内定辞退の手紙は必要？基本マナーと書き方、送付方法について

内定辞退における手紙の必要性

冒頭にも述べたように、内定辞退の際は電話連絡に加えて、手紙も必要になるケースがあります。しかし電話やメールに比べ、手紙を書くのはなかなか面倒な作業です。内定辞退の連絡をどんな手段で行うべきか、迷っている就活生もいるでしょう。

そこでコラムの初めにまずは、内定辞退における手紙の必要性について、以下の視点から解説します。

以下の説明を参考に、手紙が必要かどうか判断してください。

手紙がオススメのケース

状況によっては、内定辞退の連絡を電話と手紙の両方で行った方がよいケースがあります。基本的に、内定辞退は電話で連絡するのがマナーと言われていますが、手紙を併用することでより丁寧な印象を与えられるでしょう。

手紙を併用するのがオススメのケースは、以下のとおりです。

上記のほか、事務手続き上の決まりで、企業側から手紙の提出を求められるケースもあります。

ただし、電話連絡時に「手紙は不要」と言われた場合は、その意向に従い、無用な負担を避けることが適切です。

内定辞退に関する注意点についてより詳しく知りたい人は、以下のコラムも参照してください。

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基本は電話連絡

内定辞退の際は、電話による直接の連絡が基本です。電話での連絡は、誠意を迅速かつ明確に伝えられるため、相手の信頼を損なうリスクを軽減します。

手紙やメールだけでは、確認までに時間がかかるため、企業に迷惑をかける恐れがあります。しかし、電話であれば即時に意思を伝えることが可能です。また、メールよりも相手に確実に届きやすいという利点もあります。

そのため、手紙はあくまで補助的な役割に留め、まずは電話での連絡を優先することが欠かせません。電話で内定辞退の意図を伝えた後に手紙を送ることで、誠実な対応として受け止められます。

電話で内定辞退の意思を伝えた後、必要に応じて手紙を送り、感謝やお詫びを改めて伝えるとよいでしょう。

手紙は誠実さを補完する手段であり、決して電話連絡の代わりにはなりません。電話と手紙を効果的に使い分けることで、相手に敬意と配慮を伝えることが可能です。

内定辞退の連絡方法についてより詳しく知りたい人は、以下のコラムもあわせてチェックしてみましょう。

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内定辞退による遅れを取り戻せるだけでなく、不安な気持ちを解消するうえでも役に立つでしょう。ぜひ相談してみてください。

内定辞退の手紙を送るメリット

内定辞退の手紙を送ると、以下のようなメリットがあります。

ここで紹介する内容を読むことで内定辞退の手紙を送る意味を理解でき、マナーを守った対応が可能になるでしょう。

企業からの印象が悪化しにくくなる

内定辞退の手紙を送ると、企業からの印象が悪化しにくくなるというメリットがあります。

内定辞退の連絡は企業に影響を与えるため、丁寧な対応が求められます。中でも手紙は、電話やメールと比べてよりフォーマルで誠実な印象を与える手段です。手書きで作成すれば、さらに丁寧さが伝わり、企業側も誠意を感じやすくなるでしょう。

また、手紙は選考の機会に対する感謝や辞退へのお詫びを自分の言葉で伝えられる点が大きな特徴です。「選考にご尽力いただき感謝しています」といった感謝の意を含む内容を手書きで記せば、真心が企業に伝わります。

さらに、手紙は企業側への配慮を示す行動としても効果的です。企業は採用活動に多大な労力を費やしており、辞退による採用活動の再開などの影響を受けます。「迷惑をこうむった」という印象を軽減するためにも、感謝とお詫びの気持ちを手紙で伝えることが大切です。

ただし、手紙で印象が回復しても、一度内定辞退をすると再応募が難しくなるという点は変わりません。内定辞退後の再応募についてより詳しく知りたい人は、以下のコラムもあわせてチェックしてみましょう。

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トラブル防止になる

内定辞退の連絡は、誤解やトラブルを招く可能性もありますが、手紙を送ることでそのリスクを予防する効果があります。

電話でのやり取りは記録が残らないため、後に「言った」「言わない」の問題が発生することがあります。一方、手紙は記録として残るため、後からの確認が容易です。企業側から追加の連絡が来た場合でも、手紙の内容を基に対応できます。

また、手紙は内定辞退の意思を明確に伝える手段でもあります。曖昧な言葉を避け、はっきりと辞退の意向を示すことで、企業からの引き留めや再確認の連絡を減らせるでしょう。

さらに、手紙を通じて感謝とお詫びを丁寧に表現することで、企業側の感情的な反発を和らげ、スムーズな手続きを促せます。ただし、内容には十分注意を払い、誠実さを損なわないよう配慮が必要です。

電話で伝えきれない部分を補足できる

内定辞退の連絡は基本的に電話で行いますが、手紙は電話で補いきれない部分を補完するのに役立ちます。

電話では限られた時間内で要点を伝える必要があるため、辞退の経緯や詳細な感謝の気持ちを伝えきれない場合があります。一方で、手紙なら時間をかけて構成し、感情や状況を具体的に説明できるわけです。

家庭の事情や健康上の理由など、電話では伝えにくい内容を手紙で丁寧に説明することで、企業の理解を得やすくなるでしょう。

また、手紙を送ることで企業との良好な関係を維持するきっかけにもなります。辞退の意思を伝える際に誠実な対応を心がけることで、将来の関係性が保たれる可能性があります。

ただし、手紙はあくまで電話の補足として位置づけられるべきであり、連絡手段として電話を省略することは避けましょう。手紙の内容は簡潔にまとめることを心がけ、冗長な文章にならないよう配慮することも重要です。

内定辞退の手紙の基本構成

内定辞退の手紙は一般的に、以下の構成順序で作成します。

ビジネス上の手紙には、構成のルールがあります。基本的な手紙の構成を覚えておくことで、スムーズな作成が可能になるでしょう。

以下では、それぞれの構成要素について詳しく解説します。

頭語・時候の挨拶

手紙の冒頭では、まず頭語と時候の挨拶を記載します。一般的には「拝啓」という頭語を用い、季節に応じた適切な時候の挨拶を選びましょう。春には「陽春の候」、夏には「盛夏の候」、秋には「秋冷の候」などが適切です。

この後に、簡潔な感謝の言葉を続けることで、丁寧な印象を与えることが可能です。例として「貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」といった表現が挙げられます。時候の挨拶は、送る時期に合わせて選ぶことが重要です。

内定への感謝

次に、内定をいただいたことへの感謝を丁寧に伝えましょう。採用に携わってくれた担当者への感謝を具体的に述べると、より誠意が伝わります。

「先日は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました」や「この度は、採用内定のご連絡をいただき、大変光栄に存じます」という表現が適しています。

「選考の機会をいただき」や「丁寧なご対応をいただき」という具体的な言葉を加えると、感謝の意がさらに深く伝わるでしょう。

内定辞退の意思

内定辞退の意思を伝える際は、曖昧な表現を避け、はっきりと伝えることが大切です。

たとえば、「熟慮を重ねた結果、この度、貴社からの内定を辞退させていただきたく存じます」というように表現しましょう。

また「誠に恐縮ではございますが」「大変心苦しいのですが」などのクッション言葉を添えることで、より丁寧な印象を与えられます。

敬語やクッション言葉について詳しく知りたい場合は、以下の資料を活用してください。

【就活対策資料】
敬語マニュアル

辞退理由

辞退の理由は回りくどくならないよう、簡潔にまとめましょう。とはいえ、理由によっては引き留められる可能性があるため、相手に納得してもらえる内容にすることが大切です。

たとえば、「以前より志望していた企業から内定をいただき、そちらへの入社を決意しました」「今一度将来を考え直した結果、別の職種に挑戦したい気持ちが強まりました」といった表現が考えられます。

具体的な理由を避けたい場合は、「一身上の都合」という表現も可能です。しかし、場合によっては企業に不快感を与える可能性があるため注意してください。

謝罪の言葉

内定辞退が企業に与える影響を考慮し、誠意を持って謝罪の意を伝えましょう。

「このような結果となり、大変申し訳ございません」や「貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、心苦しく存じます」という表現が適しています。

採用活動に尽力してくれた相手への感謝と謝罪を丁寧に述べることで、誠実な印象を残せます。

今後の発展を祈る言葉

手紙の結びには、企業への敬意を示す言葉を添えましょう。「末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます」という表現が一般的です。

内定辞退という内容の手紙を、ポジティブに締めくくる役割を果たすでしょう。

結語・日付・署名

最後に「敬具」といった結語を添え、本文を締めくくります。手紙の形式を整え、正式なビジネス文書として作成・送付するうえで重要な視点です。

そのあと行を変えて、日付と署名を記載します。署名は自分の名前を丁寧に記すよう心がけましょう。

宛名

ビジネス上の手紙では、宛名を最後に記載します。

宛名には、企業名・部署名・担当者名を正確に記載しましょう。担当者が不明な場合は「人事部 御担当者様」と記すのが適切です。

宛名の書き間違いは失礼にあたるため、細心の注意を払いましょう。

なお、内定辞退に不安を感じている場合は、キャリチャンの就活支援サービス「再就活サポート」の活用も検討してみてください。内定辞退の伝え方に関するアドバイスに加え、求人の紹介など、辞退後の就活サポートを受けることが可能です。

内定辞退の手紙の書き方

ここでは、内定辞退の手紙の書き方について、以下の2つに分けて解説します。

内定辞退の手紙は書き方によってマナーが異なります。ここで紹介する内容を参考に、社会人としての一般的なマナーを身につけましょう。

便箋

内定辞退の手紙で使う便箋は、白無地のシンプルなものを用意しましょう。便箋の記載方法は、以下のパターンが考えられます。それぞれ印象やポイントが異なるので注意しましょう。

◆ 「手書き」か「パソコン」か

内定辞退の手紙を作成する際は、手書きの方がより丁寧な印象を与え、誠意が伝わりやすいでしょう。

手書きの場合は、一文字ずつ丁寧に楷書で書くよう心がけましょう。書き間違えた際には修正液を使わず、新しい便箋に書き直すことが礼儀です。

やむを得ずパソコンで作成する場合は、フォントや文字サイズを調整して読みやすくする工夫が求められます。

◆ 「縦書き」か「横書き」か

お詫びの手紙を書く際は、縦書きを選ぶのが一般的です。日本語はもともと、縦書きで右側から書くように考えられた言語なので、縦書きにすることで正式な印象を与えます。縦書きの手紙は形式を守りながらも、手書きならではの温かみを伝えるツールとして効果的です。

横書きは主に親しい間柄で使用される形式ですが、ビジネスシーンでは、簡潔さを求める場合に適しています。内定辞退の手紙を横書きで書く際には、内容の丁寧さを欠かさないことが重要です。

封筒

封筒には白無地のものを選び、表と裏に必要事項を正確に記載します。宛名は封筒の中央に企業名・部署名・担当者名を正式名称で記し、裏面の左下には自分の住所と氏名を記載します。

表面には「〆」または「封」と記載し、未開封であることを示すのが一般的なマナーです。切手を貼る際には料金不足がないよう注意しましょう。郵便局で確認してもらうのが確実です。

【ケース別】内定辞退の手紙を書く際の例文

ここでは、実際に内定辞退の手紙を送る際の参考になる例文を、以下のケース別に紹介します。

なお、記事内では横書きでの記載となりますが、実際には縦書きの方が望ましいことを覚えておきましょう。

内定承諾後に辞退する場合の例文

内定承諾後の辞退は、企業に多大な迷惑をかけるため、より丁寧な対応が求められます。お詫びの気持ちを明確に伝えることが重要です。

内定を一度承諾したにもかかわらず辞退するという状況は企業側の反感や引き留めを受けやすいため、丁寧な言葉遣いで謝罪の意を強調しているのがポイントです。

「内定承諾のご連絡を差し上げたにもかかわらず」といった表現で、企業への配慮を示し、辞退理由を「別の道に進む決断」と抽象的にすることで、企業側の心証を害さないように配慮しています。

知人の紹介や学校推薦の企業に送る場合の例文

知人や学校の先生に紹介された企業への辞退は、紹介してくれた方への配慮も必要です。紹介してくれた方にも、企業にも失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

上記の例文では、紹介者への配慮を意識し、企業と紹介者の両方に失礼のないよう丁寧な言葉遣いを心がけているのがポイントです。

「〇〇様のご紹介で」と紹介者に触れつつ、「せっかくご推薦いただいたにもかかわらず」という言葉で辞退の申し訳なさを強調し、辞退理由を「別の企業への入社」とすることで、企業側の感情を害さないように工夫しています。

礼儀に厳しい老舗企業に送る例文

礼儀を重んじる老舗企業への辞退は、とくに丁寧な言葉遣いと、失礼のない形式が求められます。手書きで書くことを心がけ、より丁寧な印象を与えるようにしましょう。

上記の例文は、とくに丁寧な言葉遣いを重視し、格式を重んじる老舗企業に配慮した内容です。

「伝統ある貴社より、このような光栄なご縁をいただきましたこと」といった表現で、企業への敬意を示すとともに、「誠に不本意ながら」という言葉で、辞退が本意ではないことを伝えようとしています。

また、「熟考を重ねました結果」という言葉で、辞退の決断に至るまでの経緯を丁寧に説明しています。

内定辞退の手紙送付の手順とスケジュール

内定辞退の手紙は、以下のような手順とスケジュールで送付しましょう。

ここで紹介する内容を、内定辞退の手紙をいつ送るべきか、手順とあわせて把握するうえでの参考にしてください。

1. 電話連絡

内定辞退の手紙を送付する前に、必ず電話で内定辞退の意思を直接伝えましょう。

内定辞退の連絡は、できるだけ早い方がよいです。電話連絡が遅れると、企業の採用活動に支障が出る恐れがあります。

辞退の意思を最も早く伝えることができるので、まずは電話で連絡することが大切です。内定辞退の手紙は、あくまで内定辞退の連絡後に送るものと認識しておきましょう。

内定辞退は入社の2週間前まで可能ですが、できれば通知を受けてから1～2週間以内に電話で連絡を入れるのが理想です。それを過ぎた場合も、辞退の意思を決めたらすぐに連絡しましょう。

内定式後や入社日が近い場合は、とくに迅速な連絡を心がけてください。内定辞退の期限については、以下のコラムで詳しく解説しています。

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2. 手紙の作成

内定辞退の手紙は、電話連絡後できるだけ早く作成しましょう。電話連絡の当日または翌日には作成し、発送の準備を整えてください。

作成時には、誤字脱字や内容の不備がないか慎重に確認してください。手紙の基本構成は、以下のとおりです。

内定辞退の手紙は手書きの縦書きが一般的です。修正液の使用は避け、丁寧に書き上げてください。

3. 封筒の準備と送付

封筒の表面に宛先、裏面に自分の住所と氏名を記載したら、手紙を入れて蓋を糊付けし、「〆」マークを忘れずに記載しましょう。電話連絡後、数日以内に届くように、なるべく早く送付してください。

郵送の際には、料金不足を防ぐため郵便局で計量を依頼するのがオススメです。速達を利用すると、普通郵便より早く到着します。なるべく早く届けようという誠意を示すことにもなるでしょう。

就活関連の書類送付についてより詳しく知りたい人は、以下のコラムもあわせてチェックしてみましょう。

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なお、内定辞退後の就活に関するサポートを受けたい場合は、キャリチャンの就活支援サービス「再就活サポート」の活用も検討してみてください。内定辞退による時間のロスに対する不安の解消も含めたサポートが可能です。

内定辞退の手紙に関するよくある質問

最後に、内定辞退の手紙に関する以下の質問に回答します。

よくある質問の回答を把握しておくことで、内定辞退に関する不安が多少なりとも軽くなるでしょう。

Q. 内定辞退の手紙は100均で用意してもいい？

100円均一ショップで購入した封筒や便箋を使用して内定辞退の手紙を作成することは、基本的に問題ありません。

ただし、選び方に注意が必要です。白無地の封筒や縦書き用の便箋を選び、ビジネスの場にふさわしいシンプルなデザインを選択しましょう。派手な色や柄は避けるべきです。

重要なのは、手紙の内容が誠実で丁寧に書かれていることです。誤字脱字がないかを確認し、修正液の使用を避けて清書するよう心掛けましょう。100均で購入したアイテムでも、丁寧に準備すれば失礼にはなりません。

Q. 内定辞退の手紙はパソコンで作成してもいい？

パソコンで作成した内定辞退の手紙は避けた方がよいでしょう。お詫びの手紙では、感謝と謝罪の気持ちを誠実に伝えることが重要です。

手書きで作成することで人柄や誠意が文字に表れ、相手にも気持ちが伝わりやすいです。字が上手でなくても、一字ずつ丁寧に書く姿勢が、手間をかけた証として評価されます。

手書きには時間がかかるものの、その分相手への印象を良くする効果があるため、内定辞退の手紙は心を込めて手書きで作成しましょう。

Q. 内定辞退の手紙は茶封筒で送ってもいい？

茶封筒の使用は避け、白無地の封筒を使用するのが適切です。

茶封筒は、請求書や領収書などの送付に用いられることが一般的であり、お詫びや感謝の手紙には不向きです。一方、白色の封筒は礼儀を重んじる場面で使用されるため、ビジネスシーンではより正式な印象を与えます。

また、便箋を三つ折りにして収まるサイズの封筒を選ぶことで、手紙を受け取る相手に配慮した印象を与えられます。白無地の封筒を使用し、丁寧に準備することが重要です。

Q. 内定辞退の手紙は速達で送るべき？

内定辞退の手紙を速達で送ることは、マストではないものの、ベターだといえるでしょう。

実際のところ、内定辞退の連絡は電話で行っているため、郵送自体はそこまで急ぐ必要はありません。とはいえ、速達を利用すれば通常より早く手紙を届けられるのは確かです。

そのため、速達で送ればできるだけ早く届くよう相手企業に配慮している姿勢を見せられ、誠意が伝わりやすくなります。速達は料金がやや高くなりますが、感謝と誠意を伝えるためにも利用を検討してみてください。

内定辞退の手紙で誠意を伝え、円満な解決を

内定辞退は企業に影響を与える行為だからこそ、誠実で丁寧な対応が求められます。電話連絡を基本としつつ、手紙を併用することで感謝とお詫びの気持ちを深く伝えられるでしょう。

手紙は、内定辞退の意思や理由を明確に示しつつ、企業の努力への感謝を表現する手段として効果的です。手書きの縦書き手紙を白無地の便箋で作成し、修正液を使わず丁寧に仕上げることで、誠意が相手に伝わります。

また、速達で送付することで迅速な対応を示し、企業への配慮を欠かさないことが大切です。誠意ある対応が、内定辞退後も良好な関係を築く鍵となります。

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