【例文あり】就活における質問メールの正しい送り方をプロが解説

就活中に質問メールを作成する際に考慮すべき基本マナー

就活をしているとさまざまな疑問が湧き出し、企業へ質問メールを送る機会は意外と多くあります。しかし企業に送るメールは、ビジネスマナーを守って作成することが大切です。

そこで間違った質問メールを送ってしまうと、印象が悪くなってしまうかもしれません。社員として迎え入れても安心だと思われるような、正しいメールを送れるようになりましょう。

企業への質問メールを作成する際に考慮すべき基本マナーは、以下の6つです。

どのような内容の質問であっても、これらはベースとなりますので、しっかりとチェックしてください。

件名は簡潔に内容が伝わるように作成する

企業へメールを送る際は、開封しなくても、どんな内容が記載されているかわかるような件名にするのがマナーです。これは質問メールに限らず、ビジネスメール全般に共通のマナーとなっています。

社会人は一日に数十通ものメールを受け取るため、件名から内容を推測し、優先度の高い順に確認していきます。他のメールと区別しやすくするためにも、早くメールを開いてもらうためにも、件名だけで用件がわかるようにする必要があるのです。

長すぎる件名や、内容がわからない件名だと、迷惑メールとしてスルーされてしまう恐れがあります。「【質問】面接会場について」など、簡潔に内容がわかる件名を設定するように心がけてください。

ただし、あまりにも簡潔になり過ぎて、確認の必要性が伝わらないのも問題です。符号などをうまく用いて、目立ちつつ伝わりやすいタイトルを考えてください。

要件が容易に把握できシンプルな文章とする

質問メールの本文は、件名と同様に、用件がわかりやすくシンプルな文章を心がけましょう。メールの相手は仕事で忙しくしているはずなので、短時間で対処してもらえるように配慮する必要があります。

ダラダラと長く、結局は用件が何なのかがわからないメールでは、送る意味がないです。このような文章は、「伝える力がない」「コミュニケーション能力が低い」といった悪い印象を与える恐れがあります。

企業への質問メールで伝えるべきことは、以下の3つです。

メールを作成する際は、これらがわかるような内容を意識するのがポイントです。むしろ、これら以外の余計な文章は読みづらさの原因となるため、不必要なことは書かないように注意してください。

また内容の他に、適度に改行を入れてメールを見やすくすることも大切です。どうすれば読みやすいか、どうすれば内容が伝わりやすいかを意識して、メールを作成してください。

基本的には、確認したいポイントを文面の先頭側に記載する方法も有効です。長々と記載されていても、読む側としては最後まで読む気になれません。結論ファーストで、記載すると相手に伝えたいポイントが伝わりやすくなります。

本文の最初に宛名を入れ、最後に署名を入れる

メールを送る際は「宛名」と「署名」が欠かせません。

宛名とは、送り先の「企業名」「部署名」「氏名」を書き出しに書いたものです。メールを送る相手の名前、企業名を間違えると失礼になります。特に「前株：株式会社○○」なのか「後株：○○株式会社」なのかは間違えやすいので注意してください。

また、送る相手の役職も間違えやすいポイントです。もし相手の役職が不明瞭な場合は、上記のように部署名だけに留めて、○○様とする方法もあります。

署名とは、自分の情報をメールの締めに書いたもので、「大学名」「学科・学部」「氏名」「住所」「メールアドレス」「電話番号」を記載します。上記のように仕切りを入れれば、本文と差別化でき、見やすくなります。署名の情報をもとに企業から連絡が来る場合があるためで、ミスがないように注意してください。

これらの情報を毎回記入するのは大変だと思うので、自動出力できるようにしておくと便利です。Outlookなどのメジャーなメーラーでは、デフォルト設定で署名を追加できる機能があるので、活用するとよいでしょう。

メールを送る時間は営業時間内とする

質問メールを送る際は、メールを送る時間も気にしなくてはなりません。メールだからといって、いつでも送ってよいわけではないのです。

メールを送る時間は、企業の営業時間内にしましょう。また、企業側が忙しい時間帯や休憩時間は避けた方がベターです。一般的な企業であれば、始業後1時間（9:00~10:00）とお昼休み（12:00~13:00）、終業前1時間（17:00~18:00）は避けた方がよいでしょう。

これらの時間を避けた方が、企業側の担当者を煩わせて悪印象を与えずに済みますし、連絡も通じやすくなり、すぐに返信をもらえる可能性が高いです。

また、たとえ急を要する質問だとしても、夜中や朝方などに連絡をするのは避けた方がよいです。会社用PCのメールアドレスだった場合でも、携帯電話と受信を連携している場合があるため、迷惑になります。

このような時間帯にメールを送ると「不規則な生活をしている」と思われ、印象がよくないです。どうしても相手の都合に合う時間帯にメールを送信できない場合は、送信予約機能などを活用してください。

返信はレスポンスよく行う

質問に対する回答が来たら、お礼メールを送りましょう。企業の方は、忙しい通常業務の合間をぬってあなたに返信をしてくれています。それに対し、感謝の気持ちはすぐに述べるのが、社会人としてのマナーです。

基本的にはすぐにお礼メールを送るのが理想ですが、気付かなかった場合にはその日のうちに送るようにしてください。ただし、夜中になるような場合には次の日の朝まで待つことをオススメします。次の日になってしまった際は、「連絡が遅くなり申し訳ありません」と一言謝罪を添えるとよいでしょう。

お礼メールは新規で作成するのではなく、相手のメールに返信する機能を使うのが基本です。件名も新しくせず「Re:」を残しておくことで、企業側もどのメールの続きなのか認識しやすくなります。

ただし、「Re:」が続き過ぎるとタイトルが埋もれてしまうため、何度もメールのやり取りが続いた場合は、先頭の「Re:」のみ残して削除するなどの配慮も必要です。

もし、こういった企業とのやり取りが面倒であれば、就活エージェントを活用するのもオススメです。就活エージェントからの紹介企業であれば、わからないことはエージェントが間に入って、代わりに企業側へ問い合わせてくれます。それに対するお礼メールを、あなた自身が企業側へ送る必要もありません。

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言葉使いに細心の注意を払う

メールで質問する場合でも、ビジネスマナーを守った言葉使いを心がけてください。メールの場合は電話と違って文面として残るので、言葉遣いの誤りを「聞き流される」ことはありません。

砕けた表現は使わず、必ず正しい日本語で記載して、社会人としてのマナーを守れる人物である点をアピールしましょう。中でも、とくに注意したいのは敬語の使い方です。自分では正しい敬語を使っていると思っていても、実は間違っている可能性があります。

典型的な例として、「ご苦労さまです」といった表現があります。これは一見すると丁寧な表現のように見えて、実は上から目線の表現で、目上の方に使用すべき言葉ではないです。目上の方に使用する敬語を正しく用いてください。

【就活対策資料】
敬語マニュアル

状況別の質問メール例文

質問メールの基本マナーを把握したら次は、状況別の質問メール例文を見てみましょう。ここでは、就活の中でよくある以下の6つの状況での質問を例文とともに解説していきます。

ぜひ参考にしてください。

エントリーシートの記載事項を確認するメール

エントリーシートの記載事項について確認する際の質問メールです。「どんなことを書けばいいのか」「何を書けばいいのか」などと疑問を持った際に参考にしてください。

選考への意思や準備を進めているポイント、そして「何を聞きたいのか」をハッキリと明記します。ダラダラと書いてしまうと何を質問したいのかがわからなくなってしまうので、簡潔にまとめてください。

面接や説明会に関連する質問メール

面接や説明会の時間・会場確認を行う際の質問メール例です。パンフレットなどの案内に記載がなかった場合や、口頭で伝えられた内容と異なる場合などの問い合わせ方法として参考にしてください。

時間や会場の場所など、案内状に記載がなかったポイントを伝え、何時にどこで行けばいいのかをしっかりと確認してください。また、事前に確認していた情報と合わせて記載すれば、企業側も返信がしやすくなります。

質問ではなく面接日程の再調整を依頼したい場合は、下記のコラムを参考にしてください。

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「服装」に関する確認メール

例文1は就活イベントなど、「服装自由」となっている際にどのような服装で訪問すべきかを尋ねる質問メール例です。面接ほどきっちりしていない就活イベントなどの参加の際に参考にしてください。

基本的に就活の服装はスーツが多いので、先方から特に指定がなければ、スーツを着ていくのを前提に質問します。暑い季節にはクールビズを指定されることもありますが、企業によって許容範囲が異なるため、事前に確認しておくとよいでしょう。

ただしアパレル業界など、服のセンスが問われるような業種においてはスーツではなく、私服指定の可能性があります。どのような服装がよいのかを確認しましょう。

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複数質問したい場合のメール

いくつか質問がある場合の質問例です。何度もメールを送るのはかえって失礼ですので、一度のメールで済ませるよう、下記を参考にメールを作成してください。

複数質問する際には、「複数質問させてもらうと伝えること」「箇条書きにして見やすくすること」がポイントです。

文中にダラダラと質問を書いてしまうと、結局何を聞きたいのかがわかりにくいものです。

「複数の質問がある」と前置きをした上で、箇条書きにしてメールを作成する必要があります。また、回答フォームを添付して相手が回答しやすいように配慮するのも1つの手です。

内定通知に対しての質問メール

内定通知を受けた後に、質問したい内容がある場合は基本的にすぐに連絡するのが鉄則です。

質問メールと同様に、何を確認したいのかを簡潔に記載してください。例文のように、場合によっては改めて面談を申し入れてもよいでしょう。

質問ではなく感謝の気持ちを伝えたい場合は、下記のコラムを参考にしてください。

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インターンシップや座談会後の質問メール

インターンシップや座談会後の質問メールも、基本は他の質問メールと同様に作成します。

座談会やインターンシップの中で、疑問点について確認されるのが一般的です。そこで確認できなかった点を連絡した上で、疑問点を質問する流れで作成します。なお、メールだけで確認するのが困難な場合は、面談や電話で確認したい旨を伝えてください。

インターンシップへの感謝を伝えたい場合は、下記のコラムを参考にしてください。

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回答を受けた場合のお礼メール

企業から回答が来たら、そのメールに対してお礼のメールを送ります。お礼メールは“すぐ”に送るのがマナーです。

質問メールの基本マナーでも解説したように、お礼メールは新規作成するのではありません。そのまま返信するのが基本で、件名にも「Re:」を残したままにします。

質問メールを送付する上で注意すべきポイント

印象が悪い質問メールを送ってしまうと、「マナーが守れない人物」との印象が残り、選考において不利になってしまう可能性があります。

そのような事態にならないよう、ここでは質問メールを送る際の注意点を確認しておきましょう。質問メールは社会人になってからも使いますので、しっかりと覚えておいてください。

送る前に宛名や文章をよく確認する

質問メールを送る前に、書き上げた文章をよく読み、おかしなところがないかよく確認しましょう。宛名や敬称は間違えやすい部分ですが、これを間違えると大変失礼に当たります。

また、質問メールを送付する際には正しい日本語を用いることが大前提です。敬語と尊敬語、謙譲語の違いを理解して、ビジネスマナーを遵守したメールを送付する必要があります。

自分だけのチェックだと「このように書いたはず」という思い込みからミスに気づけない場合もあります。親や友人などの第三者に、客観的な視点からチェックしてもらえると安心です。

メールのやりとりは必ず自分側の送信が最後とする

質問メールのやり取りは、なるべく「自分」から送信したメールで終わらせるようにしてください。質問メールの回答に対してお礼メールを送ると、企業から返信が来る場合があります。その際にはもう一度返信し、自分側のメールでやりとりが完了するようにしましょう。

時々、企業側が気を遣って、さらに返信をくれる場合もあります。しかし、あまり意味のないメールのやりとりをダラダラと続けるのは、相手にもかえって迷惑です。中身のない挨拶だけが続くようなら、空気を読んで自分から切り上げてしまっても構いません。

自分からの返信メールの結びの挨拶の前に「ご多用の折と存じますので、ご返信には及びません」などの一言があると、相手もメールを切り上げやすく、親切です。

質問メールのマナーが不安な人は就活のプロに相談を

初めての就活ではわからない点もたくさんありますが、それらを「わからないまま」にしておくのはよくありません。正しいやり方で、企業へ質問メールを送りましょう。

マナーが守れていない質問メールは悪い印象を与えてしまい、本選考に影響を及ぼしてしまう可能性もあります。ビジネスメールのマナーを、しっかりとマスターしてください。

もし、「質問メールの送り方がわからない」「マナーとか苦手…。」「マナーに気を取られて就活がうまく行かない」という人がいましたら、ぜひキャリチャンを頼ってください！

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