「内定保留の正しい伝え方」を例文と合わせて解説します

そもそも内定は保留してもいいのか？

「さんざん第一志望って伝えたのに、そもそも内定保留って許されるものなの？」と不安に感じる人が多いでしょう。その疑問に関する回答は、以下の通りです。

内定保留を認めてもらえるかどうかには、さまざまな要因が絡んできます。以下で詳しく説明するので、参考にしてください。

絶対ではないが、認めてくれるケースが多い

結論から言うと、企業によって内定保留への対応は異なるものの、きちんとした申し入れを行えば保留を認めてくれるケースが多いです。

学生にとって内定承諾先を決めるのは将来を左右する重大な決断ですし、その1社だけでなく複数社に対し同時進行で就活を行っていることは、企業の方も承知しています。

無理強いしても後で迷って辞退されては意味がないですから、その企業があなたを評価して内定を伝えたのであれば、気持ちを整理し納得した上で承諾してほしいと考えるはずです。

ただし、内定保留を認めてくれるのが当然というわけでもない点に注意しましょう。そもそも内定承諾の期限は、その日までに結論を出してほしい何かしらの理由に基づいて決められています。

企業側にもさまざまな事情や考え方があるため、絶対に保留できるとは限りません。それを曲げて回答を待ってほしいというのは、あくまでも「お願い」なので、認めてもらえるように説得する必要があります。

保留期間や時期にもよる

内定保留が認められるかどうかは、申し出た保留期間や時期にもよります。当然ですが、企業の方にも採用活動の都合があるので、あなたが納得して決断するまで永遠に待ち続けることは不可能です。

一般的な企業が受け入れやすい内定保留期間の目安は、1週間程度でしょう。それを超える日数だと企業の方も補欠の学生をキープしておくのが難しく、辞退した場合に再募集の必要が出てくるので、保留期間に難色を示されるかもしれません。

また、内定保留の申し入れが12月や年が明けてからなど、時間的に入社日までの余裕がなく、辞退されたら再募集を行うのも難しいような時期だと、1週間でも保留を断られる場合があります。

人生の分岐点に立っている就活生が、入社先の選択をギリギリまで悩みたい気持ちはよくわかりますが、内定保留は自分側の都合だけで決められることではありません。相手側にも都合があるということを考慮に入れて、受け入れてもらいやすそうな日にちを提示する必要があります。

時期によっては保留そのものが難しい場合もあることは覚えておきましょう。

企業の考え方や伝え方にもよる

内定保留が認められるかどうかは、企業の考え方や伝え方にもよります。なぜなら、新卒採用における候補者の選抜基準は、企業ごとにさまざまだからです。

仕事で発揮できる能力を実績によって証明できない新卒の場合、ほとんどの企業は入社後の成長を見越したポテンシャル採用を実施します。そのポテンシャルを測るうえで最も重要な要素が、自社への興味関心の高さだと考える企業もあるわけです。

そして、内定保留の意志の伝え方によっては、相手企業にあなたの入社意欲、つまりその企業で「働きたい」「活躍したい」という興味関心の度合いが低いと判断されてしまう可能性があります。

もしその企業の評価基準が自社への興味関心の強さに著しく高い比重が置かれていた場合、内定保留を申し出た就活生に対する評価が大きく下がってしまい、期限を延長してまで入社してほしいとは思われないかもしれません。

そうした2つの事情が重なると、内定保留を断られるだけでなく、最悪は内定取り消しという事態を招く可能性もゼロではない点に注意しましょう。

そのため、内定保留を申し入れる際は、他社の選考結果次第では入社するかもしれない企業に悪印象を与えないよう、伝え方に十分配慮する必要があります。

内定保留の伝え方と守るべきマナー

本命企業の選考結果を待ちたいのは当然ですが、絶対受かるという保証はどこにもありません。その結果次第では、今内定保留しようとしている企業に入社する可能性も大いにあるわけですから、せっかくあなたを評価し「ぜひおいで」と言ってくれている企業に悪く思われたくないですよね。

そのため、内定保留を申し入れる際には、以下のマナーを守って伝えることをオススメします。

前述のように、内定保留が認められるかどうかは、伝え方も重要です。適切な伝え方について以下で詳しく解説するので、参考にしてください。

内定保留は電話とメールの両方で伝えるのが望ましい

内定保留の申し入れは電話とメール、両方の手段を用いて伝える方が望ましいです。片方だけでも内定保留の意志は伝わりますが、電話には相互の意思確認を迅速に行う目的があり、メールには誤解のないよう文面として証拠を残す目的があります。

あなたの内定保留の申し入れが必ずしもそのまま認めてもらえるとは限らないので、相手企業の返答によっては、あなたの方も対応を考え直さなければならないかもしれません。その意味で、電話の方がすぐに企業からの回答がもらえ、保留期間などの交渉になったときにも連携が取りやすいです。

しかし電話でのやり取りだけだと何も証拠が残らず、伝え方によって誤解を招いたり、日付などの聞き違いが起きたりする可能性もあります。万一言った言わないといったトラブルが起きたときのために、メールでの文面も、確かにこの期日まで内定保留したという証拠として残しておく必要があるのです。

ですから企業に内定保留の申し入れをする際は、まずは電話で保留したいという意思を伝え、その後電話で話し合った内容をメールで再確認するのが良いでしょう。

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いつまでに返事をするのか“具体的な日程”を伝える

企業に内定保留の意思を伝える際は、「〇月〇日までに返事をします」という風に、いつまでに内定承諾の返事をするのか具体的な日程を伝えることが大事です。

前述のように、企業はあなたに納得して内定承諾してもらいたいと思っていますが、その決断を永遠に待っていることはできません。ですから内定を保留したい意思を伝えても、一体いつまで保留したいのか期限を示さなければ、よいともダメとも判断しようがないのです。

企業に具体的な日程を提示するためにも、自分がいつまでに内定の返事が出せるのかを、まずは自分の中で整理する必要があります。本命企業も含め他の企業の選考結果がいつ分かるのか、比較検討する時間がどれくらい必要かなどと照らし合わせ、1週間以内の日付を自分から指定してください。

もし企業側から日時を指定された場合は、原則それに従った方がよいでしょう。ただし、本命企業の選考結果が間に合わないなど、その日時では返事が難しい場合には、内定保留期間に関して企業の担当者と交渉してみましょう。

保留理由と「内定承諾意思」があることを伝える

内定保留を申し出る際は、企業に悪印象を与えないよう、「納得のいく形で入社を決めるためのポジティブな理由」と、「内定を承諾したいという前向きな意思」をセットで伝えましょう。

なぜなら、正直に「本命の結果を待ちたい」とだけ伝えると、企業は「自社への入社意欲が低い」「滑り止めにされている」と感じてしまうからです。企業は自社で長く活躍してほしいと期待して内定を出しているため、入社意欲が感じられない学生を待つことにメリットを感じず、心証を損ねてしまう可能性があります。

ですから内定保留する理由を述べる際は、ただ正直にありのまま話すのではなく、言い回しや伝え方を工夫する必要があるのです。また、その企業への入社意欲を疑われないために、「内定承諾に前向きな気持ちがある」ことを伝える必要もあります。

それらの要素を組み合わせ、この保留はあくまで、自分がきちんと納得してその企業の内定を承諾するための時間だという風に述べるとよいでしょう。

内定を保留する企業に、滑り止め・志望度が低いなどと思われてしまわないように、工夫して伝えてください。

電話やメールを送る時間を考える

内定保留の申し入れは、電話やメールを送るのに適した時間帯を考えなければいけません。内定保留はそれでなくても悪印象を与えてしまう恐れのあるお願いですから、できるだけ企業の方の手を煩わせないよう、忙しい時間帯や営業時間外を避けて連絡しましょう。

その企業の営業時間内に連絡するのは当然ですが、始業直後の1時間と就業前の1時間は、一般的に忙しい時間帯なので避けた方がよいです。もちろん、仕事をする時間ではない昼休みの時間帯も避けた方がよいでしょう。

ただし、時間帯に気をつける必要があるのは、電話に限った話ではありません。メールはいつでも確認できるので関係ないと思いがちですが、電話での連絡のときだけでなく、メールで連絡する際も同様です。

昼休みや忙しい時間帯のメールは、昼食を取ったり他の仕事に没頭したりしている間に忘れられ、見逃されてしまう恐れがあります。また、メールだから構わないだろうと営業時間外に送ったり、特に夜中に送ったりすると、「常識がない」「不規則な生活をしている」などと思われる恐れがるので、絶対に避けるべきです。

内定保留の意思を伝えられても、「ぜひうちに来てほしい」という気持ちを失わせてしまっては意味がありません。適切なマナーを守って、「保留期間を待ってでもうちにほしい」と思わせましょう。

内定保留後も適切な行動を取る

企業に内定保留を認めてもらえた後も、油断せず適切な行動を取ってください。

企業はあなたの返事次第で、補欠の学生に対する合否を伝えたり、あるいは再募集をしたりといった、次の行動を決めなければならないわけです。その中で、できれば承諾してほしいと期待しながら、あなたの決断を今か今かと待っています。

そのように予め指定されていた期限をわざわざ延長してもらってまで、「〇月〇日までに返事します」と約束したのですから、確実にその期限内に返事をするのは当然です。

「約束の期日を守れない」というのは、一緒に仕事をするうえで致命的な欠点だと判断される恐れがあります。結果として内定を承諾するにせよ辞退するにせよ、必ず期限内に返事をすることが大切です。

またそれだけでなく、結果として内定を承諾するにせよ辞退するにせよ、それぞれの返事に合わせた適切な伝え方をする必要があります。

内定を「承諾」する場合は、特別に承諾までの時間を頂いたことへの感謝を伝え、承諾する理由と入社後の抱負などを語ると良いです。

もし内定を「辞退」する場合は、せっかく返事を待って頂いたにもかかわらず結局辞退することへの謝罪と、辞退理由を伝えます。もちろん辞退する場合にも、保留の時間を頂いたことへの感謝は忘れずに伝えましょう。

【電話・メール】内定保留を伝える例文

ここまで内定保留の申し入れで伝えるべき内容とマナーについてご説明してきましたが、何となくイメージできましたか？しかしそれが理解できても、いざ伝えようとすると緊張して、なかなかスラスラとは言葉が出てこないものですよね。

そこで、ここからは実際に企業に内定保留を伝える際の、以下の例文を掲載しておきます。

具体的に電話やメールでどのように話を展開すればよいのか、内定保留を伝える際の参考にしてください。

電話で伝える内定保留の例文

企業に電話をしたら、まずは氏名を名乗って、内定を頂いたことへの感謝を述べましょう。電話の場合は大抵向こうも何かしら挨拶するはずですので、その次に必要なのは忙しい相手への気遣いと伝えたい要件、話し始めてもよいかの確認です。

一方的に保留の意思を伝えるのではなく、「恐縮ですが」などと前置きをして相手に配慮し、あくまでお願いや相談という形の伝え方をすることが大切です。

メールで伝える内定保留の例文

メールでの内定保留の申し入れも電話の場合と内容はほぼ同じですが、文章の場合は相手が読みやすいよう話のまとまりで区切り、簡潔な伝え方を心がけるとよいです。

まずは電話と同様、挨拶と氏名の後に内定を頂いたことへの感謝を述べます。メールの場合も保留はあくまで企業の方にお願いするものなので「誠に勝手ながら」などと前置きし、内定保留したい旨と返答の期限、保留の理由と承諾の意思を伝えてください。

最後に承諾の意思を念押ししつつ、相手に配慮した締めの挨拶を記載します。件名は「内定承諾に関するご相談」などといった形がよいでしょう。

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内定保留を伝えた際のトラブルと対処法

初めにお話ししたように、内定保留は短期間であれば認めてもらえるケースが多いですが、あくまで学生の都合による「お願い」です。その反応は企業や時期などによっても異なりますので、場合によっては内定保留の意向を伝えても、こちらの思い通りにならないこともあります。

そのためここからは、内定保留に関する以下の3つのトラブルの対処の仕方について解説します。

そうなったときに困らないよう、内定保留に関してどのようなトラブルが考えられ、どう対処すればよいのか事前に知っておきましょう。

「内定保留できない」と言われた場合の対処法

内定保留に関するトラブルで多いのは、「内定保留できない」と言われてしまうことです。前述のように企業の方にも採用活動の都合がありますので、時期によっては辞退されたら再募集を急ぐ必要があるなど、内定保留を認めてもらえない場合があります。

そのように時期的な理由によって内定保留が認められない場合には仕方がないので、当初与えられていた期限内に、その内定を承諾するか辞退するか決断するしかありません。

しかし、企業によっては時期的な問題がなくても、単純に「内定保留はダメ」と言われてしまうことがあります。その場合には、あなたが内定保留したい理由をしっかりと伝えられれば、交渉の余地はあるでしょう。

ただし、企業にはそれぞれその企業独自の考え方や事情があるので、交渉に応じてもらえない場合もあります。内定保留の申し入れはあくまで「お願い」であって、必ずしも認めてもらえるとは限らず、与えられた期限の中で決断するしかない場合もあることは覚えておいてください。

「保留するなら内定を取り消す」と言われた場合の対処法

内定保留を申し出た際には、稀に「今決断できないなら内定を取り消す」などと言われることがありますが、これには2つのパターンがあります。

1つ目は、『企業の考え方や伝え方にもよる』の項目で紹介したように、採用者の選考にあたり、自社への興味関心を非常に重視している企業です。この場合は、その企業に入社に対して前向きに検討していることをしっかり伝えられれば、交渉に応じてもらえる可能性があります。

もう1つは、脅迫めいた言葉で就活生に内定承諾を迫り、他社への就活を止めさせようとする行為、いわゆる”オワハラ”です。きちんと内定保留したい理由を伝え、誠意をもってお願いしたのにもかかわらず強く内定承諾を迫られる場合は、オワハラの可能性があります。

オワハラの可能性が高い場合は、その場はとりあえず承諾しておいて後から辞退するというのも1つの手でしょう。

内定承諾後でも法的には入社日より2週間以上前までなら辞退可能ですから、こっそり他社への就活を続け、後でもっと志望度の高い企業から内定をもらえたら、オワハラ企業の内定を辞退するわけです。

ただし承諾後の内定辞退は、相手企業に実質的な損害を伴う大きな迷惑をかけることになるので注意が必要です。オワハラをする企業の中には、悪質なブラック企業も少なくありません。そういう場合、承諾後の内定辞退に対しては、より脅迫まがいの圧力をかけてくる可能性があります。

とりあえず内定承諾する前に、まずその企業がどのような体質か見極めることが大切です。「できればここでは働きたくない」と思うような企業なら、ほかに内定があろうとなかろうと「保留するなら内定を取り消す」と言われた時点で、思い切って辞退した方が後々のためかもしれません。

保留期間が短すぎる場合の対処法

内定保留を申し入れた際には、保留自体を認めてもらえても、保留期間が短すぎて足りなくなってしまうこともあります。

前述のように企業側にも都合があるため、内定保留を申し入れても、自分の希望がそのまま通るとは限りません。あなたが1か月の保留をお願いしても、「2週間しか待てない」と言われてしまう場合があるわけです。

内定保留自体は認めてくれたものの、企業の方から保留後の回答期限を指定されてしまい、交渉してもそれ以上延長できなかった場合は仕方がないです。自分の中で答えが出せない、あるいは本命企業からの選考結果が届く前に期限が切れてしまうといった状態でも、その期限内に承諾か辞退かどちらかの返事をする必要があります。

また、それ以外にも自分の指定した内定保留の期間がギリギリすぎて考える時間がなかったり、何らかの事情で他社の合否通知が遅れたりして、保留期間が足りなくなることがあります。

たとえそうでも一度内定保留してもらった企業に、期間が足りないからといって、さらなる保留のお願いをするのは大変印象が悪いです。どちらにせよ一度決めた内定保留期間の延長は難しいので、その期限が切れてしまう前に決断するしかありません。

こうした保留期間に関するトラブルには、最初に内定保留の申し入れをする時点で、余裕を持った回答期日を伝えるのが学生にできる唯一の事前対策となります。

内定保留は伝え方が重要

ケースバイケースではありますが、内定保留は不可能ではありませんし、認めてもらえる場合が多いです。内定保留したいと思ったときは、保留後の具体的な回答期日と保留したい理由を添えて、その旨を電話とメールの両方で企業に伝えます。

ただし内定保留はあくまで学生都合のお願いですから、伝え方には注意しなければいけません。「滑り止め」「入社意欲が低い」などと思われ印象が悪くなる可能性がありますので、その企業の内定承諾に前向きであることを伝え、丁寧にお願いすることが大切です。

内定保留の伝え方が上手くできないと、様々なトラブルに発展しやすくなります。企業対応に不慣れな学生にとってはなかなか難しいと思いますので、内定保留に関して悩んだ時には、就活エージェントなど就活に詳しいプロに頼るのがオススメです。

就活エージェントは企業対応に慣れていて企業の人事事情にも詳しいですから、内定保留に関する伝え方や交渉の仕方、オワハラに対する対応の仕方なども教えてくれます。

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内定承諾はあなたの将来を決める大事な決断ですので、独りで抱え込まず、キャリチャンと一緒にきちんと納得のいく形で就活を終えられるようにしましょう。

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