「内定保留の正しい伝え方」を例文と合わせて解説します

そもそも内定は保留してもいいのか？

「さんざん第一志望って伝えたのに、そもそも内定保留って許されるものなの？」と不安に感じる人が多いと思いますが、心配しないでください。

結論から言うと、企業によって内定保留への対応は異なるものの、きちんとした申し入れを行えば保留を認めてくれるケースがほとんどです。

学生にとって内定承諾先を決めるのは将来を左右する重大な決断ですし、その1社だけでなく複数社に対し同時進行で就活を行っていることは、企業の方も承知しています。

無理強いしても後で迷って辞退されては意味がないですから、その企業があなたを評価して内定を伝えたのであれば、気持ちを整理し納得した上で承諾してほしいと考えるはずです。

ただし当然ですが、企業の方にも採用活動の都合がありますので、あなたが納得して決断するまで永遠に待ち続けるのは不可能でしょう。一般的な企業が受け入れやすい内定保留期間の目安は、3日～1週間程度です。それを超える日数だと企業の方も補欠の学生をキープしておくのが難しく、辞退した場合に再募集の必要が出てくるので、保留期間に難色を示されるかもしれません。

また内定保留の申し入れが12月や年が明けてからなど、時間的に入社日までの余裕がなく、辞退されたら再募集を行うのも難しいような時期だと保留を断られる場合があります。加えて内定保留に関してもう1つ覚えておかなければならないのは、保留の意志を伝えることで、相手企業にあなたの入社意欲が低いと思われてしまう可能性があることです。

内定保留は大抵の企業で認めてもらえるケースが多いですが、本命の結果次第では入社するかもしれない企業に悪印象を残さないよう、その伝え方には十分注意する必要があります。

内定保留の伝え方と守るべきマナー

本命企業の選考結果を待ちたいのは当然ですが、絶対受かるという保証はどこにもありません。その結果次第では、今内定保留しようとしている企業に入社する可能性も大いにあるわけですから、せっかくあなたを評価し「ぜひおいで」と言ってくれている企業に悪く思われたくないですよね。

滑り止めとして考えている企業に内定保留を伝えるとして、一体どのような伝え方をすれば悪印象を与えずに済むのでしょうか。ここからは相手企業に悪印象を持たれないための、内定保留を伝える手段や内容、守るべきマナーについて解説します。

内定保留は電話とメールの両方で伝えるのが望ましい

内定保留の申し入れは電話とメール、両方の手段を用いて伝える方が望ましいです。片方だけでも内定保留の意志は伝わりますが、電話には相互の意思確認を迅速に行う目的があり、メールには誤解のないよう文面として証拠を残す目的があります。

あなたの内定保留の申し入れが必ずしもそのまま認めてもらえるとは限りませんので、相手企業の返答によっては、あなたの方も対応を考え直さなければならないかもしれません。その意味で、電話の方がすぐに企業からの回答がもらえ、保留期間などの交渉になったときにも連携が取りやすいです。

しかし電話でのやり取りだけだと何も証拠が残らず、伝え方によって誤解を招いたり、日付などの聞き違いが起きたりする可能性もあります。

万一言った言わないといったトラブルが起きたときのために、メールでの文面も、確かにこの期日まで内定保留したという証拠として残しておく必要があるのです。ですから企業に内定保留の申し入れをする際は、まずは電話で保留したいという意思を伝え、その後電話で話し合った内容をメールで再確認するのが良いでしょう。

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いつまでに返事をするのか“具体的な日程”を伝える

企業に内定保留の意思を伝える際は、「〇月〇日までに返事する」という風に、いつまでに内定承諾の返事をするのか具体的な日程を伝えることが大事です。前述のように、企業はあなたに納得して内定承諾してもらいたいと思っていますが、その決断を永遠に待っていることはできません。

ですから内定を保留したい意思を伝えても、一体いつまで保留したいのか期限を示さなければ、よいともダメとも判断しようがないのです。企業に具体的な日程を提示するためにも、自分がいつまでに内定の返事が出せるのかを、まずは自分の中で整理する必要があります。

本命企業も含め他の企業の選考結果がいつ分かるのか、比較検討する時間がどれくらい必要かなどと照らし合わせ、1週間以内の日付を自分から指定してください。

もし企業側から日時を指定された場合は、原則それに従います。ただし本命企業の選考結果が間に合わないなど、その日時では返事が難しい場合には、内定保留期間に関して企業の担当者と交渉してみましょう。

保留理由と「内定承諾意思」があることを伝える

悪印象を与えずに内定保留の申し入れをするには、具体的な日程の他にも「保留理由」と「内定承諾の意思」が必要です。内定保留はもともと指定されている内定承諾期限の延長をお願いしているのですから、当然なぜ延長が必要なのか、その理由を説明しなければなりません。

しかし「本命の結果を待ちたい」などと本音丸出しで伝えてしまっては、保留する企業の方に自社への入社意欲がないと思われ、印象が悪くなってしまいます。いくらあなたを評価しているとしても、結局辞退する可能性が高いなら企業の方は待つ意味がないですし、入社しても果たして真面目に働いてくれるか疑問に感じるはずです。

ですから内定保留する理由を述べる際は、ただ正直にありのまま話すのではなく、言い回しや伝え方を工夫します。また、その企業への入社意欲を疑われないためには、「内定承諾の意志がある」ということを伝えることも必要です。

この保留はあくまで、自分がきちんと納得してその企業の内定を承諾するための時間だという風に述べます。ですから、保留理由は「すべての選考結果を踏まえ、慎重に判断し納得したうえで承諾したい」などと、遠回しに伝えると良いでしょう。

内定を保留する企業に、滑り止め・志望度が低いなどと思われてしまわないように、工夫して伝えてください。

電話やメールを送る時間を考える

内定保留の申し入れは、電話やメールを送るのに適した時間帯を考えなければいけません。内定保留はそれでなくても悪印象を与えてしまう恐れのあるお願いですから、できるだけ企業の方の手を煩わせないように、忙しい時間帯を避けて連絡します。

その企業の営業時間内に連絡するのは当然ですが、始業直後の1時間と就業前の1時間は、一般的に忙しい時間帯なので避けるべきです。もちろん、仕事をする時間ではない昼休みの時間帯も避けます。

メールはいつでも確認できるので関係ないと思いがちですが、電話での連絡のときだけでなく、メールで連絡する際も同様にしてください。メールだから構わないだろうと勝手な判断をして営業時間外に送ったり、特に夜中に送ったりすると、「常識がない」「不規則な生活をしている」などと思われてしまいます。

また昼休みや忙しい時間帯のメールは、他の仕事に没頭している間に忘れられ、見逃されてしまう恐れがあるので避けた方が良いでしょう。

内定保留後も適切な行動を取る

企業に内定保留を認めてもらえた後も、油断せず適切な行動を取ってください。企業はあなたの返事次第で、補欠の学生に対する合否を伝えたり、あるいは再募集をしたりといった、次の行動を決めなければならないわけです。そしてできれば承諾してほしいと期待しながら、その決断を今か今かと待っています。

そのように予め指定されていた期限をわざわざ延長してもらってまで、「〇月〇日までに返事します」と約束したのですから、確実にその期限内に返事をするのは当然です。またそれだけでなく、結果として内定を承諾するにせよ辞退するにせよ、それぞれの返事に合わせた適切な連絡をしなければいけません。

内定を「承諾」する場合は、特別に承諾までの時間を頂いたことへの感謝を伝え、承諾する理由と入社後の抱負などを語ると良いです。

もし内定を「辞退」する場合は、せっかく返事を待って頂いたにも関わらず結局辞退することへの謝罪と、辞退理由を伝えます。もちろん辞退する場合にも、保留の時間を頂いたことへの感謝は忘れずに伝えましょう。

【電話・メール】内定保留を伝える例文

ここまで内定保留の申し入れで伝えるべき内容とマナーについてご説明してきましたが、何となくイメージできましたか？しかしそれが理解できても、いざ伝えようとすると緊張して、なかなかスラスラとは言葉が出てこないものですよね。

そこで、ここからは実際に企業に内定保留を伝える際の、電話とメール両方の例文を掲載しておきます。具体的に電話やメールでどのように話を展開すればよいのか、内定保留を伝える際の参考にしてください。

電話で伝える内定保留の例文

企業に電話をしたら、まずは氏名を名乗って、内定を頂いたことへの感謝を述べましょう。電話の場合は大抵向こうも何かしら挨拶するはずですので、その次に必要なのは忙しい相手への気遣いと伝えたい要件、話し始めてもよいかの確認です。

一方的に保留の意思を伝えるのではなく、「恐縮ですが」などと前置きをして相手に配慮し、あくまでお願いや相談という形の伝え方をすることが大切です。

メールで伝える内定保留の例文

メールでの内定保留の申し入れも電話の場合と内容はほぼ同じですが、文章の場合は相手が読みやすいよう話のまとまりで区切り、簡潔な伝え方を心がけるとよいです。

まずは電話と同様、挨拶と氏名の後に内定を頂いたことへの感謝を述べます。メールの場合も保留はあくまで企業の方にお願いするものなので「誠に勝手ながら」などと前置きし、内定保留したい旨と返答の期限、保留の理由と承諾の意思を伝えてください。

最後に承諾の意思を念押ししつつ、相手に配慮した締めの挨拶を記載します。件名は「内定承諾に関するご相談」などといった形がよいでしょう。

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内定保留に関するトラブルと対処法

初めにお話ししたように、内定保留は短期間であれば認めてもらえるケースが多いですが、あくまで学生の都合による「お願い」です。その反応は企業や時期などによっても異なりますので、場合によっては内定保留の意向を伝えても、こちらの思い通りにならないこともあります。

そうなったときに困らないよう、内定保留に関してどのようなトラブルが考えられ、どう対処すればよいのか事前に知っておきましょう。ここからは、内定保留に関するトラブルと対処の仕方について解説します。

「内定保留できない」と言われた場合の対処法

内定保留に関するトラブルで多いのは、「内定保留できない」と言われてしまうことです。前述のように企業の方にも採用活動の都合がありますので、時期によっては辞退されたら再募集を急ぐ必要があるなど、内定保留を認めてもらえない場合があります。

そのように時期的な理由によって内定保留が認められない場合には仕方がないので、当初与えられていた期限内に、その内定を承諾するか辞退するか決断するしかありません。

しかし企業によっては時期的な問題がなくても、単純に「内定保留はダメ」と言われてしまうことがあります。その場合には、あなたが内定保留したい理由をしっかりと伝えられれば、交渉の余地はあるでしょう。

ただし企業にはそれぞれその企業独自の考え方や事情があるので、初めに無理だと伝えられた企業では、交渉しても難しいことがほとんどです。内定保留の申し入れはあくまで「お願い」であって、必ずしも認めてもらえるとは限らず、与えられた期限の中で決断するしかない場合もあることは覚えておいてください。

「保留するなら内定を取り消す」と言われた場合の対処法

内定保留を申し出た際には、稀に「今決断できないなら内定を取り消す」などと言われ、自社の内定を承諾するよう強く促されることがあります。就活生に内定承諾を迫り、他社への就活を止めさせようとする行為、いわゆる”オワハラ”です。

きちんと内定保留したい理由を伝え、誠意をもってお願いしたのにも関わらずオワハラが止まない場合は、その場はとりあえず承諾しておいて後から辞退することもできます。

内定承諾後でも法的には入社日より2週間以上前までなら辞退可能ですから、こっそり他社への就活を続け、後でもっと志望度の高い企業から内定をもらえたら、オワハラ企業の内定を辞退するのです。

ただし承諾後の内定辞退は、相手企業に実質的な損害を伴う大きな迷惑をかけることになります。またオワハラをする企業の中には悪質なブラック企業もありますので、承諾後の内定辞退に対しても、脅迫まがいの圧力をかけてくるかもしれません。

とりあえず内定承諾する前にまずその企業がどのような企業か見極め、自分の志望度と相談したうえで、思い切って初めから辞退してしまうのも手です。

保留期間が短すぎる場合の対処法

内定保留が可能であっても、保留期間が短すぎて足りなくなってしまうこともあります。保留期間を設けてもらったにも関わらずその間に自分の中で答えが出せない、あるいは本命企業からの選考結果が届く前に期限が切れてしまうといったケースです。内定保留自体は認めてくれたものの、企業の方から保留後の回答期限を指定されてしまい、交渉してもそれ以上延長できなかった場合は仕方がないでしょう。

ただし自分の指定した内定保留の期間がギリギリすぎて考える時間がなかったり、何らかの事情で他社の合否通知が遅れたりした場合にも、保留期間が足りなくなることがあります。

たとえそうでも一度内定保留してもらった企業に、期間が足りないからといって、さらなる保留のお願いをするのは大変印象が悪いです。どちらにせよ一度決めた内定保留期間の延長は難しいので、その期限が切れてしまう前に決断するしかありません。

こうした保留期間に関するトラブルには、最初に内定保留の申し入れをする時点で、余裕を持った回答期日を伝えるのが学生にできる唯一の事前対策となります。

おわりに

ケースバイケースではありますが、内定保留は不可能ではありませんし、認めてもらえる場合が多いです。内定保留したいと思ったときは、保留後の具体的な回答期日と保留したい理由を添えて、その旨を電話とメールの両方で企業に伝えます。

ただし内定保留はあくまで学生都合のお願いですから、伝え方には注意しなければいけません。「滑り止め」「入社意欲が低い」などと思われ印象が悪くなる可能性がありますので、その企業の内定承諾に前向きであることを伝え、丁寧にお願いすることが大切です。

内定保留の伝え方が上手くできないと、様々なトラブルに発展しやすくなります。企業対応に不慣れな学生にとってはなかなか難しいと思いますので、内定保留に関して悩んだ時には、就活エージェントなど就活に詳しいプロに頼るのがオススメです。

就活エージェントは企業対応に慣れていて企業の人事事情にも詳しいですから、内定保留に関する伝え方や交渉の仕方、オワハラに対する対応の仕方なども教えてくれます。

また就活エージェントは就活のプロなので、万一本命企業に受からず、滑り止めの方の内定もダメになった場合にも、すぐに次の内定を得られるようサポートしてもらえて安心です。キャリチャンでも、「就活相談会」という完全無料のイベントを開催していますので、ぜひ活用してください。

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内定承諾はあなたの将来を決める大事な決断ですので、独りで抱え込まず、キャリチャンと一緒にきちんと納得のいく形で就活を終えられるようにしましょう。

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