑で多岐にわたる仕事を、いくつもこなしていくという場合が多いです。そのため事務職では、常に優先順位を付けながら効率的に業務にあたる必要があります。

また、営業事務などもっと細かな職種の分類によっては、自分のスケジュールだけでなく他人のスケジュール管理も任されることがあります。

そういう意味でも事務職において、スケジュール管理能力は必要不可欠です。

コミュニケーション能力

コミュニケーション能力の有無も、企業が事務職の志望動機をチェックするうえで重要なポイントです。

電話応対以外、社外の人と直接会話することがあまりない事務職はコミュニケーションと無縁なイメージがあるかもしれません。しかし事務職は仕事上、社内のほとんどの人と関わらなければならず、実は結構コミュニケーション能力が求められる職種です。

たとえば社員に頼まれた書類の作成や事務上の手続きも、相手ときちんと意思疎通できなければ間違った方向に進んでしまいます。お互いの時間や労力が無駄になるばかりか、内容によってはプロジェクト全体の流れが滞るなど、損失を生む可能性もあるのです。

また事務職は会社の予算や設備を管理し、時には部署間の要望を調整したり、全社的なルールを周知したりすることもあります。周りとうまくコミュニケーションを取り、連携できていなければ、事務側がいくら経費節減や社内ルールの徹底を叫んでも、誰も従ってはくれません。

このように社内の仕事は事務職が中心となって回っているので、社員一人一人としっかりコミュニケーションを取り、円滑な人間関係を築けるどうかが重要なのです。

対話力は事務職だけでなく、社会人としても必要なスキルです。接客業のアルバイト経験がある学生は、大きな強みとしてアピールできるでしょう。

基本的なPC操作スキル

事務職に求められる3つ目のスキルは、基本的なPC操作スキルです。特にWord、Excel、PowerPointなど事務作業に必須であるofficeソフトの基本的な操作スキルが求められます。

基本的なofficeソフトの操作がすでに身についている学生は、Excel関数やPowerPointを使ったポスター作成など、よりレベルの高い技術の習得がオススメです。

専門的なスキルがあればキャリアアップや昇給にもつながるので、入社前から積極的にスキル向上を目指しておくといいでしょう。

サポート力

事務職の採用試験において企業は、その学生にサポート力があるかどうかを重視して、志望動機をチェックしています。なぜなら事務職は、企業の中で「他の社員をサポートする」という、地味で地道な役割を担うからです。

事務職といってもいろいろですが、総務なら社員全員がスムーズに働けるよう備品を管理したり、営業事務なら営業に代わって取引先と連絡を取り合ったりといった仕事がメインになります。つまり対外的に表に出るのではなく、他の仕事をする社員が活躍できるよう、裏方に回ってサポートするのが事務職の仕事です。

そのため事務職というのは、社外へ出る職種や新たなものを生み出す職種に比べると、刺激の少ない職種です。基本的に内勤の座り仕事で、環境的にも毎日あまり変化がありません。そのうえ事務職は直接的に利益を上げる営業や商品を生み出す製造などの職種と違い、会社への貢献度が分かりにくく、スポットライトを浴びにくい職種です。自分の仕事が多くの社員を助け、会社の利益につながっていたとしても、評価を得るのは営業などの表舞台に立つ人で、事務職の活躍が注目されることはほとんどないのです。

また仕事の性質上、その成果を誰かと競い合って勝敗がつくようなこともないので、自分自身も大きな達成感を感じにくいです。昇進・昇給はもちろん、負けず嫌いや自己満足といった精神面でもモチベーションを上げにくいため、すぐに飽きてしまって仕事が手抜きになる人もいます。そうした地味で地道なサポート役にやりがいを感じ、根気強く続けられるということは意外と貴重な才能なのです。

丁寧かつ正確に物事を進めるスキル

事務職に求められる5つ目のスキルは、丁寧かつ正確に物事を進めるスキルです。仕事でのミスの少なさは評価を上げるポイントにもなります。

迅速な業務進行は、一緒に仕事をするチームにとっても、企業にとっても必要なスキルです。しかし、誤字や脱字などの細かいミスが多ければ、修正作業の時間が増え業務の進行を妨げてしまいます。

それに自分自身が社外へ出なくても、請求書や契約書といった事務職が作成した書類は社外へ出て行っていくわけですし、それらにミスがあると会社の信用にかかわります。また社員の給与計算や経費の処理など、事務職には金銭がからむ仕事も多く、1円の誤差も許されません。

他の社員を支えるためには、サポート力だけでなく、仕事に対するきめ細かさや正確性も不可欠となります。丁寧な作業を心がけ、ミスを最小限に抑えながら迅速に対応できるスキルが理想的な事務職のあり方です。

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新卒が事務職の志望動機を作成する際のポイント

企業が事務職を志望する学生をどんな視点でチェックしているか理解したところで、次は実際に自分が志望動機を作成する際に、どのように書けばいいのかを考えましょう。

志望動機は、履歴書やエントリーシートで必ず問われる項目の一つです。他の新卒生に差をつけ、企業に「会いたい」と思ってもらえる志望動機を書くために、ここでは事務職の志望動機をより魅力的なものにするためのポイントを3つ紹介します。

その企業が事務職に求めている人物像を把握する

実際エントリーシートや履歴書に書く志望動機を考える前に、まずはその企業が事務職に求めている人物像を把握しましょう。

前述のように、一般的に事務職で求められるスキルは前述の通りです。

しかし事務職に求めている人物像の詳細は企業によって異なるため、企業ごとに志望動機を変化させる必要があります。たとえ上記に該当していても、それがその企業の求めるスキルでなければ効果的なアピールにはなりません。

履歴書やエントリーシートに記入する志望動機は、その企業がどのようなスキルを持った人材を求めているのかリサーチした上で、自分がアピールすべきポイントを考えてください。

なぜ事務職として働きたいのかを明確にする

志望動機を書く際は、「なぜ事務職として働きたいのか」を自分の中で明確にしましょう。今までの経験を振り返って自己分析を行い、どのようなきっかけから事務職を目指すようになったのか考えるとよいです。

このコラムを読んでいる中には、事務職の条件面に惹かれた人や消去法で事務職に行きついた人もいるかもしれません。

しかし条件面に惹かれた人も、よく考えれば同じような条件の仕事の中から、あえて「事務職」を選んだ理由があるはずです。

また消去法で事務職に行きついた人も、他の仕事は嫌だけど、事務職ならやってもいいと思う理由がきっとあります。

「なぜ事務職として働きたいのか」が明確になっていないと、仕事に対する熱意や想いが伝わらないので、しっかり自己分析を行って理由を明確にしましょう。

なぜこの企業の事務職を志望したのかを明確にする

志望動機の中では、志望度の高さを企業に伝えるために「なぜこの企業なのか」を明確に示すことが大切です。

事務職はたいていどの企業にもある職種であり、どの企業で働いても仕事内容自体はそれほど変わりません。だからこそ、他のどこでもなく「この企業でなくてはならない」という思いを伝え、「自社でなくてもいいよね」と思われないような志望動機を用意する必要があります。

「この企業がいい理由」を明確にするには、徹底した企業研究が必須です。企業研究から得たその企業ならではの特色を志望動機の中に反映させることで、志望度の高さと同時に企業理解の深さも示せます。

さらに企業研究と前項の自己分析の結果と合わせ、「この企業で活かせる自分の強み」を示すことができれば、高評価につながる志望動機となるでしょう。

キャリアプランを明確にする

志望動機を書く前に、事務職として働くうえで今後どうなりたいのか、どのように働いていきたいのかといったキャリアプランを明確にしてください。

他の職種と比べると、事務職はどの企業でもあまり代り映えのない内容ですし、将来の夢を描きにくい職種です。

成果が分かりやすい営業職などと違って大きな昇給や昇進はほとんどありませんし、研究職や技術職と違って新たなものを生み出し、社内外の評価を得られるわけでもありません。

しかし志望動機の中では、「それでも事務職としてこう働きたい！」という思いを明確にしましょう。「〇年後に△△をする」「〇年後に△△の資格を取得する」などといった、具体的な目標を立てておくと良いです。

「字を綺麗に書く」ことが重要

ESなどに志望動機を書く際、字を丁寧に書くことは大前提ですが、事務職ではとくに「字を綺麗に書く」ということが重要になります。なぜなら字が雑な人は何事も雑だから、仕事も雑に違いないと捉えられてしまうからです。

つまり、字を綺麗に書くことで、周りへの気遣いができることや物事の丁寧さ、正確性といったことを示せるというわけです。

たとえば、電話・来客対応を行う事務職は伝言を承ることもありますが、メモした字が汚いといちいち内容を確認しなければなりませんし、ミスの原因にもなります。そうなれば仕事にも支障が出てしまうため、採用する側としても欲しいと思いません。

また、ペーパーレス化が進んでいる現代では綺麗な手書き文字が書ける人が少ないので、事務職は各部署のサポート役として、封書のあて名書きを頼まれるといったこともあります。そういう意味でも、事務職では字を奇麗に書けるかどうかが合否の判断基準の1つとなるのです。

それでなくても、企業の人事担当者は「学生の志望度が高く、読んでもらいたいと思う気持ちが強いのなら、ESなどの字を綺麗に書こうとするはずだ」と考えています。

このことから、「志望動機の字が綺麗だと熱意を感じる」とし、熱意の指標と捉える人事も多いのです。

字を書くのが苦手な人もいると思いますが、自信がなくても”字を綺麗に書こう”と努力する姿勢が大切になります。

新卒が知っておきたい事務職の職種別アピールポイント

事務職は、事務業務を行う職業の総称で、より細かく職種を分類すると多岐にわたります。それぞれ主に行う業務も、求められるスキルも異なるので自分の強みを活かせる職種を探してみてください。

新卒が事務職の志望動機で好印象を与えやすい書き方

志望動機で熱意や強みをアピールしたくても、思いついたまま記述するだけでは人事担当者にうまく伝わりません。大勢いる候補者の中から「この学生に会ってみよう」と思わせるためには、論理的で説得力のある書き方で、読む人に伝わる志望動機を書く必要があります。

論理的で説得力のある志望動機を書く方法は、PREP法を意識し、「主張→理由→具体例→結論」の順で話を展開することです。

ここからはその順序に沿って、実際に事務職の志望動機を書く際のポイントを具体的に説明していきます。

Step1：なぜ事務職を目指したのか

志望動機の冒頭は、「なぜ事務職を目指したのか」という志望理由を要約して、読み手に主張する部分です。質問に対するダイレクトな結論から書くことで、文全体のテンポが良くなり読みやすい文章になります。

また、一文を簡潔に書くことで事務職を志望した理由が明確になり、読み手にストレスを与えない文章が作れます。自分が「事務職を志望した理由」を一言にまとめ、簡潔に述べてください。

語り出しで志望動機全体の印象が決まりますので、「話の続きを聞きたい」と思わせられるような、簡潔でインパクトのある主張を考えましょう。

Step2：事務職を目指したきっかけ

主張の次は、つぎに、事務職を志望するきっかけをを述べていきます。主張で述べた一言を、もう少し詳しく説明する部分です。きっかけも簡潔にまとめることで読み手に伝わりやすくなり、あとのエピソードの説得力を上げることができます。

事務職を目指したきっかけは、事務職を目指した理由よりも少し掘り下げて述べておくとよいです。抽象的な表現は読み手に伝わりにくく、多くの履歴書やエントリーシートを読んでいる採用側のストレスになります。

さまざまな職業がある中から自分が事務職を選んだきっかけを語って、仕事に対する熱意を伝えましょう。今までの経験や自己分析の結果など、どのような過程で事務職を目指そうと思ったのか語ってください。

Step3：主張やきっかけを裏付けるエピソード

事務職を目指すきっかけを述べたら、冒頭の事務職を志望したきっかけや理由を裏付けるエピソードを述べます。ただ「私はExcelが得意で…」などと述べても信ぴょう性に欠けるので、冒頭の主張や事務職を志望したきっかけで語ったことを裏付けるエピソードを加えます。

スキル面を志望理由にしたのなら、自分のスキルを活かしたエピソードとして、取得した資格や学んでいる内容を盛り込むとよいです。細かな気配りや人のために働けることなど人間性の面を志望理由にしたのなら、その性格を活かした経験を裏付けエピソードとして語りましょう。

それぞれのエピソードは、具体性を持たせることが重要です。成果を表す数値や人数など、可視化できるものは数値で述べることを意識してください。

Step4：その企業でどのように活躍していきたいのか

最後に、裏付けとなるエピソードで学んだことを、志望している企業でどのように活かせるのかを述べます。入社後自分が企業内でどのように活躍したいのか、自分が企業にどのように役に立てるのか、今後のキャリアプランについて語ってください。

ただし結論では、ただ自分の将来像を述べるだけでなく「なぜこの企業の事務職でなければいけないのか」を明確に示すことが大切です。企業研究から得た企業理解をもとに、”その企業だからこそ可能な将来像”を特定することで、他の企業への志望動機と差別化し志望度の高さもアピールできます。

「この企業だからこそ、この強みを活かせる」「この企業だからこそ、このキャリアプランを実現できる」などと、具体的に語るとよいです。

志望動機の書き方について不安を感じたら、キャリチャンの「就活相談会」で相談してください。一人で悩んでもよい志望動機は書けませんので、就活のプロのアドバイスを受け、適切なブラッシュアップを図りましょう。

事務職に新卒採用された志望動機の例文

前述の書き方を理解したら、実際に志望動機を書いてみましょう。ここでは、実際に事務職に新卒採用された学生の志望動機の例文を紹介します。

【ベンチャー企業の一般事務の志望動機　例文】

上の例の場合、自身の性格や持っているスキルや資格を最大限活かした文章になっています。営業事務ならどの企業でもいいと思われないように、その企業のビジョンや仕事のやり方を踏まえたうえで、それに合った活躍予想図を語ることが大切です。

またESの場合は記入欄の大きさが企業ごとに異なるので、それによって200字、400字、600字など字数を調整する必要があります。指定の枠内に収まることはもちろんですが、あまり長くて字が小さくなると読みにくいですし、逆に短過ぎるのも熱意が感じられません。始めはやや長めに考え、枠に合わせて具体例や説明を削ったり、単語や語尾を変換したりして、だいたいピッタリ枠が埋まるように字数を調整しましょう。

新卒が持っておくと便利な事務職向けの資格

自分にはアピールできる強みがないと感じてる学生には、就職に有利と言われている資格の取得がおすすめです。ここでは、事務職で活用できるおすすめの資格を紹介します。

資格は上記の表に記したものだけではありません。資格は、就職活動だけではなく転職活動にも役立つので、学生のうちに取得できる資格は取得しておくといいでしょう。

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